Online Receipt Accounting System e-Treasury

ഇപ്പോള്‍ ട്രഷറി ഇടപാടുകളില്‍ അധികവും പേപ്പര്‍ അടിസ്ഥാനമാക്കിയാണ് ചെയ്തു വരുന്നത്. ഇത് വളരെയധികം സമയ നഷ്ടത്തിനും സാമ്പത്തിക ബാധ്യതയ‌്ക്കും കാരണമാകുന്നു. ജീവനക്കാരുടെ അധ്വാനവും തെറ്റുകളും ഇത്തരം പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളില്‍ കൂടുതലായിരിക്കും. ഈ സാഹചര്യത്തിലാണ് E-Treasury യുടെ സാധ്യതകള്‍ തിരിച്ചറിയുന്നത്. കേരളത്തിലെ ട്രഷറികള്‍ ഇപ്പോള്‍ പൂര്‍ണ്ണമായും Computerized ആണ്. മാത്രമല്ല മിക്കവാറും സര്‍ക്കാര്‍ സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ ബ്രോഡ്ബാന്റ് കണക്ടിവിറ്റിയുമുണ്ട്. ഈ സാഹചര്യങ്ങള്‍ മനസ്സിലാക്കിക്കൊണ്ടാണ് ഗവണ്‍മെന്റ് ഓഫീസുകളിലെ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകള്‍ ഇലക്ട്രോണിക് മോഡിലേക്ക് മാറ്റാന്‍ തീരുമാനിച്ചിരിക്കുന്നത്.

2014 ആഗസ്ത് മുതല്‍ ഒരു online receipt accounting system പ്രാവര്‍ത്തികമാക്കി വരികയാണ്. ഇതു പ്രകാരം തെരെഞ്ഞെടുത്ത ബാങ്കുകളുമായി സഹകരിച്ചു കൊ​ണ്ട് ഉപഭോക്താക്കള്‍ക്ക് നെറ്റ് ബാങ്കിങ് സൗകര്യത്തിലൂടെ ഫണം അടയ്ക്കാവുന്നതാണ്. Remitters ന് ട്രഷറികളില്‍ പോകേണ്ട ആവശ്യമേയില്ല. ഇത്തരത്തിലുള്ള electronic remittances മുഴുവന്‍ e-chalan വഴിയാണ് നടത്തപ്പെടുന്നത്. ഏജന്‍സി ബാങ്കുകള്‍ electronic transactions കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനായി ഒരു നോഡല്‍ ബാങ്കിനെ ചുമതലപ്പെടുത്തിയിരിക്കും. Electronic treasury യും Nodal branch of Agency banks ഉം തമ്മില്‍ നിരന്തരമായ സമ്പര്‍ക്കം ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതാണ്. റമിറ്റര്‍ ഇ-ട്രഷറിയില്‍ പ്രവേശിച്ച് ഇ-ചെല്ലാന്‍ അപേക്ഷിക്കുമ്പോള്‍ ഒരു Government Reference Number (GRN) അനുവദിച്ചു തരുന്നതാണ്. അതിനു ശേഷം നെറ്റ് ബാങ്കിങ് സൗകര്യം ഉപയോഗപ്പെടുത്തിക്കൊണ്ട് payment നടത്താവുന്നതാണ്. ഇങ്ങനെ പേയ്‌മെന്റ് നടത്തുമ്പോള്‍ മറ്റൊരു Bank Reference Number (BRN) ബാങില്‍ നിന്നും ലഭിക്കുന്നതാണ്. Net Banking വഴി payment നടത്തിക്കഴിഞ്ഞാല്‍ ഉടന്‍ തന്നെ e-acknowledgment ലഭിക്കുന്നതാണ്. ഒരിക്കല്‍ നല്‍കുന്ന വിവരങ്ങള്‍ E-Treasury പോര്‍ട്ടലില്‍ സേവ് ചെയ്യപ്പെടുന്നതു കൊണ്ട് പിന്നീട് ഇ-പെയ്മെന്റ് വളരെ എളുപ്പത്തില്‍ ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കുന്നു. ഓരോ തവണയും ഡാറ്റ എന്റര്‍‍ ചെയ്യേണ്ടി വരില്ല. Head of Account ഉം automatics ആയി ജനറേറ്റ് ചെയ്യപ്പെടുന്നതാണ്.

