സ്പാര്‍ക്ക് ഉപയോക്താക്കള്‍ പൊതുവെ അഭിമുഖീകരിക്കാറുള്ള പ്രശ്നങ്ങളാണ് ഇവിടെ ഈ പേജില്‍ ചര്‍ച്ച ചെയ്യുന്നത്. പുതിയ ചോദ്യങ്ങള്‍ ഏറ്റവും താഴെയായി ഉള്‍പ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു. അഭിപ്രായങ്ങള്‍ കമന്റുകളായി പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു. Ctrl,f എന്നീ കീകള്‍ ഒന്നിച്ചമര്‍ത്തി സെര്‍ച്ച് ചെയ്ത് സംശയങ്ങള്‍ കണ്ടുപിടിക്കാവുന്നതാണ്. Q:1 Retired ആയ ജീവനക്കാരന്റെ PEN ഉപയോഗിച്ച് Salary Bill പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുന്നില്ല.
An:റിട്ടയേഡ് ആയ ജീവനക്കാരന്റെ PEN ഉപയോഗിച്ച് Salary Bill പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയില്ല. Retired ചെയ്യുന്ന DDO കോഡ് മറ്റൊരു ജീവനക്കാരന് നല്‍കുകയാണ് വേണ്ടത്. DDO Change എന്ന ഓപ്ഷനിലൂടെ ഇത് ചെയ്യാം.(Click Here for More Details). വരുന്ന മാസങ്ങളില്‍ റിട്ടയേര്‍ഡ് ആകുന്ന ജീവനക്കാരന്റെ Salary മറ്റ് ജീവനക്കാരോടൊപ്പം പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയാറില്ല. എന്നാല്‍ പ്രസ്തുത ജീവനക്കാന്റെതു മാത്രമായി Salary പ്രോസസ് ചെയ്യാം. റിട്ടയേര്‍ഡ് ആകുന്ന ജീവനക്കാരന്റെ Salary മറ്റ് ജീവനക്കാരോടൊപ്പം തന്നെ പ്രോസസ് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ടെങ്കില്‍ Retirement Date മാറ്റിക്കൊടുത്താല്‍ മതിയാകും.(എയിഡഡ് സ്കൂളുകള്‍ക്ക് ഇങ്ങനെ ചെയ്യണമെങ്കില്‍ AEO/DEO ഓഫീസില്‍ നിന്ന് ഡാറ്റ Unlock ചെയ്തുകിട്ടേണ്ടതുണ്ട്) Bill Process ചെയ്തതിനു ശേഷം ശരിയായ Retirement Date കൊടുക്കാന്‍ മറക്കരുത്.
Q:2 Pay Revision നല്‍കിയതിനു ശേഷം DA Arrears പ്രോസസ് ചെയ്തപ്പോള്‍ മൈനസ് തുക കാണിക്കുന്നു.?
An: Salary Matters -> Pay Revision 2009 -> Pay Revision Fixation എന്ന ഓപ്ഷന്‍ എടുത്ത് പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരന്റെ ഓപ്ഷന്‍ തിയതി നല്‍കി Confirm Details, Compute എന്നിവ നല്‍കി Update click ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് Arrears Bill പ്രോസസ് ചെയ്താല്‍ ബില്ല് ശരിയായി വരുന്നതായി കാണാം. റിവൈസ്ഡ് സ്കെയിലിൽ അരിയർ ബില്ലോ സാലറി ബില്ലോ പ്രൊസസ്സ് ചെയ്ത് Encashment Details കൊടുത്തു കഴിഞ്ഞാൽ
പിന്നെ Pre Revised സ്കെയിലിലേക്ക് മാറാനാകില്ല. ചെയ്യണമെന്നുണ്ടെങ്കില്‍ സ്പാര്‍ക്ക് ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെടണം.
Q:3 Employees Details ലോക്കു ചെയ്യാന്‍ വേറെ പാസ്സ് വേഡ് ആവശ്യമുണ്ടോ ?
An: യഥാര്‍ഥത്തില്‍ DDO, Controlling Officerഎന്നിവര്‍ വെവ്വേറെ ചുമതലയുള്ളവരാണ്. ഇപ്പോഴത്തെ നിലയ്ക്ക് DDO യെ തന്നെ Controlling Officer അക്കുന്നതു കൊണ്ട് വേറെ പാസ്സ് വേഡ് വേണമെന്നില്ല. ഇപ്പോഴത്തെ DDO യുടെ PEN ഉപയോഗിച്ച് ലോക്ക് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. (Click Here for More Details)
Q:9 ജീവനക്കാരന്റെ Salary Details ല്‍ ചേര്‍ക്കുന്ന Deductions ന്റെ കാലാവധി തീരുമ്പോള്‍ പ്രസ്തുത ഡിഡക്ഷന്‍സ് Delete ചെയ്യേണ്ടതുണ്ടോ ?
An: Deductions ചേര്‍ക്കുമ്പോള്‍ From date ഉം To date ഉം നല്‍കുകയാണ് നല്ലത്. To date നല്‍കുകയാണെങ്കില്‍ പ്രസ്തുത തിയതി വരെ മാത്രമേ Deduction നടക്കുകയുള്ളൂ. മാത്രമല്ല Deduction history പിന്നീട് കാണുകയും ചെയ്യാം.
Salary Matters -> Manually Drawn വഴി അത് നല്‍കിയതിനു ശേഷം അരിയറുകള്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യുക.
Q:24 Earned Leave തയ്യാറാക്കുമ്പോള്‍ 8 ദിവസത്തെ അവധിക്കാലത്തെ പരിശീലനത്തില്‍ പങ്കെടുത്ത ഒരു അദ്ധ്യാപകന് No of Days എത്ര കൊടുക്കണം.
An: 4
Q:25 Encashment Details ല്‍ ബില്‍ ടൈപ്പ് സെലക്ട് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുന്നില്ല ?
An: Encashment Details നല്‍കാതെ കൂടുതല്‍ കാലം ബില്ലുകള്‍ പ്രോസസ് ചെയ്ത് കിടന്നാല്‍ പ്രസ്തുത ബില്ല് Hide ആയി മാറുന്നതാണ്. പിന്നീട് അവ സെലക്ട് ചെയ്യാനോ Encashment Details നല്‍കാനോ കഴിയില്ല. ഇങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ സ്പാര്‍ക്ക് ഹെല്‍പ്പ് ഡെസ്കുമായി ബന്ധപ്പെടണം. ആവശ്യമില്ലാത്ത് ബില്ലുകള്‍ ഉടന്‍ തന്നെ Delete ചെയ്യുന്നതാണ് നല്ലത്. Thiruvananthapuram SPARK PMU 0471-2579700, Kannur Regional Spark Help Centre 0497-2707722 , info@spark.gov.in, Chat
1. Recovery start month and year(ഏത് മാസം മുതല്‍ റിക്കവറി തുടങ്ങണം)
2. No of Instalments (എത്ര മാസങ്ങള്‍ കൊണ്ടാണ് അടച്ചു തീര്‍ക്കേണ്ടത് )
3. Include all emp.with basic less than (Pay എത്ര രൂപയില്‍ കുറവുള്ളവര്‍ക്കാണ് Loan പ്രോസസ്സ് ചെയ്യേണ്ടത് )
4. Select employee ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് അര്‍ഹരായവരെ സെലക്ട് ചെയ്യുക.
5. Confirm ചെയ്യുക. (For More Details Click Here)
2. LWAഈ കാലഘട്ടത്തല്‍ ചേര്‍ത്തിട്ടുണ്ടോ എന്ന് നോക്കാം.
3. Basic pay യില്‍ പുതിയ ഓഫീസില്‍ മാറ്റം വന്നിട്ടുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കാം. ഉണ്ടെങ്കില്‍ Pay Revision Editing വഴി Edit ചെയ്ത് ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യാം. Aided സ്കൂളുകള്‍ Pay Revision Editing വഴി Edit ചെയ്യണമെന്നുണ്ടെങ്കില്‍ AEO/DEO ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെടണം.
RBR: Reserve Bank Remittance -
TC: Transfer Credit
2. Present Salary Confirm ചെയ്യുക. (Salary Matters -> Changes in the month -> Present Salary). ഈ പേജിലെ കണ്‍ഫേം ബട്ടണ്‍ പ്രസ്സ് ചെയ്ത് നോക്കുക
3. Salary Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യുന്ന കാലഘട്ടത്തിലെ സാലറി സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ പ്രോസസ് ചെയ്തിട്ടുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക. പ്രോസസ് ചെയ്തിട്ടില്ലെങ്കില്‍ Manually Drawn വഴി തുകകള്‍ നല്‍കണം.
4. Date of Retirement പരിശോധിക്കുക. To Date റിട്ടയര്‍ ചെയ്യുന്ന മാസമാണെങ്കില്‍ ലിസ്റ്റില്‍ പേര് കാണിക്കില്ല. അങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ Date of retirement മാറ്റി നല്‍കി (Service Matters -> Personal Details -> Present Service Details -> Date of Retirement) Arrear Salary പ്രോസസ് ചെയ്യാം. പ്രോസസ് ചെയ്തു കഴിഞ്ഞതിനു ശേഷം ശരിയായ റിട്ടയര്‍മെന്റ് തിയതി നല്‍കിയിരിക്കണം. Aided സ്കൂള്‍ ജീവനക്കാര്‍ക്ക് ഇങ്ങനെ മാറ്റം വരുത്തണമെങ്കില്‍ AEO/DEO ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെടണം.)
2. ഇപ്പോഴത്തെ Basic pay മാനുവലായി മാറ്റിക്കൊടുക്കണം (Salary matters -> Pay Revision 2000 -> Pay Revision Editing - Basic Pay, Aided സ്കൂള്‍ ജീവനക്കാര്‍ക്ക് ഇങ്ങനെ മാറ്റം വരുത്തണമെങ്കില്‍ AEO/DEO ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെടണം.)
3. തുടര്‍ന്ന് Increment ചേര്‍ക്കാന്‍ വിട്ടു പോയ മാസം മുതലുലള്ള Salary Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യണം.
Q: 50 കഴിഞ്ഞ മൂന്ന് വര്‍ഷമായി LWA ഉള്ളയാള്‍ക്ക് Prof: tax സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ പ്രോസസ് ചെയ്ത് വരുന്നത് എന്തുകൊണ്ടാകും.
An: ഇപ്പോഴത്തെ Present Salary (Salary Matters -> Changes in the month -> Present Salary ) വെച്ചു കൊണ്ടാകും Prof: Tax കണക്കാക്കുന്നത്. ഇങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ ടാക്സ് കണക്കാക്കുമ്പോള്‍ ലീവിലുള്ള ജീവനക്കാരനെ സെലക്ട് ചെയ്യാതിരുന്നാല്‍ മതി.
Q: 51 Bonus Calculation സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ നടത്തുമ്പോള്‍ അര്‍ഹരായവരുടെ പേരുകള്‍ കാണിക്കുന്നില്ല. ?
