Salary Processing through SPARK

www.spark.gov.in എന്ന വെബ് സൈറ്റ് വഴിയാണ് സ്പാര്‍ക്കില്‍ പ്രവേശിക്കേണ്ടത്.
(ചിത്രത്തില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് വലുതായി കാണാം)

PEN ആണ് User Code ആയി നല്‍കേണ്ടത്. Password ഉം അതിനു താഴെ തന്നിരിക്കുന്ന Charactor ഉം തെറ്റില്ലാതെ പൂരിപ്പിക്കുക.
ഇവിടെ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് നേരിട്ട് Login Page ല്‍ എത്താവുന്നതാണ്. User Code, Password എന്നിവയില്‍ 5 തവണ തെറ്റു വരുത്തിയാല്‍ സൈറ്റ് ബ്ലോക്ക് ചെയ്യപ്പെടും. അങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ DMU മാരുടെ സഹായത്തോടെ Password Reset ചെയ്യണം.
സ്പാര്‍ക്കില്‍ സാലറി പ്രോസെസ്സ് ചെയ്യുന്നതിനു മുന്‍പ്‌ ചില പ്രാഥമികമായ കാര്യങ്ങള്‍ ചെയ്യണം.

1 . സ്പാര്‍ക്കില്‍ നിങ്ങളുടെ ഓഫീസ് സെറ്റ് ചെയ്തിട്ടുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കണം.

ഇതിനായി Administration Menu വില്‍ നിന്നും Code Master Select ചെയ്യാം.

ഇവിടെ Department, Office ന്റെ പേരിന്റെ ഏതാനും അക്ഷരങ്ങള്‍, ജില്ല എന്ന ക്രമത്തില്‍ Select ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ താഴെ കാണുന്നതു പോലെ ഓഫീസിന്റെ വിശദാംശങ്ങള്‍ കാണാന്‍ സാധിക്കും.

ഇവിടെ Sub Treasury, HRA Class, CCA Classഎന്നിവ പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കണം. Sub Treasury, HRA Class, CCA Classഎന്നിവ ശരിയായ രീതിയില്‍ Set ചെയ്തിട്ടില്ലെങ്കില്‍ SPARK മായി ബന്ധപ്പെടേണ്ടതാണ്.

2. അടുത്തതായി DDO Code Set ചെയ്തിട്ടുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക. Salary Matters എന്ന Menu വിലെ Est Bill Type എന്ന Menu ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോള്‍ DDO Code സെലക്ട് ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കുന്നുണ്ടെങ്കില്‍ DDO Code സെറ്റ് ചെയ്തിട്ടുണ്ടെന്ന് മനസ്സിലാക്കാം.

3.Bill Type സെറ്റ് ചെയ്യാം : Salary Matters എന്ന Menu വിലെ Est Bill Type എന്ന Menu ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് DDO Code സെലക്ട് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ താഴെ കാണുന്നതു പോലുള്ള വിന്‍ഡോ കാണാം.  

എല്ലാ ടെക്റ്റ് ബോക്സുകളും പൂരിപ്പിച്ച ശേഷം Insert എന്ന Button ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് Save ചെയ്യുക. ഇപ്രകാരം Save ചെയ്ത ഒരു Bill Type താഴെ കാണാം.

3. Aquittance Details സെറ്റ് ചെയ്യാന്‍ :

Salary Matters – Aquittance Details എന്ന ക്രമത്തില്‍ Window ഓപ്പണ്‍ ചെയ്യാം.

ഇവിടെ Aquittance എന്ന കോളത്തില്‍ ബില്ലിന്റെ ടൈപ്പ് സെറ്റ് ചെയ്യാം. (Salary, Wages etc...)

4. Basic Pay, Increment date, Option Date, Dedutions :

ഇത്രയും ആയിക്കഴിഞ്ഞാല്‍ Basic Pay, Increment date, Option Date, Dedutions തുടങ്ങിയവ ചേര്‍ക്കാം.

ഇതിനായി Salary Matters – Pay Rivision 2009 – Pay Rivision Editing എന്ന ക്രമത്തില്‍ ഓപ്പണ്‍ ചെയ്യുക.

ഒരു Employee, Pay Revise ചെയ്തതാണെങ്കില്‍ Revised എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് Option Date നല്‍കി Confirm ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

Current Basic Pay, Bill Type, Aquittance, Last Pay Change Date, Next Increment Date എന്നിവ നല്‍കി Confirm ചെയ്യാം. സാലറി Bank മുഖേന മാറാത്ത ജീവനക്കാരുടെ Credit to Bank എന്ന സ്ഥലത്ത് 'N' എന്ന് നല്‍കാം. മാറ്റങ്ങളോരോന്നും Confirm ചെയ്യാന്‍ മറക്കരുത്.

Special Pay, Personal Pay, Cash Handling Allowance ........... തുടങ്ങിയ Allowance കള്‍ ഈ പേജില്‍ തന്നെ ചേര്‍ക്കാവുന്നതാണ്. Deductions ന്റെ ഇടതു ഭാഗത്തായി ഇതിനു സ്ഥലമുണ്ട്. ഇവിടെ നല്‍കുന്ന വിവരങ്ങള്‍ Edit ചെയ്യാന്‍ പ്രയാസമുള്ളതിനാല്‍ ശ്രദ്ധിച്ചു മാത്രം നല്‍കുക.

