AEO/DEO ഓഫീസുകളില്‍ സ്കൂളിലെ കുട്ടികളുടെ വിശദ വിവരങ്ങളും മറ്റും ആവശ്യപ്പെടുമ്പോഴാണ് പലപ്പോഴും കുട്ടികളുടെ വിവരങ്ങളുടെ കണ്‍സോളിഡേഷന്‍ സമ്പൂര്‍ണ്ണയില്‍ തെരയുന്നത്. അപ്പോള്‍ പെട്ടന്ന് സമ്പൂര്‍ണ്ണയില്‍ നിന്ന് അത് കിട്ടിക്കൊള്ളണമെന്നില്ല. ഇതിനായി മുന്‍കൂട്ടി നമുക്കാവശ്യമുള്ള ധാരാളം റിപ്പോര്‍ട്ടുകളുടെ ഫോര്‍മാറ്റുകള്‍ തയ്യാറാക്കി വെച്ചാല്‍ മാത്രം മതി. നമുക്കാവശ്യമുള്ളപ്പോള്‍ റിപ്പോര്‍ട്ടുകളുടെ പ്രിന്റ് എടുക്കാവുന്നതേയുള്ളു. ഇവയെപ്പറ്റിയാണ് താഴെ വിശദീകരിക്കുന്നത്. വളരെ എളുപ്പത്തില്‍ മനസ്സിലാക്കുന്നതിന് വീഡിയോയുടെ സഹായവും താഴെ ലഭ്യമാണ്
സമ്പൂര്‍ണ്ണ
സോഫ്റ്റ് വെയറിലൂടെ നമ്മുടെ വിദ്യാലയത്തിലേക്കാവശ്യമുള്ള വിവിധ
റിപ്പോര്ട്ടുകള് എങ്ങനെ ജനറേറ്റ് ചെയ്യാമെന്നു നോക്കാം.
നമുക്കാവശ്യമുള്ള
റിപ്പോര്ട്ടുകള് അനുയോജ്യമായ പേരുകളില്‍ സേവ് ചെയ്തു വച്ചാല്‍ മതി.
യൂസര്‍ നെയിം പാസ്സ്‌വേഡ് എന്നിവ ഉപയോഗിച്ച് ലോഗിന്‍ ചെയ്യുമ്പോള്‍
എത്തിച്ചേരുന്ന ഹോം പേജാണ് താഴെ കാണുന്നത്. ഈ ഡാഷ്ബോഡിലെ Report എന്ന
ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക്
ചെയ്യുകയാണ്
ആദ്യം വേണ്ടത്. സ്കൂളിലെ മുഴുവന്‍ കുട്ടികളുടേയും പൂര്‍ണ്ണമായും
കൃത്യമായതുമായ വിവരങ്ങള്‍ സമ്പൂര്‍ണ്ണയില്‍ ഉണ്ടായിരിക്കണമെന്ന കാര്യം
പ്രത്യേകം പറയേണ്ടല്ലോ. 6th Working day യുടെ റിപ്പോര്‍ട്ട്
തയ്യാറാക്കുന്നതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് മിക്കവാറും സ്കൂളുകള്‍ തങ്ങളുടെ
സമ്പൂര്‍ണ്ണ സൈറ്റ് പരമാവധി കൃത്യത വരുത്തിയിട്ടുമുണ്ടാകും. അതുകൊണ്ടു
തന്നെ സമ്പൂര്‍ണ്ണയില്‍ നിന്നും കിട്ടുന്ന റിപ്പോര്ട്ടുകള് ആധികാരികവും
ആയിരിക്കും. ഡാഷ് ബോഡില്‍ കാണുന്ന Report എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക്
ചെയ്യുമ്പോള്‍ റിപ്പോര്‍ട്ട് കസ്റ്റമൈസ് ചെയ്യാനുള്ള പേജിലേക്കാണ്
എത്തിച്ചേരുക. ഈ പേജില്‍ Report Name, Select Creteria, Input Creteria to
be used in
search, Class and Division, Select and order the fields, to be shown in
the report എന്നിങ്ങനെ വിവിധ ഭാഗങ്ങള്‍ കാണാം.