An: ഒരു പക്ഷേ ബോണസ് പരിധിയില്‍ ഉള്‍പ്പെടാത്തവരായിരിക്കും. ബോണസ് സംബന്ധിച്ച ഗവ സര്‍ക്കുലര്‍ പരിശോധിക്കുക. അല്ലെങ്കില്‍ കഴിഞ്ഞ ഒരു വര്‍ഷത്തെ സാലറി സ്പാര്‍ക്കില്‍ ഇല്ലാത്തതു കൊണ്ടായിരിക്കും. Manualy Drawn (Salary Matters -> Manually Drawn ) വഴി സ്പാര്‍ക്കില്‍ ഇല്ലാത്ത സാലറി നല്‍കിയാല്‍ ബോണസ് കാല്‍ക്കുലേറ്റ് ചെയ്തു വരും. Manually Drawn വഴി നല്‍കുന്ന തുകകള്‍ തെറ്റായിരുന്നാലും ബോണസ് കാലക്കുലേഷന്‍ തെറ്റായി കാണിക്കും. മാനുവലി ഡ്രോണ്‍ വഴി റഗുലര്‍ സാലറിക്കു പകരം അരിയര്‍ നല്‍കിയാലും ബോണസ് കാല്‍ക്കുലേഷന്‍ തെറ്റായി കാണിക്കും.
Q: 52 Festival Allowance ന് അര്‍ഹമായ കാലഘട്ടത്തില്‍ സര്‍വ്വീസില്‍ ഉണ്ടായിരിക്കുകയും അതിനു ശേഷം റിട്ടയര്‍ ആവുകയും ചെയ്ത ജീവനക്കാരന്റെ ഫെസ്റ്റിവല്‍ അലവന്‍സ് എങ്ങനെ സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ പ്രോസസ് ചെയ്യാം ?
An: ഇത്തരം കേസുകളില്‍ ജീവനക്കാരന് സര്‍വ്വീസില്‍ ഇല്ലാത്തതുകൊണ്ട് മാനുവലായി ബില്ല് കൊടുക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. അതല്ലാതെ സ്പാര്‍ക്കില്‍ റിട്ടയര്‍മെന്റ് തിരുത്തിയും മറ്റും ഫെസ്റ്റിനല്‍ അലവന്‍സ് ബില്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിക്കരുത്.
Q: 53 Acquittance Report ല്‍ എല്ലാവരുടേയും പേരുകള്‍ വരുന്നില്ല. കാരണം ?
An: അക്വിറ്റന്‍സ് ഗ്രൂപ്പില്‍ ഉള്‍പ്പെടാത്തതു കൊണ്ടാണ് റിപ്പോര്‍ട്ടില്‍ പേരുകള്‍ വരാത്തത്. Salary Matters ->Changes in the month -> Present Salary -> Acquittance Group ജീവനക്കാരെ ഉള്‍പ്പെടുത്തി സേവ് ചെയ്താല്‍ മതി.
New Designation
New Basic Pay
with effect from
Order No
Order Date
തുടങ്ങിയവ ശരിയായി നല്‍കി കണ്‍ഫേം ചെയ്യാം. തുടര്‍ന്ന് Increment പാസാക്കിയ മുതലുള്ള Salary Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യാം. (Salary Matters -> Processing -> Arrear -> Salary Arrear)
Salary Arrear Bill എടുക്കുമ്പോള്‍ Gross, Net എന്നിവ 0 എന്ന് കാണിക്കുന്നുണ്ടെങ്കില്‍ Promotion ശരിയായി വീണ്ടും നല്‍കണം. Promotion നല്‍കുന്ന കാലഘട്ടം Service History യില്‍ ഉണ്ടെങ്കില്‍ അവ Delete ചെയ്ത് Promotion നല്‍കണം. Promotion കണ്‍ഫേം ചെയ്യുന്ന സമയത്ത് Data Updated Successfully Message വരണം.
ഇപ്പോള്‍ ഇ സബ്മിഷന്‍ ആയതു കൊണ്ട് ട്രഷറി ഒബ്ജക്ട് ചെയ്യാതെ ബില്ല് Cancel ചെയ്യാന്‍ കഴിയില്ല.
Q: 58. Retire ആയ ജീവനക്കാരന്റെ DA Arrear എങ്ങനെ പ്രോസസ് ചെയ്യാം ?
An: ഇതുവരെ സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ ഇത്തരം ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുമായിരുന്നില്ല. ഇപ്പോള്‍ റിട്ടയര്‍ ആയ ജീവനക്കാരുടെ DA അരിയര്‍ സ്പാര്‍ക്കിലുടെ തന്നെ പ്രോസസ് ചെയ്യാനുള്ള ഓപ്ഷന്‍ നല്‍കിയിട്ടുണ്ട് (Salary Matters -> Processing -> Arrear -> DA -> DA Arrear Retd Employees) . ഇതുവരെ ചെയ്തിരുന്ന പ്രോസസ് എന്തായിരുന്നുവെന്ന് നോക്കാം. - Retire ആയ ജീവനക്കാരന്റെ DA Arrear എക്സല്‍ ഷീറ്റില്‍ ടൈപ്പ് ചെയ്തോ അല്ലെങ്കില്‍ മാനുവലായി പേപ്പറില്‍ എഴുതിയോ ട്രഷറിയില്‍ സമര്‍പ്പിക്കാവുന്നതാണ്. സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ തന്നെ DA Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യണമെന്നുണ്ടെങ്കില്‍ റിട്ടയര്‍ ചെയ്ത ജീവനക്കാരന്റെ Date of Superannuation (Service Matters -> Personal Details -> Personal Memmoranda ->Date of Superannuation) Future Date ആക്കി മാറ്റിക്കൊടുത്ത് Confirm ചെയ്ത് DA Arrear ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. പ്രോസസ് ചെയ്തതിനു ശേഷം Date of Superannuation പഴയതു തന്നെ ആക്കി മാറ്റിക്കൊടുക്കാന്‍ മറക്കരുത്.(DA Arrear other Doubts Q:2, Q:23, Q:36, Q:37, Q:39, DA Arrear Process )
Q: 60. ഇക്കഴിഞ്ഞ മാസം നാലാം തിയതി (AN) ഒരു ജീവനക്കാരന് ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ആയി മറ്റൊരു ഓഫീസിലേക്ക് പോയി. പാര്‍ട്ട് സാലറി Yes കൊടുത്തു കൊണ്ട് റിലീവ് ചെയ്യുകയും ചെയ്തു. പക്ഷേ ഈ ഓഫീസില്‍ നിന്നും പ്രോസസ് ചെയ്യേണ്ട 4 ദിവസത്തെ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്തപ്പോള്‍ ബില്‍ തുക മൈനസ് ആയി കാണിക്കുകയും പ്രോസസിങില്‍ എറര്‍ കാണിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.?
An: ഏതാനും ദിവസങ്ങള്‍ മാത്രം ജോലി ചെയ്ത് പുതിയ ഓഫീസിലേക്ക് ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ആകുമ്പോള്‍ കുറച്ചു ദിവസത്തെ സാലറി മാത്രമേ ആദ്യത്തെ ഓഫീസില്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയു. അതേ സമയം ഇങ്ങനെ പ്രോസസ് ചെയ്യുന്ന സാലറിയേക്കാള്‍ കൂടുതല്‍ Deductions ഉണ്ടായിരിക്കുകയും ചെയ്യുമ്പോള്‍ Net Amount മൈനസ് തുക കാണിക്കുകയും സാലറി പ്രോസസിങില്‍ എറര്‍ കാണിക്കുകയും ചെയ്യും. Net Amount നേക്കാള്‍ കൂടുതല്‍ Deductions Amount വരികയാണെങ്കില്‍ ഓരോ Deductions ഉം കഴിഞ്ഞ മാസം വച്ചു കൊണ്ട് ഫ്രീസ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. (ഉദാ: ജൂണ്‍ മാസത്തിലെ സാലറിയാണ് പ്രോസസ് ചെയ്യേണ്ടതെങ്കില്‍ Deductions ന്റെ To Date 31-05-2013 എന്ന് നല്‍കാം.). പക്ഷേ ഇവിടെ ജീവനക്കാരനെ റിലീവ് ചെയ്തു കഴിഞ്ഞ ശേഷമാണ് 4 ദിവസത്തെ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യുകയും മൈനസ് തുക കാണിക്കുകയും ചെയ്തത്. ഇങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ആയ ജീവനക്കാരന്റെ Deductions ഫ്രീസ് ചെയ്യാന്‍ ആദ്യത്തെ ഓഫീസിന് സാധ്യമല്ല. ഇവിടെ ചെയ്യാവുന്നത് Join ചെയ്ത പുതിയ ഓഫീസില്‍ നിന്നും Deductions ഫ്രീസ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. അങ്ങനെ ഫ്രീസ് ചെയ്തതിനുശേഷം ആദ്യത്തെ ഓഫീസില്‍ 4 ദിവസത്തെ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യാം. ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ സംബന്ധിച്ച് ഇതിനു മുമ്പ് പ്രസിദ്ധീകരിച്ച 2 പോസ്റ്റുകള്‍ കണ്ടിരിക്കുമല്ലോ. Post 1 - Post 2
Q:4 Employees Data ലോക്കു ചെയ്താല്‍ അണ്‍ ലോക്കു ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കുമോ ?
An: Administration -> Unlock Employee Record എന്ന ഓപ്ഷന്‍ വഴി ഇതു ചെയ്യാം. Unlock ചെയ്യാനുള്ള കാരണം കാണിക്കണം. (Click Here for More Details) (എയിഡഡ് സ്കൂളുകള്‍ക്ക് ഇങ്ങനെ ചെയ്യണമെങ്കില്‍ AEO/DEO ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെടണം)
Q:5 എതൊക്കെ Data യാണ് ലോക്കു ചെയ്യേണ്ടത് ?
An: Administration -> Lock Employee Record ല്‍ കാണുന്ന എല്ലാ കാര്യങ്ങളും ലോക്കു ചെയ്യേണ്ടതാണ്.
Q:6 Upload ചെയ്ത Photo മാറ്റി മറ്റൊരു ഫോട്ടോ നല്‍കാന്‍ എന്തു ചെയ്യണം ?
An: Administration -> Edit Employee Record വഴി ഇതു ചെയ്യാന്‍ കഴിയില്ല. ഫോട്ടോ Edit ചെയ്യാന്‍ Service Matters -> Personal Details എന്ന ഓപ്ഷന്‍ എടുത്ത് ജീവനക്കാരനെ സെലക്ട് ചെയ്ത് ഫോട്ടോ എഡിറ്റ് ചെയ്യാം. (Click here for more details) (എയിഡഡ് സ്കൂളുകള്‍ക്ക് ഇങ്ങനെ ചെയ്യണമെങ്കില്‍ AEO/DEO ഓഫീസില്‍ നിന്ന് ഡാറ്റ Unlock ചെയ്തുകിട്ടേണ്ടതുണ്ട്)
Q:7 Date of Joining in Govt. Service , Date of joining in the Dept. എന്നിവ എന്താണ് നല്‍കേണ്ടത് ?
An: Date of join in Gov service*: ഏറ്റവും ആദ്യം Serviceല്‍ ചേര്‍ന്ന തിയതി നല്‍കുക. Date of joining in the department*: ഇപ്പോള്‍ വര്‍ക്കു ചെയ്യുന്ന Department ല്‍ ചേര്‍ന്ന തിയതി നല്‍കുക.
Q:8 ലീവ് അക്കൗണ്ടില്‍ വിവരങ്ങള്‍ ചേര്‍ത്ത് Save ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിക്കമ്പോള്‍ Proceed ബട്ടണ്‍ Active ആകുന്നില്ല ?