e-Treasury വെബ്സൈറ്റില്‍ വ്യക്തികള്‍ക്ക് രജിസ്റ്റര്‍ ചെയ്യാവുന്നതാണ്. വെബ്സൈറ്റിന്റെ താഴെ ഇടതു വശത്ത് കാണുന്ന New Registration എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് രജിസ്ട്രേഷന്‍ പേജിലേക്ക് പ്രവേശിക്കാവുന്നതാണ്. ഇവിടെ വ്യക്തികളുടെ മേല്‍വിലാസവും വ്യക്തിപരവുമായ കാര്യങ്ങള്‍ അണ് നല്‍കേണ്ടത്. യൂസര്‍ നെയിം പാസ്സ്‌വേഡ് എന്നിവ നല്‍കാനുള്ള സ്ഥലവും ഈ പേജില്‍ ഉണ്ട്. പിന്നീട് ലോഗില്‍ ചെയ്യുമ്പോള്‍ ഈ പാസ്‌വേഡ് ആവശ്യമായി വരുന്നതു കൊണ്ട് പുതിയ പാസ്‌വേഡ് എഴുതി വെക്കേണ്ടതാണ്. രജിസ്ട്രേഷന്‍ സമയത്ത് ഒരു Security Question ആവശ്യപ്പെടുന്നുണ്ട്. പാസ്‌വേഡ് മറന്നു പോയാല്‍ ഈ Security Question ഉം അതിന് നാം നല്‍കുന്ന ഉത്തരവും ശരിയായെങ്കില്‍ മാത്രമേ മറന്നു പോയ പാസ്സ്‌വേഡ് വീണ്ടും ലഭിക്കുകയുള്ളൂ.

---

ഗവണ്‍മെന്റ് ഓര്‍ഡറിന്റെ പൂര്‍ണ്ണ രൂപം താഴെ കൊടുക്കുന്നു

---

At present large number of Government transactions relating to receipts and payments are done through paper based manual systems. This system often results in delays owing to considerable manual efforts in accounting and reconciling these transactions. Government treasuries are now fully computerized and most of the Government offices are provided with broadband facility. Government therefore decided to switch over to electronic mode of financial transactions relating to all Government departments.

A centralized automated environment for faster receipt of revenue and quick fund transfer towards beneficiaries' account will enhance efficient fund management and facilitate easy and perfect record keeping in digital form.

                       In the above backdrop, Government hereby orders to set up an online receipt accounting system viz https://etreasury.kerala.gov.in/ w.e.f  lst August 2014.

                       The new system enables the remitters to make online payment using net banking facility of designated banks. The remitters no longer be required tovisit treasury to get their chalans verified by the officer in treasury. All electronic remittances will be carried out through an e-chalan generated from e-treasury. The Agency banks shall designate one nodal branch to carry out all electronic transactions through e-treasury. The interactions between electronic treasury and nodal branch of Agency banks shall be done at fixed intervals through a predefined messaging format.

                       Remitter can access e-treasury portal and furnish the required details to generate e-chalan with a unique Government Reference Number (GRN). Thereafter payment can be made using net-banking facility of the designated bank. Upon conclusion of payment, another unique reference number viz: Bank Reference Number (BRN) will be generated. The payment confirmation will then be passed to treasury portal which will generate an e-acknowledgment to the remitter with both GRN & BRN. The information to be keyed in for generating e-chalan will be minimised in such a way that basic data of repeated remitters of uniform nature, will be prestored in treasury portal so as to avoid repeated entry every time. All other details may be either pre-fetched or selectable. Upon selecting the purpose and department, the head of account shall be automatically populated in the treasury portal.

                       The transactions shall be settled on t+ 1 basis and single version electronic scroll shall be used between treasury and bank systems using secured online channels. The nodal branch of Agency bank attached to e-treasury shall generate e-scrolls based on electronic receipts and digitally sign the scroll and share e-scroIl with e-treasury and Reserve Bank of India in the predefined reporting formats. RBI shall provide transaction level data of e-receipts on Government account to e-treasury officer through an automated online interface.

                       Any error reported in e-scroll shall be resolved through Memorandum of Error process defined separately. The e-treasury officer shall render accounts of all electronic transactions to stakeholder Departments/ Agencies in electronic form.

                       The existing procedure for accepting Government receipts of Commercial Taxes, Motor Vehicles, State Excise Departments will continue as such till the same is integrated to the e-treasury system. However those departments having no e-payment system at present shall operationalise and integrate their

e-payment system to e-treasury portal immediately.