Report
Name എന്നുള്ളിടത്ത് നാം ക്രിയേറ്റ് ചെയ്യുന്ന റിപ്പോര്‍ട്ടിന്റെ പേര്
നല്‍കുക. ഏത് തരത്തിലുള്ള റിപ്പോര്‍ട്ട് എന്നു നോക്കിയിട്ട് പേരു
നല്‍കുന്നതായിരിക്കും ഉചിതം. പിന്നീട് വിവിധ തരത്തിലുള്ള റിപ്പോര്ട്ടുകള്
ക്രിയ്യേറ്റ് ചെയ്തു കഴിയുമ്പോള്‍ നമുക്ക് വേണ്ട റിപ്പോര്‍ട്ട് തെരെഞ്ഞ്
കണ്ടു പിടിച്ച് പ്രിന്റ് എടുക്കാന്‍ അനുയോജ്യമായ പേരുകള്‍ നല്‍കുന്നത്
ഉപകാരപ്രദമായിരിക്കും. അതിനു ശേഷം തൊട്ടു താഴെയായി കാണുന്ന Select
Creteria എന്ന ഹെഡിങിനു താഴെയുള്ളവയില്‍ നമുടെ റിപ്പോര്‍ട്ടില്‍ വരേണ്ട
ഇനങ്ങള്‍ ടിക്ക് മാര്‍ക്ക് നല്‍കുക.
തുടര്‍ന്ന്
Creteria എന്നതിനു താഴെ കാണുന്ന Input Creteria to be used in
search എന്ന ഭാഗത്തേക്ക് എത്തുക. ഇവിടെ ആവശ്യമുണ്ടെങ്കില്‍ Creterias
Define ചെയ്യാം. Creteria നല്‍കുകയാണെങ്കില്‍ അതിനനുസരിച്ചുള്ള
ഡാറ്റയായിരിക്കും റിപ്പോര്‍ട്ടില്‍ കാണുക. Date of birth greater than
01/01/2010 എന്ന് കൊടുത്തു കഴിഞ്ഞാല്‍ 01/01/2010 ന് ശേഷം ജനനത്തിയതിയുള്ള
കുട്ടികളുടെ പേരുകള്‍ മാത്രമേ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യപ്പെടുകയുള്ളൂ. Admission
Number begin with 8 എന്നു നല്‍കിക്കഴിഞ്ഞാല്‍ 8 ല്‍ ആരംഭിക്കുന്ന
Admission നമ്പര്‍ ഉള്ള കുട്ടികളുടെ പേരുകള്‍ മാത്രമേ ലിസ്റ്റ്
ചെയ്യപ്പെടുകയുള്ളൂ.
അടുത്തതായി
ക്ലാസ്സ് ഡിവിഷന് എന്ന ക്രമത്തില്‍ ടിക്ക് മാര്‍ക്ക് നല്‍കി സെലക്ട്
ചെയ്യണം. ക്ലാസ്സ് മാത്രമായോ ഡിവിഷന് മാത്രമായോ സെലക്ട് ചെയ്യാം.
ക്ലാസ്സ് മാത്രമാണ് സെലക്ട് ചെയ്യുന്നതെങ്കില്‍ പ്രസ്തുത ക്ലാസ്സിലെ എല്ലാ
ഡിവിഷനിലേയും കുട്ടികളുടെ പേരുകളായിരിക്കും കാണിക്കുക. ഒരു ക്ലാസ്സ്
മാത്രമായോ ഒന്നില്‍ കൂടുതല്‍ ക്ലാസ്സുകളായോ സെലക്ട് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.
എന്നാല്‍ ഒന്നില്‍ കൂടുതല്‍ ക്ലാസ്സുകള്‍ സെലക്ട് ചെയ്യുകയാണെങ്കില്‍
റിപ്പോര്‍ട്ടില്‍ പേരുകള്‍ ഇടകലര്‍ന്ന് വരുന്നതായി കാണാം. അതുകൊണ്ട് ഒരു
ക്ലാസ്സ് മാത്രമായോ ഒരു ഡിവിഷന് മാത്രമായോ റിപ്പോര്‍ട്ട്
തയ്യാറാക്കുന്നതാണ് നല്ലത്.