An: Service Matters -> Personal Details വഴി ജിവനക്കാരനെ സെലക്ട് ചെയ്ത് മുകളിലുള്ള Leave Account എടുക്കമ്പോഴാണ് ഇങ്ങനെ സംഭവിക്കുന്നത്. ഇതിനു പകരം Service Matters -> Leave -> Leave Account എടുത്ത് ജീവനക്കാരനെ സെലക്ട് ചെയ്താല്‍ Proceed ബട്ടണ്‍ Active ആയിരിക്കുന്നതു കാണാം.Q:9 ജീവനക്കാരന്റെ Salary Details ല്‍ ചേര്‍ക്കുന്ന Deductions ന്റെ കാലാവധി തീരുമ്പോള്‍ പ്രസ്തുത ഡിഡക്ഷന്‍സ് Delete ചെയ്യേണ്ടതുണ്ടോ ?
An: Deductions ചേര്‍ക്കുമ്പോള്‍ From date ഉം To date ഉം നല്‍കുകയാണ് നല്ലത്. To date നല്‍കുകയാണെങ്കില്‍ പ്രസ്തുത തിയതി വരെ മാത്രമേ Deduction നടക്കുകയുള്ളൂ. മാത്രമല്ല Deduction history പിന്നീട് കാണുകയും ചെയ്യാം.
Q:10 Benefit Details ചേര്‍ക്കുമ്പോള്‍ Sum Assured എന്ന കോളം പൂരിപ്പിക്കാതെ Save ചെയ്യാന്‍ പറ്റുന്നില്ല.
An: GPF, KASEPF, GIS, SLI തുടങ്ങിയ പല സ്കീമുകള്‍ക്കും Sum Assured കൃത്യമായി നല്‍കാന്‍ കഴിയില്ല. ഇങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ Sum Assured എന്ന കോളത്തില്‍ 0 നല്‍കി Insert ചെയ്യാവുന്നതാണ്.
Q:11 Aided സ്കൂളില്‍ PEN ലഭിച്ച ഒരു ജീവനക്കാന്‍ ഗവ സര്‍വ്വീസിലേക്ക് വരുമ്പോള്‍ പുതിയ PEN എടുക്കേണ്ടതുണ്ടോ ?
An: Aided സ്കൂളില്‍ നിന്നും പുതിയ ഗവ സ്കൂളിലേക്ക് ട്രാന്‍സഫര്‍ ചെയ്യുകയാണ് വേണ്ടത്. പുതിയ PEN എടുക്കേണ്ടതില്ല.(How to transfer an employee in Spark)
Q:12 സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ സാലറി എടുക്കുന്നത് ഇടക്ക് നിര്‍ത്തിയതിനു ശേഷം മാനുവല്‍ ആയാണ് 3 മാസം ബില്ല് ചെയ്തത്. വീണ്ടും സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ ബില്ല് എടുക്കാന്‍ എന്തു ചെയ്യണം ?
An: Break വന്ന മാസത്തെ ഓരോരുത്തരുടേയും Pay മാനുവല്‍ ഡ്രോണ്‍ വഴി നല്‍കണം. ഇന്‍ക്രിമെന്റ്, ഗ്രേഡ് പ്രമോഷന്‍, Last Pay Change date, Next Increment date തുടങ്ങിയ അപ്ഡേഷനുകള്‍ വരുത്തിയിരിക്കണം. (Last Pay Change date, Next Increment date തുടങ്ങിയ അപ്ഡേഷനുകള്‍ എയിഡഡ് സ്കൂളുകള്‍ക്ക് ചെയ്യണമെങ്കില്‍ AEO/DEO ഓഫീസില്‍ നിന്ന് ഡാറ്റ Unlock ചെയ്തുകിട്ടേണ്ടതുണ്ട്)
Q:13 Arrear Bills (Salary Arrear, DA Arrear എന്നിവ) പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുന്നില്ല ?
An: അരിയര്‍ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യണമെങ്കില്‍ ആദ്യം നമ്മുടെ സാലറി ഡീറ്റയില്‍സ്
സ്പാര്‍ക്കില്‍ വേണം. അതായത് നമ്മള്‍ എന്ന് മുതലാണോ സ്പാര്‍ക്കില്‍ ബില്‍
ചെയ്യാന്‍ തുടങ്ങിയത് അത് മുതലുള്ള അരിയറുകള്‍ മാത്രമേ നമുക്ക് എടുക്കാന്‍
സാധിക്കൂ. അതുകൊണ്ട് സ്പാര്‍ക്കില്‍ സാലറി ഡീറ്റൈല്‍സ് ഇല്ലെങ്കില്‍ ഉണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കാന്‍ - Salary Matters -> Drawn Salary വഴി നോക്കുക.Salary Matters -> Manually Drawn വഴി അത് നല്‍കിയതിനു ശേഷം അരിയറുകള്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യുക.
Q:14 HRA തെറ്റായിട്ടാണ് വരുന്നതെങ്കില്‍ നമുക്ക് തിരുത്താന്‍ കഴിയുമോ ?
An: ഓഫീസ് സെറ്റ് ചെയ്യുന്ന സമയത്ത് HRA Class നോക്കിയിട്ടാണ് HRA സെറ്റു ചെയ്യുന്നത്. ഇതില്‍ മാറ്റം വരുത്തണമെങ്കില്‍ സ്പാര്‍ക്കിലേക്ക് മെയില്‍ ചെയ്യണം
Q:15 സ്പാര്‍ക്ക് ബില്ലില്‍ ജീവനക്കാരുടെ പേരുകള്‍ വരുന്നത് ക്രമത്തിലല്ല .ഇത് ക്രമത്തിലാകാന്‍ എന്തു ചെയ്യണം ?
An: PEN ന്റെ ആരോഹണ ക്രമത്തിലാണ് ഇപ്പോള്‍ വരുന്നത്. ഏതു ക്രമത്തിലാണോ വേണ്ടത് അതു സൂചിപ്പിച്ചു കൊണ്ട് സ്പാര്‍ക്കിലേക്ക് മെയില്‍ ചെയ്യുക മാത്രമേ മാര്‍ഗമുള്ളൂ
Q:16 DDO ആയിരുന്ന Headmaster മറ്റൊരു വിദ്യാലയത്തിലേക്ക് സ്ഥലം മാറ്റം കിട്ടിയാല്‍ DDO യുടെ ചാര്‍ജ് മാറ്റാന്‍ എന്തൊക്കെ ചെയ്യണം ?
An: ഈ പോസ്റ്റ് വായിക്കു.
Q:17 An employee has two PEN. How to remove duplicate PEN of this employee ?
An: ഒരിക്കല്‍ Create ചെയ്ത PEN പിന്നീട് സാധാരണ യൂസര്‍ക്ക് റിമൂവ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയില്ല. സ്പാര്‍ക്ക് Help Desk ലേക്ക് അറിയിക്കുക.
Q:18 How to add GPAI deduction to all employees of an office ?
An: GPAI പോലുള്ള ഡിഡക്ഷന്‍സ് എല്ലാ ജീവനക്കാര്‍ക്കും ഒരേ പോലുള്ളതാണ്. ഇത്തരം ഡിഡക്ഷന്‍സ് ഓരോ ജീവനക്കാരനേയും സെലക്ട് ചെയ്ത് നല്‍കേണ്ടതില്ല. Salary Matters -> Changes in the month -> Deductions -> Deduction to all എന്ന പേജ് എടുത്ത് DDO,Recovery Item, Select an option, Recovery Amount, From Date, To Date എന്നിവ നല്‍കി സേവ് ചെയ്യാം.
Q:19 Onam Bonus Calculation നടത്താന്‍ വേണ്ടി Bonus Calculation പേജ് എടുക്കുമ്പോള്‍ Bonus ന് അര്‍ഹരായ ചിലരുടെ പേരുകള്‍ കാണുന്നില്ല ?
An: പേരുകള്‍ കാണാത്തതിനു കാരണം കഴിഞ്ഞ ഒരു വര്‍ഷത്തെ സാലറി സ്പാര്‍ക്കില്‍ ഇല്ലാത്തതാണ്. കഴിഞ്ഞ ഒരു വര്‍ഷത്തെ സാലറി സ്പാര്‍ക്കില്‍ ഉണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കാന്‍ Salary Matters -> Drawn Salary Details എടുത്ത് നോക്കാവുന്നതാണ്. ഇല്ലെങ്കില്‍ Manually Drawn എന്ന സൗകര്യം ഉപയോഗിച്ച് മുന്‍ മാസങ്ങളിലെ സാലറി സ്പാര്‍ക്കില്‍ ചേര്‍ത്ത ശേഷം ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.
Q:20 Encashment Details ല്‍ ബില്‍ ടൈപ്പ് സെലക്ട് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുന്നില്ല ?
An: Encashment Details നല്‍കാതെ കൂടുതല്‍ കാലം ബില്ലുകള്‍ പ്രോസസ് ചെയ്ത് കിടന്നാല്‍ പ്രസ്തുത ബില്ല് Hide ആയി മാറുന്നതാണ്. പിന്നീട് അവ സെലക്ട് ചെയ്യാനോ Encashment Details നല്‍കാനോ കഴിയില്ല. ഇങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ സ്പാര്‍ക്ക് ഹെല്‍പ്പ് ഡെസ്കുമായി ബന്ധപ്പെടണം. Thiruvananthapuram SPARK PMU 0471-2579700, Kannur Regional Spark Help Centre 0497-2707722 , info@spark.gov.in, Chat
Q:21 Other allowances ല്‍ നല്‍കുന്നവ Terminate ചെയ്തെങ്കിലും ബില്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ വീണ്ടും Amount കാണിക്കുന്നതിനു കാരണം.
An: Termination Date നല്‍കുന്നത് ശരിയല്ലാത്തതു കൊണ്ടാണിത്. Amount മുഴുവനായി Terminate ചെയ്യണമെങ്കില്‍ തന്മാസത്തിന്റെ അവസാനത്തെ തിയതി Termination date ആയി നല്‍കുക. Remove allowance from all എന്ന ഓപ്ഷന്‍ ഉപയോഗിച്ചും ഇത് ചെയ്യാം. (Salary Matters -> Changes in the month -> Allowances -> Remove from all)
Q:22 bill പ്രോസസ്സ് ചെയ്തതിനുശേഷം HPL വന്നാല്‍ spark ല്‍ എന്തുചെയ്യും
An: bill cancell ചെയ്ത് HPL ചേര്‍ത്ത് വീണ്ടും പ്രോസസ്സ് ചെയ്യണം
Q:23 DA Arrear മാനുവലി ഡ്രോണ്‍ വഴി നല്‍കുമ്പോള്‍ ഡിഡക്ഷന്‍സ് നല്‍കണോ ?
An: ആ പേജിലെ എല്ലാ വിവരങ്ങളും നല്‍കണം.Q:24 Earned Leave തയ്യാറാക്കുമ്പോള്‍ 8 ദിവസത്തെ അവധിക്കാലത്തെ പരിശീലനത്തില്‍ പങ്കെടുത്ത ഒരു അദ്ധ്യാപകന് No of Days എത്ര കൊടുക്കണം.
An: 4
Q:25 Encashment Details ല്‍ ബില്‍ ടൈപ്പ് സെലക്ട് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുന്നില്ല ?