5. Deductions

രണ്ട് വിധത്തില്‍ Deduction ചേര്‍ക്കാം.   

a)Pay Revision Editing എന്ന പേജില്‍ തന്നെ Deduction ചേര്‍ക്കാം. 

b) Salary Matters - Change in the Month - Deductions - Deductions എന്ന ക്രമത്തിലോ Deduction പേജ് എടുക്കാവുന്നതാണ്.

Deduction എന്ന കോളത്തില്‍ Item തെരെഞ്ഞെടുക്കാം. LIC മുതലായവ ഒന്നില്‍ കൂടുതല്‍ Premium ഉണ്ടെങ്കില്‍ ഓരോ Premium ആയി Enter ചെയ്യേണ്ടതാണ്. From Date, To Date എന്നിവ നല്‍കിയാല്‍ നിര്‍ദ്ദിഷ്ട കാലയളവ് മാത്രമായിരിക്കും Deduct ചെയ്യുക.

5 Loan Details Enter ചെയ്യാം. :

PF Loan Advance, Festival Advance, ..................... തുടങ്ങിയവ ഇവിടെയാണ് ചേര്‍ക്കേണ്ടത്.

Salary Matters – Loan – Loan Details എന്ന ക്രമത്തില്‍ ഓപ്പണ്‍ ചെയുക. താഴെ കാണുന്നതു പോലുള്ള Window വരുന്നതാണ്.

a) Select Loan Name - GPF Adv, Festival Advance etc.......

b) Loan Acc No -PF No for PF Loan, Fest Adv for Festival Advance etc ........

c) Loan Amound -Total Loan Amound taken

d) Recovery Start Month and Year

e) Instalment amount – Amount in each instalment

f) No of Instalment - Total number of Instalmet

g) Last Instalment No -No of Last Instalment that repaid

h) Amount Repaid - Total Repaid Amount sofar

അടയ്ക്കാനുള്ള എല്ലാ Loan ഉം ഇപ്രകാരം ചേര്‍ക്കേണ്ടതാണ്.

6. തന്മാസത്തെ സാലറി കാണാന്‍ :

രണ്ട് വിധത്തില്‍ തന്മാസത്തെ സാലറി കാണാവുന്നതാണ്.

a) Salary Matters – Change in the month – Salary.

ഇവിടെ Office, Employee എന്ന ക്രമത്തില്‍ Select ചെയ്ത് Salary Details കാണാവുന്നതാണ്.

b) Edit Employee Details – Present Salary എന്ന ക്രമത്തില്‍ Select ചെയ്തും Salary Details കാണാവുന്നതാണ്.

7. Salary Processing :

ഓരോ മാസത്തേയും സാലറി Processing ന് താഴെ പറയുന്ന സ്റ്റെപ്പുകള്‍ ചെയ്യണം.

a) Salary Matters – Processing – Salary – Monthly Salary Processing എന്ന ക്രമത്തില്‍ ഓപ്പണ്‍ ചെയ്യുക.

b) DDO Code സെലക്ട് ചെയ്യുക.

c) All Employees or Select Employee – ഇതില്‍ ആവശ്യമുള്ളത് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

നെറ്റ് വര്‍ക്കിന്റെ സ്പീഡിനനുസരിച്ച് Job Completed Successfully എന്ന Message വരുന്നതാണ്.

 9) Bills and Shedules -
ട്രഷറിയില്‍ സമര്‍പ്പിക്കേണ്ട ബില്ലുകളും ഷെഡ്യൂളുകളും എങ്ങനെയാണ് എടുക്കേണ്ടത് എന്ന് നോക്കാം.

 a) Salary Matters - Bills and Schedules - Monthly salary - Pay Bills and Schedules എന്ന ക്രമത്തില്‍ ഓപ്പണ്‍ ചെയ്യുക.

DDO Code, Month എന്നിവ Select ചെയ്യുമ്പോള്‍ താഴെ കാണുന്നതു പോലെ ബില്ലുകള്‍ കാണാന്‍ കഴിയും. ഇവയില്‍ നിന്നും വലതു വശത്തെ Select Button ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് Descriptions കാണാം. 

ഓരോ Schedule ആയി ഇവിടെ നിന്നും Print എടുക്കാവുന്നതാണ്.
Encashment Details -
   ഒരു മാസത്തെ Treasury വഴി കിട്ടിക്കഴിഞ്ഞാല്‍, ആ മാസത്തെ Encashment Details താഴെ പറയുന്ന രീതിയില്‍ സ്പാര്‍ക്കില്‍ എന്റര്‍ ചെയ്യേണ്ടതാണ്.
 Salary Matters - Enchashment Details - (Select DDO Code) - (Select Month) എന്നീ ക്രമത്തില്‍ ഓപ്പണ്‍ ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് ആവശ്യമായ വിവരങ്ങള്‍ നല്‍കി Confirm ചെയ്യുക.

Bill Gross Amount ഉം Cash Amount ഉം തുല്യമാവുന്ന വിധത്തിലാണ് Data എന്റര്‍ ചെയ്യേണ്ടത്. Total ഓട്ടോ കാല്‍കുലേഷന്‍ ആണ്.