അടുത്തതായി
Select and order the fields to be shown in the report. എന്ന
ഭാഗത്തേക്ക് പ്രവേശിക്കാം. ഇവിടെയാണ് നമ്മുടെ റിപ്പോര്‍ട്ടില്‍ ഏതെല്ലാം
ഫീല്‍ഡുകള്‍ വേണമെന്നും അവ ഏതു ക്രമത്തില്‍ ആയിരിക്കണമെന്നും ഡിഫൈന്‍
ചെയ്യുന്നത്. ഓരോ ഫീല്‍ഡിന്റേയും വലതു വശത്തുള്ള ചുവന്ന ആരോ ബട്ടണില്‍
ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ പ്രസ്തുത ഫീല്‍ഡ് വലതു വശത്ത് ലിസ്റ്റ് ചെയ്യപ്പെടും.
ഇങ്ങനെ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യപ്പെടുന്ന ഫീല്‍ഡുകള്‍ ഓരോന്നും മുകളിലേക്കോ താഴേക്കോ
മാറ്റാവുന്നതാണ്. ഇവിടെ നല്‍കുന്ന ക്രമത്തിലായിരിക്കും റിപ്പോര്‍‍ട്ടിലും
കോളങ്ങള്‍ ക്രമീകരിക്കപ്പെടുക. ഏറ്റവും വലത്തേ അറ്റത്ത് കാണുന്ന ചുവന്ന
Left Arrow മാര്‍ക്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ മതി.
ഇത്രയുമായിക്കഴിഞ്ഞാല്‍
റിപ്പോര്‍ട്ട് സേവ് ചെയ്യാം. പേജിന്റെ ഏറ്റവും താഴെ വലതു വശത്തായാണ് Save
ബട്ടണ്‍ ഉള്ളത്. നാം നേരത്തെ നല്‍കിയ പേരില്‍ ഒരു റിപ്പോര്‍ട്ട് സേവ്
ചെയ്തിരിക്കുന്നതായി കാണാം. ക്രിയ്യേറ്റ് ചെയ്യപ്പെട്ട പുതിയ റിപ്പോര്‍ട്ട്
താഴെ കാണാം.
ഈ
റിപ്പോര്‍ട്ട് പി ഡി എഫ് ഫയലായി കാണണമെങ്കില്‍ വലതു വശത്ത് കാണുന്ന Show
Report എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ മതി. റിപ്പോര്‍ട്ട് Delete
ചെയ്യണമെങ്കില്‍ Delete എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. നാം സേവ് ചെയ്തു
വച്ചിരിക്കുന്ന റിപ്പോര്ട്ടുകള് പിന്നീട് വീണ്ടും എടുക്കേണ്ടത്
എങ്ങനെയാണെന്ന് നോക്കാം. രണ്ട് തരത്തില്‍ റിപ്പോര്ട്ടുകള് എടുക്കാം. 1.
Dashboad -> Reports -> Show all Reports 2. Menu Bar -> Reports
-> Custom Reports. ഇതൊക്കെയാണെങ്കിലും ഒട്ടേറെ പോരായ്‌മകള്‍
റിപ്പോര്‍ട്ടില്‍ കാണാം. അനുയോജ്യമായ ഹെഡ്ഡിങ് നല്‍കാനാവില്ല, കൂടുതല്‍
കോളങ്ങള്‍ സെലക്ട് ചെയ്താലും പി ഡി എഫ് ഫയലില്‍ അവ മുഴുവന്‍ വരാറില്ല,
സ്കൂളിലെ മുഴുവന്‍ കുട്ടികളുടേയും പേരുകള്‍ റിപ്പോര്‍ട്ട് എടുക്കുമ്പോള്‍
ക്ലാസ്സ് അടിസ്ഥാനത്തില്‍ ക്രമീകരിക്കപ്പെടുന്നില്ല. എങ്കിലും
എഴുതിയുണ്ടാക്കുന്ന പ്രയാസം ഓര്‍ക്കുമ്പോള്‍ റിപ്പോര്ട്ടുകള് ഏറെ
ഉപകാരപ്രദം തന്നെ.
No comments:
Post a Comment
പോസ്റ്റ് ഉപകാരപ്പെട്ടോ ......??? അറിയിക്കുമല്ലോ.....