An: Encashment Details നല്‍കാതെ കൂടുതല്‍ കാലം ബില്ലുകള്‍ പ്രോസസ് ചെയ്ത് കിടന്നാല്‍ പ്രസ്തുത ബില്ല് Hide ആയി മാറുന്നതാണ്. പിന്നീട് അവ സെലക്ട് ചെയ്യാനോ Encashment Details നല്‍കാനോ കഴിയില്ല. ഇങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ സ്പാര്‍ക്ക് ഹെല്‍പ്പ് ഡെസ്കുമായി ബന്ധപ്പെടണം. ആവശ്യമില്ലാത്ത് ബില്ലുകള്‍ ഉടന്‍ തന്നെ Delete ചെയ്യുന്നതാണ് നല്ലത്. Thiruvananthapuram SPARK PMU 0471-2579700, Kannur Regional Spark Help Centre 0497-2707722 , info@spark.gov.in, Chat
Q:26 Other allowances ല്‍ നല്‍കുന്നവ Terminate ചെയ്തെങ്കിലും ബില്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ വീണ്ടും Amount കാണിക്കുന്നതിനു കാരണം.
An: Termination Date നല്‍കുന്നത് ശരിയല്ലാത്തതു കൊണ്ടാണിത്. Amount മുഴുവനായി Terminate ചെയ്യണമെങ്കില്‍ തന്മാസത്തിന്റെ അവസാനത്തെ തിയതി Termination date ആയി നല്‍കുക. Remove allowance from all എന്ന ഓപ്ഷന്‍ ഉപയോഗിച്ചും ഇത് ചെയ്യാം. (Salary Matters -> Changes in the month -> Allowances -> Remove from all)
Q:27 LWA(Leave Without Allowance) ചേര്‍ത്തിട്ടും Salary പ്രോസസ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ LWA Amount കട്ട് ചെയ്തതായി കാണുന്നില്ല.
An: LWA to date ഒരു മാസത്തില്‍ കൂടുതല്‍ നല്‍കിയാല്‍ മുഴുവന്‍ ദിവസത്തെയും ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്തു വരുംന്നതായി കാണിന്നുണ്ട്. Leave Entry യില്‍ LWA ചേര്‍ക്കുമ്പോള്‍ ഒരു മാസം മാത്രമായി എന്റര്‍ ചെയ്താല്‍ ഈ പ്രശ്നം പരിഹരിക്കാന്‍ സാധിക്കും ഉദാഹരണമായി 01-04-2013 മുതല്‍ 15-06-2013 വരെ ഒരാള്‍ LWA ആണെങ്കില്‍ മൂന്ന് മാസങ്ങളായി ലീവ് എന്റര്‍ ചെയ്യാം. 01-04-2013 to 30-04-2013, 01-05-2013 to 31-05-2013 , 01-06-2013 to 15-06-2013 എന്നിങ്ങനെ. ആവശ്യമില്ലാതെLWA ചേര്‍ക്കാന്‍ പാടില്ലാത്തതാകുന്നു. കാരണം ഒരിക്കല്‍ ചേര്‍ത്ത LWA പിന്നീട് എഡിറ്റ് ചെയ്യാനോ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാനോ സാധിക്കാതെ വരുന്നതായി കാണുന്നുണ്ട്.
Q:28 Onam Advance Recovery Processing എങ്ങനെയാണ് ?
An: Salary Matters -> Changes in the month -> Loans -> Excempt recovery1. Recovery start month and year(ഏത് മാസം മുതല്‍ റിക്കവറി തുടങ്ങണം)
2. No of Instalments (എത്ര മാസങ്ങള്‍ കൊണ്ടാണ് അടച്ചു തീര്‍ക്കേണ്ടത് )
3. Include all emp.with basic less than (Pay എത്ര രൂപയില്‍ കുറവുള്ളവര്‍ക്കാണ് Loan പ്രോസസ്സ് ചെയ്യേണ്ടത് )
4. Select employee ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് അര്‍ഹരായവരെ സെലക്ട് ചെയ്യുക.
5. Confirm ചെയ്യുക. (For More Details Click Here)
Q:29 ഒരു മാസം GPF അഡ്വാന്‍സ് ഫ്രീസ് ചെയ്തു. അടുത്ത മാസം രണ്ടു മാസത്തെ റിക്കവറി ഒന്നിച്ചു വന്നാല്‍ എന്തു ചെയ്യണം ?
An: Salary Matters -> Changes in the month -> Loans -> Loan Details എടുത്ത് Loan Close ചെയ്ത ശേഷം പുതിയ ലോണ്‍ കൊടുക്കുക.
Q:30 സാലറി ബാങ്ക് വഴിയാക്കാന്‍ Salary Detailsല്‍ ബാങ്കിന്റെ വിവരങ്ങള്‍ നല്‍കാന്‍ കഴിയാത്തതിനു കാരണം
An: Salary Matters -> Changes in the month -> Present Salary വഴിയാണ് ബാങ്ക് വിവരങ്ങള്‍ നല്‍കേണ്ടത്. Salary matters -> Pay Revision -> Pay Revision 2009 Editing വഴിയും ചെയ്യാം.
Q:31 ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ആയി വന്നയാളുടെ ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്തപ്പോള്‍ HRA തെറ്റായി കാണിക്കുന്നു.
An: മുമ്പത്തെ ഓഫീസിന്റെ HRA സ്കെയില്‍ വ്യത്യസ്തമായിരിക്കും.. റിലീവിങ് തിയതിയും ജോയിനിങ് തിയതിയും പരിശോധിച്ച് തെറ്റുണ്ടെങ്കില്‍ Service History എഡിറ്റ് ചെയ്ത് ശരിയായ തിയതികള്‍ നല്‍കിയാല്‍ മതി.
Q:32 Increment sanction ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിക്കുമ്പോള്‍ , Increment Sanction failed.Related data is exit in the service history എന്ന എറര്‍ മെസ്സേജ് കാണിക്കുന്നു.
An: Last Pay change date ഉള്‍പ്പെടുന്ന തിയ്യതി സര്വ്വീസ് ഹിസ്റ്ററിയില്‍ ഉള്ളതു കൊണ്ടാണ് ഇങ്ങനെ സംഭവിക്കുന്നത്. Service Matters -> Personal Details എടുത്ത് Service History യിലെ അവസാനത്തെ എന്‍ട്രി ഡിലീറ്റ് ചെയ്താല്‍ മതി.
Q:33 ഒരു ജീവനക്കാരന്റ കഴിഞ്ഞ കുറെ മാസങ്ങളിലെ സാലറി ഇപ്പോഴാണ് Sanction ആയത്. സ്പാര്‍ക്കില്‍ ഇത് എങ്ങനെ പ്രോസസ് ചെയ്യാം.
An: ഒരു മാസത്തെ പ്രോസസ് ചെയ്ത് Encashment Details കൊടത്ത് പിന്നീട് അടുത്ത മാസത്തെ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്തെടുക്കുകയായിരുന്നു ഇതു വരെ എന്നാല്‍ ഇപ്പോള്‍ Multiple Month Salary എന്ന ഒരു ഓപ്ഷന്‍ സ്പാര്‍ക്കില്‍ ചേര്‍ത്തിട്ടുണ്ട്. ഈ പോസ്റ്റ് വായിക്കു.
Q:34 Increment Sanction ചെയ്യാന്‍ Employee യുടെ പേര് കാണുന്നില്ല.
An: ജീവനക്കാരന്റെ പേര് കാണാത്തതിന് പല കാരണങ്ങളുണ്ട്. 1. പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരന് സെലക്ട് ചെയ്ത ബില്‍ ടൈപ്പില്‍ (Est Bill UPSA, Est Bill HSA etc....)പെടാത്തതു കൊണ്ടായിരിക്കാം. 2. Increment date ശരിയല്ലാത്തതു കൊണ്ടായിരിക്കും. 3. ജീവനക്കാന്റെ ഇപ്പോള്‍ കിടക്കുന്ന Scale of Pay തെറ്റായിട്ടായിരിക്കും എന്റര്‍ ചെയ്തിട്ടുണ്ടാവുക. Service Matters -> Personal Details -> Present service details എടുത്ത് Designation മാറ്റി കൊടുത്ത് Scale of Pay ശരിയാക്കുകയാണ് വേണ്ടത് എന്നാല്‍ ഇത് സാധാരണ യൂസര്‍ക്ക് ഇപ്പോള്‍ ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കില്ല. അതിനാല്‍ Designation Change ചെയ്യാന്‍ ആവശ്യപ്പെട്ടു കൊണ്ട് ഒരു ഇ മെയില്‍ സ്പാര്‍ക്കിലേക്ക് അയക്കുകയാണ് വേണ്ടത്.
Q:35 Transfer ആയി വന്ന വ്യക്തിയുടെ സാലറി Part Salary ആയി പഴയ ഓഫീസില്‍ പ്രോസസ് ചെയ്തു. ബാക്കി പുതിയ ഓഫീസില്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ പറ്റുന്നില്ല. 'An unexpected error occured ...... എന്നമെസ്സേജ് വന്നുകൊണ്ടിരിക്കുന്നു.
An: 1. Loan Freeze ചെയ്തിട്ടുണ്ടോ എന്ന് നോക്കാം.2. LWAഈ കാലഘട്ടത്തല്‍ ചേര്‍ത്തിട്ടുണ്ടോ എന്ന് നോക്കാം.
3. Basic pay യില്‍ പുതിയ ഓഫീസില്‍ മാറ്റം വന്നിട്ടുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കാം. ഉണ്ടെങ്കില്‍ Pay Revision Editing വഴി Edit ചെയ്ത് ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യാം. Aided സ്കൂളുകള്‍ Pay Revision Editing വഴി Edit ചെയ്യണമെന്നുണ്ടെങ്കില്‍ AEO/DEO ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെടണം.
Q:36 DA Arrear മെര്‍ജ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുന്നില്ല.
An: ഒരേ DA arrear തന്നെ പല തവണ Process/Merge ചെയ്ത് Cancel ചെയ്ത് വീണ്ടും Process ചെയ്യുമ്പോള്‍ അതിന്റെ കോപ്പി Allowance history യില്‍ കിടക്കുന്നുണ്ടാകും. അങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ വീണ്ടും merge ചെയ്യാന്‍ അനുവദിക്കില്ല. Allowance history യില്‍ നിന്നും പ്രസ്തുത Entry delete ചെയ്ത് Merge ചെയ്താല്‍ മതി.
Q:37 DAഅരിയര്‍ ബില്ല് എടുത്തപ്പോള്‍ സാലറിയുടെ DA അരിയര്‍ കിട്ടി EL Surrender DA അരിയര്‍ കൂടി കിട്ടാന്‍ എന്തു ചെയ്യണം.
An: നേരിട്ട് ടൈപ്പ് ചെയ്ത് കൊടുത്താല്‍ മതി. DA Arrear മാനുവലായി കണ്ടു പിടിച്ച് salary matters ->deduction ->deduction ല്‍ Arrear PF ലും salary matters ->Changes in the month -> Present salary ല്‍ Allowances other than HRA ല്‍ Arrear DA Adnl. ലും കണ്ടു പിടിച്ച Amount കൊടുത്ത് ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്താല്‍ സാലറി മെയിന്‍ ബില്ലില്‍ വരും. എന്നാല്‍ ഇങ്ങനെ ചെയ്യുമ്പോള്‍ Due/Drawn statement വേറെ തയ്യാറാക്കേണ്ടിവരും. Deductions ല്‍ നല്‍കുമ്പോള്‍ From, To date നല്‍കേണ്ടതില്ല.
Q:38 Confirm Encashment Details ?
An:സാധാരണ ബില്ലുകളില്‍ Bill No, Cash Amount, Encashment Date, `TC Amount, POC No എന്നിവ മാത്രം നല്‍കിയാല്‍ മതി. ബില്ലിലെ Amount ചെക്ക് ആയിട്ടാണ് മാറുന്നതെങ്കില്‍ Cheque Amount ല്‍ നല്‍കണം. പണമായി മാത്രം മാറിയെടുക്കുന്ന തുകയാണ് Cash Amount ല്‍ നല്‍കേണ്ടത്. ട്രഷറികള്‍ സാധാരണയായി ഡിഡക്ഷന്‍സ് എല്ലാം Transfer Credit ചെയ്യുകയാണ് പതിവ്. അതുകകൊണ്ട് എല്ലാ ഡിഡക്ഷന്‍സും ചേര്‍ത്ത് TC Amount ല്‍ നല്‍കിയാല്‍ മതി.RBR: Reserve Bank Remittance -
TC: Transfer Credit
Q:39 Pay Revision Arrear അരിയറിന്റെ കൂടെ DA Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുമോ ?
An: കഴിയില്ല. ആദ്യം Pay Revision Arrear പ്രോസസ് ചെയ്ത് ട്രഷറിയില്‍ Submit ചെയ്തതിനു ശേഷം അടുത്ത മാസം DA Arrear Process ചെയ്താല്‍ മതി.
Q:40 Manually Drawn option ല്‍ എങ്ങനെയാണ് തുക നല്‍കേണ്ടത് ?
An: മുമ്പ് ബില്ലു വഴി മാറിയെടുത്ത തുക അതേ പടിയാണ് ഇവിടെ നല്‍കേണ്ടത്. മറ്റ് കാല്‍കുലേഷന്‍സ് ഒന്നും മാനുവലി ഡ്രോണില്‍ നല്‍കേണ്ടതില്ല.
Q:41 Batch Dies non വഴി Dies non ചേര്‍ത്താല്‍ Leave Entry യില്‍ Dies non ചേര്‍ക്കണോ ?
An: ചേര്‍ക്കേണ്ടതില്ല. പക്ഷേ batch dies non ഓപ്ഷന്‍ വഴി ചേര്‍ത്തിട്ടും ചിലപ്പോള്‍ Leave Entry യില്‍ Dies non വരുന്നതായി കാണുന്നില്ല. അതായത് Batch dies non വഴി ചേര്‍ത്താലും Leave Entry യില്‍ Dies Non കയറിയിട്ടുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുന്നത് നന്നായിരിക്കും.
Q:42 GPF, KASEPF തുടങ്ങിയവയുടെ ലോണുകള്‍ അടച്ചു തീരുന്നതിനു മുമ്പ് പുതിയ ലോണ്‍ എടുക്കുമ്പോള്‍ എങ്ങനെയാണ് സ്പാര്‍ക്കില്‍ ചേര്‍ക്കേണ്ടത് ?
An: ഇങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ പഴയ ലോണ്‍ ക്ലോസ്സ് ചെയ്ത് പുതിയ ലോണ്‍ എടുക്കുകയാണ് വേണ്ടത്. പുതിയ ലോണ്‍ എന്നു പറയുന്നത് പഴയ ലോണിന്റെ ബാക്കിയുള്ള തുകയും പുതിയതായി എടുക്കുന്ന തുകയും കൂടിച്ചേര്‍ന്നതായിരിക്കും. ഈ തുകയുടെ അനുബന്ധമായ മറ്റ് വിവരങ്ങളുമാണ് നല്‍കേണ്ടത്. ഈ പോസ്റ്റ് വായിക്കൂ.
Q:43 ഒരാളുടെ Deductions നല്‍കുമ്പോള്‍ Deductions ന്റെ Serial Number എങ്ങനെയാണ് നല്‍കേണ്ടത് ?
An: Deductions ന്റെ Serial Number എന്നാല്‍ ഒന്നിച്ച് സീരിയല്‍ നമ്പര്‍ കൊടുക്കലല്ല. ഓരോ Deductions നും Serial Number നല്‍കണം. ഉദാഹരണമായി ഒരു ജീവനക്കാരന് 5 LIC deductions ഉണ്ടെങ്കില്‍ 1,2,3,4,5 എന്നിങ്ങനെ നല്‍കാം. അതേ ജീവനക്കാരന് 3 SLI deductions ഉണ്ടെങ്കില്‍ അതിനും 1,2,3 എന്നിങ്ങനെ നല്‍കാം. PF തുക വര്‍ദ്ധിപ്പിക്കുമ്പോള്‍ പുതിയതായി കൂട്ടിയ തുക പുതിയ ഐറ്റമായി ചേര്‍ക്കുകയാണ് വേണ്ടത്.
Q:44 part Time ജീവനക്കാര്‍ക്ക് HRA വരാതിരിക്കാന്‍ എന്തു ചെയ്യണം ?
An: Main menu -> Service Matters -> Personal Details -> Present Service Details -> Service Category 'State Sabodinate എന്നതിനു പകരം Part Time Staff എന്നാക്കി മാറ്റിയാല്‍ മതി. Aided സ്കൂള്‍ ജീവനക്കാര്‍ക്ക് ഇങ്ങനെ മാറ്റം വരുത്തണമെങ്കില്‍ AEO/DEO ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെടണം.
Q:45 സ്പാര്‍ക്കില്‍ User name , password ഇവ നല്‍കിയതിനു ശേഷം ഏതാനും അക്ഷരങ്ങളും ടൈപ്പ് ചെയ്യാന്‍ ആവശ്യപ്പെടാറുണ്ട്. ഇത് എന്തിനാണ് ?
An:പൊതുജനങ്ങളിൽ നിന്നും പ്രസിദ്ധപ്പെടുത്തലുകൾ സ്വീകരിക്കുന്ന വെബ്‌സൈറ്റുകളിൽ
സ്വയം പ്രവർത്തിക്കുന്ന സങ്കേതങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് അത്തരം വെബ്‌സൈറ്റുകളെ
ദുരുപയോഗം ചെയ്യാറുണ്ട്. ഇത്തരം പ്രവൃത്തികൾ തടയുന്നതിനായി രൂപംനൽകിയ
സങ്കേതം അഥവാ ചെറുപരീക്ഷണമാണ് കാപ്ച്ച അഥവാ കാപ്ച്ചാകോഡുകൾ. നിറങ്ങൾ
ചേർത്തതോ വികലമാക്കിയതോ ആയ അക്ഷരങ്ങളും, അക്കങ്ങളും കലർന്ന എഴുത്തുകൾ
പ്രസിദ്ധപ്പെടുത്തുന്നയാളെക്കൊണ്ട് വായിച്ചോ/കേട്ടിട്ടോ വെബ്‌പേജുകളിലേക്ക്
പകർത്തി അത് വെബ്‌സർവറുകളിൽ വച്ച് പരിശോധിക്കുന്നു. രണ്ട് എഴുത്തുകളും
സമാനമാണെങ്കിൽ പ്രസിദ്ധപ്പെടുത്തലുകൾ സ്വീകരിക്കുന്നു. അല്ലെങ്കിൽ വീണ്ടും
ശ്രമിക്കുവാൻ ആവശ്യപ്പെടുന്നു. വാക്കുകൾ വികലാമായതിനാലും, വിവരങ്ങൾ
വെബ്‌സർവറുകളിൽ നിന്നും വരുന്നതിനാലും കൃത്രിമ സങ്കേതം കൊണ്ട് ആ എഴുത്തുകൾ
കണ്ടുപിടിക്കുവാൻ സാധിക്കുകയില്ല. 2000ൽ ലൂയിസ് വോൺ ആൻ, മാന്വേൽ ബ്ലം, നിക്കോളാസ് ജെ ഹോപ്പർ, ജോൺ ലാങ്ഫോർഡ് എന്നിവരാണ് കാപ്ച്ചയ്ക്ക് രൂപം കൊടുത്തത്. Capture എന്ന ഇംഗ്ലീഷ് പദത്തിൽ നിന്നുമാണ് Captcha രൂപം കൊണ്ടത്. "Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart" എന്നതിന്റെ ചുരുക്കമാണ് CAPTCHA. സ്പാര്‍ക്ക് CAPTCHAയില്‍ 'ഒ' ഉപയോഗിക്കാറില്ല 0(പൂജ്യം) ആണ് ഉപയോഗിക്കുന്നത്.(അവലംബം - വിക്കീപീഡിയ)
Q:46 Deductions ല്‍ Account Number ചേര്‍ത്തിട്ടുണ്ടെങ്കിലും PF Schedule ല്‍ Account Number കാണുന്നില്ല ?
An: Main Menu -> Service Matters -> Personal Details -> Present Service Details -> PF Number ചേര്‍ക്കുക. Aided സ്കൂള്‍ ജീവനക്കാര്‍ക്ക് ഇങ്ങനെ മാറ്റം വരുത്തണമെങ്കില്‍ AEO/DEO ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെടണം.
Q:47 Daily Wages ന്റെ ശമ്പളം സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയാത്തത് എന്തുകൊണ്ടാണ് ?
An: Daily Wages staff പെര്‍മനന്റ് എംപ്ലോയി അല്ല. അതുകൊണ്ടു തന്നെ PEN ലഭിക്കില്ല.
Q:48 Salary Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ ബില്‍ ടൈപ്പ് സെലക്ട് ചെയ്തെങ്കിലും ജീവനക്കാരന്റെ പേര് കാണിക്കുന്നില്ല.
An: 1. Bill Type പരിശോധിക്കുക.(Salary Matters -> Changes in the month -> Present Salary) ഇവിടെ ശരിയായ ബില്‍ ടൈപ്പ് കൊടുത്തിട്ടില്ലെങ്കില്‍ അത് നല്‍കുക.2. Present Salary Confirm ചെയ്യുക. (Salary Matters -> Changes in the month -> Present Salary). ഈ പേജിലെ കണ്‍ഫേം ബട്ടണ്‍ പ്രസ്സ് ചെയ്ത് നോക്കുക
3. Salary Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യുന്ന കാലഘട്ടത്തിലെ സാലറി സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ പ്രോസസ് ചെയ്തിട്ടുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക. പ്രോസസ് ചെയ്തിട്ടില്ലെങ്കില്‍ Manually Drawn വഴി തുകകള്‍ നല്‍കണം.
4. Date of Retirement പരിശോധിക്കുക. To Date റിട്ടയര്‍ ചെയ്യുന്ന മാസമാണെങ്കില്‍ ലിസ്റ്റില്‍ പേര് കാണിക്കില്ല. അങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ Date of retirement മാറ്റി നല്‍കി (Service Matters -> Personal Details -> Present Service Details -> Date of Retirement) Arrear Salary പ്രോസസ് ചെയ്യാം. പ്രോസസ് ചെയ്തു കഴിഞ്ഞതിനു ശേഷം ശരിയായ റിട്ടയര്‍മെന്റ് തിയതി നല്‍കിയിരിക്കണം. Aided സ്കൂള്‍ ജീവനക്കാര്‍ക്ക് ഇങ്ങനെ മാറ്റം വരുത്തണമെങ്കില്‍ AEO/DEO ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെടണം.)
Q:49 ഒരു ജീവനക്കാരന് Increment നല്‍കാന്‍ മറന്നു പോയി. പിന്നീട് എങ്ങനെ കഴിഞ്ഞ Increment നല്‍കും.
An: 1. വിട്ടു പോയ Increment കൃത്യമായി Service History യില്‍ ചേര്‍ക്കണം. 2. ഇപ്പോഴത്തെ Basic pay മാനുവലായി മാറ്റിക്കൊടുക്കണം (Salary matters -> Pay Revision 2000 -> Pay Revision Editing - Basic Pay, Aided സ്കൂള്‍ ജീവനക്കാര്‍ക്ക് ഇങ്ങനെ മാറ്റം വരുത്തണമെങ്കില്‍ AEO/DEO ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെടണം.)
3. തുടര്‍ന്ന് Increment ചേര്‍ക്കാന്‍ വിട്ടു പോയ മാസം മുതലുലള്ള Salary Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യണം.
Q: 50 കഴിഞ്ഞ മൂന്ന് വര്‍ഷമായി LWA ഉള്ളയാള്‍ക്ക് Prof: tax സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ പ്രോസസ് ചെയ്ത് വരുന്നത് എന്തുകൊണ്ടാകും.
An: ഇപ്പോഴത്തെ Present Salary (Salary Matters -> Changes in the month -> Present Salary ) വെച്ചു കൊണ്ടാകും Prof: Tax കണക്കാക്കുന്നത്. ഇങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ ടാക്സ് കണക്കാക്കുമ്പോള്‍ ലീവിലുള്ള ജീവനക്കാരനെ സെലക്ട് ചെയ്യാതിരുന്നാല്‍ മതി.
Q: 51 Bonus Calculation സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ നടത്തുമ്പോള്‍ അര്‍ഹരായവരുടെ പേരുകള്‍ കാണിക്കുന്നില്ല. ?
An: ഒരു പക്ഷേ ബോണസ് പരിധിയില്‍ ഉള്‍പ്പെടാത്തവരായിരിക്കും. ബോണസ് സംബന്ധിച്ച ഗവ സര്‍ക്കുലര്‍ പരിശോധിക്കുക. അല്ലെങ്കില്‍ കഴിഞ്ഞ ഒരു വര്‍ഷത്തെ സാലറി സ്പാര്‍ക്കില്‍ ഇല്ലാത്തതു കൊണ്ടായിരിക്കും. Manualy Drawn (Salary Matters -> Manually Drawn ) വഴി സ്പാര്‍ക്കില്‍ ഇല്ലാത്ത സാലറി നല്‍കിയാല്‍ ബോണസ് കാല്‍ക്കുലേറ്റ് ചെയ്തു വരും. Manually Drawn വഴി നല്‍കുന്ന തുകകള്‍ തെറ്റായിരുന്നാലും ബോണസ് കാലക്കുലേഷന്‍ തെറ്റായി കാണിക്കും. മാനുവലി ഡ്രോണ്‍ വഴി റഗുലര്‍ സാലറിക്കു പകരം അരിയര്‍ നല്‍കിയാലും ബോണസ് കാല്‍ക്കുലേഷന്‍ തെറ്റായി കാണിക്കും.
Q: 52 Festival Allowance ന് അര്‍ഹമായ കാലഘട്ടത്തില്‍ സര്‍വ്വീസില്‍ ഉണ്ടായിരിക്കുകയും അതിനു ശേഷം റിട്ടയര്‍ ആവുകയും ചെയ്ത ജീവനക്കാരന്റെ ഫെസ്റ്റിവല്‍ അലവന്‍സ് എങ്ങനെ സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ പ്രോസസ് ചെയ്യാം ?
An: ഇത്തരം കേസുകളില്‍ ജീവനക്കാരന് സര്‍വ്വീസില്‍ ഇല്ലാത്തതുകൊണ്ട് മാനുവലായി ബില്ല് കൊടുക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. അതല്ലാതെ സ്പാര്‍ക്കില്‍ റിട്ടയര്‍മെന്റ് തിരുത്തിയും മറ്റും ഫെസ്റ്റിനല്‍ അലവന്‍സ് ബില്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിക്കരുത്.
Q: 53 Acquittance Report ല്‍ എല്ലാവരുടേയും പേരുകള്‍ വരുന്നില്ല. കാരണം ?
An: അക്വിറ്റന്‍സ് ഗ്രൂപ്പില്‍ ഉള്‍പ്പെടാത്തതു കൊണ്ടാണ് റിപ്പോര്‍ട്ടില്‍ പേരുകള്‍ വരാത്തത്. Salary Matters ->Changes in the month -> Present Salary -> Acquittance Group ജീവനക്കാരെ ഉള്‍പ്പെടുത്തി സേവ് ചെയ്താല്‍ മതി.
Q: 54. Probation Declare ചെയ്യുന്നത് എങ്ങനെ ?
An: Salary Matters -> Personal Details -> Probation വഴി പൊബേഷന്‍ പേജ് എടുത്ത് Details എന്റര്‍ ചെയ്ത് Confirm ചെയ്യാം
Q: 55. Probation Declare ചെയ്തതിനു ശേഷം മുന്‍ Date ല്‍ Increment പാസ്സാക്കുന്നത് എങ്ങനെ ?
An: ആദ്യത്തെ Increment പാസ്സാക്കുന്നത് പലപ്പോഴും മാസത്തിന്റെ ആദ്യത്തെ ദിവസം വെച്ചു കൊണ്ടായിരിക്കില്ല. ഇടക്കുള്ള ദിവസമായിരിക്കും. ഇങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ ഇടക്കുള്ള തിയതിയില്‍ Pay Change വരുത്താന്‍ Promotion Option ഉപയോഗിക്കാം. പ്രൊമോഷന്‍ പേജില്‍ New Designation
New Basic Pay
with effect from
Order No
Order Date
തുടങ്ങിയവ ശരിയായി നല്‍കി കണ്‍ഫേം ചെയ്യാം. തുടര്‍ന്ന് Increment പാസാക്കിയ മുതലുള്ള Salary Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യാം. (Salary Matters -> Processing -> Arrear -> Salary Arrear)
Salary Arrear Bill എടുക്കുമ്പോള്‍ Gross, Net എന്നിവ 0 എന്ന് കാണിക്കുന്നുണ്ടെങ്കില്‍ Promotion ശരിയായി വീണ്ടും നല്‍കണം. Promotion നല്‍കുന്ന കാലഘട്ടം Service History യില്‍ ഉണ്ടെങ്കില്‍ അവ Delete ചെയ്ത് Promotion നല്‍കണം. Promotion കണ്‍ഫേം ചെയ്യുന്ന സമയത്ത് Data Updated Successfully Message വരണം.
Q: 56. How to Add GPF/KASEPF Loan in SPARK ? ലോണ്‍ അടച്ചു തീരാതെ പുതിയ ലോണ്‍ എടുക്കേണ്ടി വരുമ്പോള്‍ എന്തു ചെയ്യണം ?
An: In case of availing PF loan, when there is already an existing loan, it is suggested to close the old loan and enter the new loan afresh. ലോണ്‍ അടച്ചു തീരാതെ പുതിയ ലോണ്‍ എടുക്കേണ്ടി വരുമ്പോള്‍ പ്രസ്തുത ലോണ്‍ ക്ലോസ്സ് ചെയ്യണം. ലോണ്‍ പേജില്‍ (Salary Matters -> Changes in the Month -> Loan -> Loan Details) ഏറ്റവും താഴെ Close Loan എന്ന ലിങ്ക് കാണാം. ഇവിടെ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ആവശ്യമായ കാര്യങ്ങള്‍ നല്‍കി സേവ് ചെയ്യണം. തുടര്‍ന്ന് പഴയ ലോണില്‍ ബാക്കിയുള്ള തുകയും പുതിയതായി എടുക്കുന്ന തുകയും ചേര്‍ത്ത് പുതിയ ലോണായി എന്റര്‍ ചെയ്യണം. ഈ പോസ്റ്റ് വായിക്കൂ.
Q: 57. Encash ചെയ്ത കഴിഞ്ഞ മാസത്തെ സാലറി ബില്ല് അറിയാതെ കാന്‍സല്‍ ചെയ്തു. പ്രസ്തുത ബില്ല് ഈ മാസം വീണ്ടും പ്രോസസ് ചെയ്താല്‍ മതിയോ ?
An: അങ്ങനെ ചെയ്യുമ്പോള്‍ ബില്‍ നമ്പര്‍, സ്പാര്‍ക്ക് കോഡ്, എന്‍കാഷ് തിയതി തുടങ്ങിയവ മാറുന്നതാണ്. മാത്രമല്ല ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യുന്ന ഈ മാസം ഏതെങ്കിലും ജീവനക്കാരന് ഇന്‍ക്രിമെന്റ് പാസാക്കിയിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ പൂതിയ ബെസിക്ക് പേ പ്രകാരമുള്ള സാലറിയായിരിക്കും പ്രോസസ് ചെയ്ത് വരുന്നത്. അതുകൊണ്ട് കാന്‍സല്‍ ചെയ്ത പഴയ മാസത്തെ സാലറി Manually Drawn (Salary Matters -> Manually Drawn) ഓപ്ഷനിലൂടെ നല്‍കുന്നതാണ് നല്ലത്. (See Q:40 for Manually Drawn). ഇപ്പോള്‍ ഇ സബ്മിഷന്‍ ആയതു കൊണ്ട് ട്രഷറി ഒബ്ജക്ട് ചെയ്യാതെ ബില്ല് Cancel ചെയ്യാന്‍ കഴിയില്ല.
Q: 58. Retire ആയ ജീവനക്കാരന്റെ DA Arrear എങ്ങനെ പ്രോസസ് ചെയ്യാം ?
An: ഇതുവരെ സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ ഇത്തരം ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുമായിരുന്നില്ല. ഇപ്പോള്‍ റിട്ടയര്‍ ആയ ജീവനക്കാരുടെ DA അരിയര്‍ സ്പാര്‍ക്കിലുടെ തന്നെ പ്രോസസ് ചെയ്യാനുള്ള ഓപ്ഷന്‍ നല്‍കിയിട്ടുണ്ട് (Salary Matters -> Processing -> Arrear -> DA -> DA Arrear Retd Employees) . ഇതുവരെ ചെയ്തിരുന്ന പ്രോസസ് എന്തായിരുന്നുവെന്ന് നോക്കാം. - Retire ആയ ജീവനക്കാരന്റെ DA Arrear എക്സല്‍ ഷീറ്റില്‍ ടൈപ്പ് ചെയ്തോ അല്ലെങ്കില്‍ മാനുവലായി പേപ്പറില്‍ എഴുതിയോ ട്രഷറിയില്‍ സമര്‍പ്പിക്കാവുന്നതാണ്. സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ തന്നെ DA Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യണമെന്നുണ്ടെങ്കില്‍ റിട്ടയര്‍ ചെയ്ത ജീവനക്കാരന്റെ Date of Superannuation (Service Matters -> Personal Details -> Personal Memmoranda ->Date of Superannuation) Future Date ആക്കി മാറ്റിക്കൊടുത്ത് Confirm ചെയ്ത് DA Arrear ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. പ്രോസസ് ചെയ്തതിനു ശേഷം Date of Superannuation പഴയതു തന്നെ ആക്കി മാറ്റിക്കൊടുക്കാന്‍ മറക്കരുത്.(DA Arrear other Doubts Q:2, Q:23, Q:36, Q:37, Q:39, DA Arrear Process )
Q: 60. ഇക്കഴിഞ്ഞ മാസം നാലാം തിയതി (AN) ഒരു ജീവനക്കാരന് ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ആയി മറ്റൊരു ഓഫീസിലേക്ക് പോയി. പാര്‍ട്ട് സാലറി Yes കൊടുത്തു കൊണ്ട് റിലീവ് ചെയ്യുകയും ചെയ്തു. പക്ഷേ ഈ ഓഫീസില്‍ നിന്നും പ്രോസസ് ചെയ്യേണ്ട 4 ദിവസത്തെ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്തപ്പോള്‍ ബില്‍ തുക മൈനസ് ആയി കാണിക്കുകയും പ്രോസസിങില്‍ എറര്‍ കാണിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.?
An: ഏതാനും ദിവസങ്ങള്‍ മാത്രം ജോലി ചെയ്ത് പുതിയ ഓഫീസിലേക്ക് ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ആകുമ്പോള്‍ കുറച്ചു ദിവസത്തെ സാലറി മാത്രമേ ആദ്യത്തെ ഓഫീസില്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയു. അതേ സമയം ഇങ്ങനെ പ്രോസസ് ചെയ്യുന്ന സാലറിയേക്കാള്‍ കൂടുതല്‍ Deductions ഉണ്ടായിരിക്കുകയും ചെയ്യുമ്പോള്‍ Net Amount മൈനസ് തുക കാണിക്കുകയും സാലറി പ്രോസസിങില്‍ എറര്‍ കാണിക്കുകയും ചെയ്യും. Net Amount നേക്കാള്‍ കൂടുതല്‍ Deductions Amount വരികയാണെങ്കില്‍ ഓരോ Deductions ഉം കഴിഞ്ഞ മാസം വച്ചു കൊണ്ട് ഫ്രീസ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. (ഉദാ: ജൂണ്‍ മാസത്തിലെ സാലറിയാണ് പ്രോസസ് ചെയ്യേണ്ടതെങ്കില്‍ Deductions ന്റെ To Date 31-05-2013 എന്ന് നല്‍കാം.). പക്ഷേ ഇവിടെ ജീവനക്കാരനെ റിലീവ് ചെയ്തു കഴിഞ്ഞ ശേഷമാണ് 4 ദിവസത്തെ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യുകയും മൈനസ് തുക കാണിക്കുകയും ചെയ്തത്. ഇങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ആയ ജീവനക്കാരന്റെ Deductions ഫ്രീസ് ചെയ്യാന്‍ ആദ്യത്തെ ഓഫീസിന് സാധ്യമല്ല. ഇവിടെ ചെയ്യാവുന്നത് Join ചെയ്ത പുതിയ ഓഫീസില്‍ നിന്നും Deductions ഫ്രീസ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. അങ്ങനെ ഫ്രീസ് ചെയ്തതിനുശേഷം ആദ്യത്തെ ഓഫീസില്‍ 4 ദിവസത്തെ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യാം. ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ സംബന്ധിച്ച് ഇതിനു മുമ്പ് പ്രസിദ്ധീകരിച്ച 2 പോസ്റ്റുകള്‍ കണ്ടിരിക്കുമല്ലോ. Post 1 - Post 2
Q: 59. അക്വിറ്റന്‍സ് റോളില്‍ എല്ലാ ജീവനക്കാരുടെ പേരുകളും വരുന്നില്ല ?
An: Salary Matters -> Changes in the Month ->Present Salary എടുത്ത് അക്വിറ്റന്‍സ് റോളില്‍ പേരു വരാത്ത ജീവനക്കാരുടെ പേര് സെലക്ട് ചെയ്ത് ശരിയായ അക്വിറ്റന്‍സ് നല്‍കി കണ്‍ഫേം ചെയ്യുക. പിന്നീട് Salary Matters -> Pay Rivision 2009-> Pay Revision Editing എടുത്ത് അക്വിറ്റന്‍സ് റോളില്‍ പേരു വരാത്ത ജീവനക്കാരെ സെലക്ട് ചെയ്ത് ശരിയായ അക്വിറ്റന്‍സ് നല്‍കി കണ്‍ഫേം ചെയ്യുക(Aided സ്കൂളുകാര്‍ക്ക് Pay Revision Editing നടത്തണമെങ്കില്‍ AEO/DEO ഓഫീസ് വഴി മാത്രമേ സാധിക്കു) .
Q: 60.പ്രോഫഷണല്‍ ടാക്സ് സ്പാര്‍ക്കില്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ ഒരാളുടെ പേരു മാത്രം വരുന്നില്ല.
An: പ്രോഫഷണല്‍ ടാക്സ് വരാത്തതിനു കാരണം പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരന്റെ Personal Details ല്‍ Physically Handicapped Yes or No എന്നുളിടത്ത് 'No' എന്ന് കൊടുത്താല്‍ മതി.
Q: 61. ഏതാനും വര്‍ഷങ്ങളായി ദീര്‍ഘ കാല അവധിയിലുള്ള ജീവനക്കാരന് ഇടയ്ക്കു വെച്ച് ലീവ് ക്യാന്‍സല്‍ ചെയ്ത് വീണ്ടും ജോലിയില്‍ പ്രവേശിച്ചു എന്നിരിക്കട്ടെ. ലീവ് ക്യാന്‍സല്‍ ചെയ്ത് വീണ്ടും ജോലിയില്‍ പ്രവേശിച്ചതു മുതലുള്ള സാലറി ഏതാനും മാസങ്ങള്‍ക്കു ശേഷം പ്രോസസ് ചെയ്യേണ്ടി വരുമ്പോള്‍ എങ്ങനെയാണ് ചെയ്യേണ്ടത് ?
An: ലീവ് അക്കൗണ്ട് ശരിയാക്കുക. സര്വ്വീസ് ഹിസ്റ്ററി ശരിയാണോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക. Multiple Month Salary Processing വഴി പഴയ മാസങ്ങളിലെ സാലറി ഒന്നിച്ച് പ്രോസസ് ചെയ്യുക
Q: 62. Transfer ചെയ്യുമ്പോള്‍ Lock ചെയ്ത ജീവനക്കാരന്റെ Data അണ്‍ ലോക്ക് ചെയ്യണോ ?
An: തീര്‍ച്ചയായും. അണ്‍ ലോക്ക് ചെയ്ത ശേഷം Transfer ചെയ്യുക.
Q: 63. സ്പാര്‍ക്കില്‍ കണ്‍ട്രോളിങ് ഓഫീസറെ ക്രിയേറ്റ് ചെയ്യാന്‍ എന്തു ചെയ്യണം ?
An: Aided സ്കൂള്‍ ജീവനക്കാരുടെ ഡാറ്റ ലോക്കു ചെയ്യാനും അണ്‍ലോക്കു ചെയ്യാനുമുള്ള അംഗീകാരം AEO/DEO ഓഫീസുകള്‍ക്കാണ്. ഗവണ്‍മെന്റ് സ്കൂള്‍ ജീവനക്കാരുടെ ഡാറ്റ ലോക്കു ചെയ്യാനും അണ്‍ലോക്കു ചെയ്യാനും കണ്‍ട്രോളിങ് ഓഫീസര്‍ ആവശ്യമാണ്. 2013 ആഗസ്റ്റ് മാസത്തോടു കൂടി കണ്‍ട്രോളിങ് ഓഫീസറെ ക്രിയേറ്റ്
ചെയ്യാനുള്ള മെനു സ്പാര്‍ക്കില്‍ നിന്നും എടുത്തു കളഞ്ഞു. അതിനാല്‍ ഇനിയും
കണ്‍ട്രോളിങ് ഓഫീസറെ ക്രിയേറ്റ് ചെയ്യാത്തവര്‍ സ്പാര്‍ക്ക്ഹെല്‍പ്പ്
ഡെസ്കുമായി ബന്ധപ്പെടണം. PH: 04712579700. How to Lock or Unlock of an Employee in SPARK - Click Here
1.Salary Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യുന്ന കാലഘട്ടത്തിലെ സാലറി സ്പാര്‍ക്ക് അക്കൗണ്ടില്‍ ഉണ്ടായിരിക്കണം. ഇല്ലെങ്കില്‍ Manually Drawn വഴി (Salary Matters -> Manually Drawn) നല്‍കിയിട്ട് Salary Arrear Process ചെയ്യണം.
2.ഈ കാലഘട്ടത്തിലെ Salary Arrear മുന്‍ മാസത്തില്‍ പ്രോസസ് ചെയ്തുത് കിടക്കുന്നുണ്ടോ എന്ന് നോക്കുക. ഇങ്ങനെ പ്രോസസ് ചെയ്ത് കിടക്കുന്നുണ്ടെങ്കിലും Salary Arrear തെറ്റായി കാണിക്കും.
3.ഒരേ കാലഘട്ടത്തില്‍ തന്നെ Salary Arrear ഉം DA Arrear ഉം പ്രോസസ് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ടെങ്കില്‍ ആദ്യം പ്രോസസ് ചെയ്യേണ്ടത് Salary Arrear ആണ്. അതിനു ശേഷം DA Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യുക. In the case of employees having both da arrear and salary arrear for the same period, first process salary arrear then process da arrear. To effect latest changes in data, Cancel previous processing and process again. The arrear processing will be correct only if All the previous bills including salary, da arrear, leave surrender need to be processed through SPARK or it should be entered through manually drawn option.
1.Last Pay Change മുതലുള്ള കാലഘട്ടം Service History യില്‍ ഉള്ളതു കൊണ്ടായിരിക്കാം. Service Histroy യിലെ അവസാനത്തെ എന്‍ട്രി Delete ചെയ്ത് Arrear പ്രോസസ് ചെയ്താല്‍ മതി.
2. Salary Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യുന്ന കാലയളവില്‍ ജോലി ചെയ്തിരുന്ന ഓഫീസിന്റെ പേര് തെറ്റായിട്ടാണോ സ്പാര്‍ക്കില്‍ ഉള്ളത് എന്ന് നോക്കുക. (Service Matters-> Personal Details -> Service History )
Q: 64. Salary Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ Amount തെറ്റായി കാണിക്കുന്നു. എന്തായിരിക്കും കാരണം ?
An: ഏതാനും സാധ്യതകള്‍ നമുക്ക് പരിശോധിക്കാം.1.Salary Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യുന്ന കാലഘട്ടത്തിലെ സാലറി സ്പാര്‍ക്ക് അക്കൗണ്ടില്‍ ഉണ്ടായിരിക്കണം. ഇല്ലെങ്കില്‍ Manually Drawn വഴി (Salary Matters -> Manually Drawn) നല്‍കിയിട്ട് Salary Arrear Process ചെയ്യണം.
2.ഈ കാലഘട്ടത്തിലെ Salary Arrear മുന്‍ മാസത്തില്‍ പ്രോസസ് ചെയ്തുത് കിടക്കുന്നുണ്ടോ എന്ന് നോക്കുക. ഇങ്ങനെ പ്രോസസ് ചെയ്ത് കിടക്കുന്നുണ്ടെങ്കിലും Salary Arrear തെറ്റായി കാണിക്കും.
3.ഒരേ കാലഘട്ടത്തില്‍ തന്നെ Salary Arrear ഉം DA Arrear ഉം പ്രോസസ് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ടെങ്കില്‍ ആദ്യം പ്രോസസ് ചെയ്യേണ്ടത് Salary Arrear ആണ്. അതിനു ശേഷം DA Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യുക. In the case of employees having both da arrear and salary arrear for the same period, first process salary arrear then process da arrear. To effect latest changes in data, Cancel previous processing and process again. The arrear processing will be correct only if All the previous bills including salary, da arrear, leave surrender need to be processed through SPARK or it should be entered through manually drawn option.
Q: 65. സ്പാര്‍ക്കില്‍ ലോഗിന്‍ ചെയ്തപ്പോള്‍ Establishment interface മാറി Employee Interface എന്നായി കാണുന്നു. മാത്രമല്ല Main Menu വിലെ Salary Matters തുടങ്ങിയവ കാണുന്നില്ല. Salary പ്രോസസ് ചെയ്യാനും പറ്റുന്നില്ല.
An: DDO/HM ന് Grade Promotion നല്‍കുമ്പോള്‍ ചിലപ്പോള്‍ ഇങ്ങനെ സംഭവിക്കുന്നുണ്ട്. എന്തു തന്നെയായാലും TVM Spark help Desk നു മാത്രമേ Establishment Interface വീണ്ടെടുത്തു തരാന്‍ സാധിക്കു Thiruvananthapuram SPARK PMU 0471-2579700, Kannur Regional Spark Help Centre 0497-2707722 , info@spark.gov.in, Chat. ഗവണ്‍മെന്റ് സ്കൂള്‍ ആണെങ്കില്‍ Service matters -> Promotion വഴി Grade നല്‍കുന്നതിനു പകരം Service History അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്ത് ഈ പ്രശ്നം വരാതിരിക്കാന്‍ ശ്രദ്ധിക്കാം.
Q: 66. Salary Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ HRA (Due) തെറ്റായി കാണിക്കുന്നു. എന്തു ചെയ്യും.
An: Salary Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ HRA (Due) തെറ്റായി കാണിക്കുന്നതിന് രണ്ട്കാരണങ്ങള്‍ ഇവിടെ പരിശോധിക്കാം.1.Last Pay Change മുതലുള്ള കാലഘട്ടം Service History യില്‍ ഉള്ളതു കൊണ്ടായിരിക്കാം. Service Histroy യിലെ അവസാനത്തെ എന്‍ട്രി Delete ചെയ്ത് Arrear പ്രോസസ് ചെയ്താല്‍ മതി.
2. Salary Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യുന്ന കാലയളവില്‍ ജോലി ചെയ്തിരുന്ന ഓഫീസിന്റെ പേര് തെറ്റായിട്ടാണോ സ്പാര്‍ക്കില്‍ ഉള്ളത് എന്ന് നോക്കുക. (Service Matters-> Personal Details -> Service History )
Q: 67. ഒരു മാസത്തെ സാലറി ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്ത് പി എഫ് ഷെഡ്യൂള്‍ പരിശോധിച്ചപ്പോള്‍ ഒരു ജീവനക്കാരന്റെ ഷെഡ്യൂള്‍ ഒരു പേജിലും മറ്റുള്ള എല്ലാവരുടെയും പേരുകള്‍ അടുത്ത പേജിലുമായി വരുന്നു. എല്ലാവരുടേയും പേരുകള്‍ ഒരുമിച്ച് ആക്കാന്‍ എന്തു ചെയ്യണം ?
An: തെറ്റിക്കിടക്കുന്ന ജീവനക്കാരന്റെ PF Type പരിശോധിക്കുക (Service Matters -> Personal Details -> Present Service Details -> PF Type). PF Type സെലക്ട് ചെയ്യാത്തതു കൊണ്ട് ഇങ്ങനെ സംഭവിക്കാറുണ്ട്. ലോക്ക് ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ അണ്‍ലോക്ക് ചെയ്തതിനുശേഷം മാത്രമേ ഇത് സാധിക്കൂ
Q: 68.ബാക്കി അടയ്ക്കാനുള്ള PF ലോണ്‍ മുഴുവനായും ഒറ്റ മാസത്തില്‍ അടയ്ക്കാന്‍ സാധിക്കുമോ ?
An: അടക്കാന്‍ സാധിക്കും. ഇതു വരെ അടച്ചത് വച്ചു കൊണ്ട് ലോണ്‍ ക്ലോസ്സ് ചെയ്യുക. (Salary Matters -> Changes in the month -> Loan -> Loan Details -> Close Loan (പേജിന്റെ ഏറ്റവും താഴെ) ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് കഴിഞ്ഞ മാസം വെച്ചു കൊണ്ട് ലോണ്‍ ക്ലോസ്സ് ചെയ്യാം). പിന്നീട് അടയ്ക്കാന്‍ ബാക്കിയുള്ള തുക മുഴുവന്‍ ഒറ്റ Amount ആയി കൊടുത്തുകൊണ്ട് പുതിയ ലോണ്‍ ആയി എന്റര്‍ ചെയ്യാവുന്നതാണ്.
Q: 69. Salary Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ Deduct to PF എന്ന കോളത്തില്‍ ഒന്നും വരുന്നില്ല. ?
An: 1. ആ മാസം പി എഫ് ലേക്ക് പോകേണ്ടതുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക.
2. Service Details ല്‍ PF Type ചേര്‍ത്തിട്ടുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക.
3. PF No ചേര്‍ത്തിട്ടുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കണം
Q: 70. DA അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്തപ്പോള്‍ Balance കോളങ്ങളില്‍ ഒന്നും കാണുന്നില്ല.
An: അരിയര്‍ കഴിഞ്ഞ ഏതെങ്കിലും മാസം പ്രോസസ് ചെയ്തിട്ടുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക. Drawn Salary Details (Main Menu -> Salary Matters -> Drawn Salary Details) എടുത്ത് നോക്കിയാല്‍ ഇതിനു മുമ്പ് പ്രോസസ് ചെയ്തിരിക്കുന്ന Monthly Salary, Arrear എന്നിവ കാണാവുന്നതാണ്.
Q: 71.Property Return File ചെയ്യാന്‍ കഴിയുന്നില്ല. Filing Authority is not defined for the Employee. Cannot Proceed എന്ന മെസ്സേജ് വന്നു കൊണ്ടിരിക്കുന്നു.
An: സ്പാര്‍ക്കില്‍ സെറ്റ് ചെയ്യാത്തതു കൊണ്ട് . സ്കൂളുകള്‍ തല്‍ക്കാലം മാനുവലായി Property Return സമര്‍പ്പിച്ചാല്‍ മതിയാകും.
Q: 72. എയിഡഡ് സ്കൂളുകളിലെ ജീവനക്കാരുടെ Present Salary യിലെ Basic Pay എങ്ങനെ Change ചെയ്യാം. ഇപ്പോള്‍ Locked ആയി കാണുന്നു. മാത്രമല്ല Pay Revision Editing എന്ന ഇപ്പോള്‍ കാണുന്നുമില്ല.
An: പുതിയ Basic Pay യിലേക്ക് മാറ്റാനാണെങ്കില്‍ Promotion കൊടുത്ത് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. Unlock ചെയ്യാന്‍ AEO/DEO ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെട്ടാല്‍ മതിയാകും. Pay Revision Editing എന്ന മെനു എയിഡഡ് സ്കൂളുകള്‍ക്ക് ലഭ്യമല്ല. എന്നാല്‍ ഈ മെനു AEO/DEO ഓഫിസുകള്‍ക്ക് ലഭ്യമാണ്.
Q: 73. Monthly Salary Bill പ്രോസസ് ചെയ്തപ്പോള്‍ PF ഷെഡ്യൂള്‍ ലഭിക്കുന്നില്ല. No Employee to display എന്ന Error മെസ്സേജ് ആണ് വരുന്നത് ?
An: ഇതിനു കാരണം Present Salary Details ലും Present Service Details ലും PF Type രണ്ടായി ചേര്‍ത്തിരിക്കുന്നതു കൊണ്ടായിരിക്കും ഇങ്ങനെ വരുന്നത്.
1.Service Matters -> Personal Details ->Present Service Details ലെ PF Type പരിശോധിക്കുക.
2. Salary Matters -> Changes in the month -> Present Salary -> Others Deductions -> PF Type പരിശോധിക്കുക.
രണ്ടിലും ഒരേ PF Type തന്നെയാണെന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തുക.
Please check and update PF type under the menu, service matters---personal memoranda----present service details-----PF type, also check and update the same in present salary details------- deductions----PF type. otherwise PF schedule report generation will fail. ലോക്ക് ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ അണ്‍ലോക്ക് ചെയ്തതിനുശേഷം മാത്രമേ ഇത് സാധിക്കൂ
Q: 74. പഴയ DA അരിയര്‍ PF ല്‍ ലയിപ്പിക്കേണ്ടത് എങ്ങനെ ?
An: ഡി.എ അരിയർ സ്പാർക്കിൽ പ്രൊസസ്സ് ചെയ്യാൻ സാധിക്കാത്തതാണെങ്കിൽ, Due-Drawn Statement മാന്വലായി തയ്യാറാക്കിയശേഷം അരിയർ തുക Allowance History യിൽ Arrear Deraness Allowance ആയും Deductions ൽ Arrear to PF ആയും ചേർത്ത് ഏതെങ്കിലും ശമ്പളബില്ലിൽ മെർജ്ജ് ചെയ്യാം. ശമ്പള ബില്ലിന്റെ കൂടെ മാന്വൽ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് ചേർത്ത് സബ്മിറ്റ് ചെയ്താൽ മതി.
Q: 75. ജീവനക്കാരുടെ Details Lock/Unlock ചെയ്യാന്‍ എന്തു ചെയ്യണം ?
എയ്ഡഡ് സ്കൂളാണെങ്കിൽ, എ.ഇ.ഒ/ ഡി.ഇ.ഒ യെ സമീപിക്കണം. അല്ലാത്തവർ സ്പാർക്കിലേക്ക് ഫോറം നമ്പർ-5 ഇ-മെയിൽ ചെയ്ത് കൺ‌ട്രോളിങ്ങ് ഓഫീസറെ സെറ്റ് ചെയ്യണം.
Q: 76. ഫെസ്റ്റിവല്‍ അഡ്വാന്‍സ് ഡിഡക്ഷന്‍ ചില മാസങ്ങളില്‍ Last Inst No ശരിയായി കാണുന്നില്ല. എന്തു ചെയ്യണം ?
An: പല ഓഫീസുകളിലും ഈ തെറ്റ് കാണിക്കുന്നുണ്ട്. ഒരു പക്ഷേ Encashment Details കൊടുക്കുമ്പോള്‍ TC Amount എന്നത് Total Dedu.+fes Adv കൊടുക്കാത്തതു കൊണ്ടായിരിക്കും ഇങ്ങനെ വരുന്നത്. അല്ലാതെ കൊടുത്താൽ Fes Adv തിരിച്ചടച്ചില്ല എന്ന രിതിയിലാണ് കണക്കിൽ വരുന്നത് ഒരു മാസം മാത്രമാണോ തെറ്റായി കാണിക്കുന്നതെന്ന് നോക്കുക. Encashment Details കൊടുക്കാത്തതു കൊണ്ടായിരിക്കും ഇങ്ങനെ വരുന്നത്. ചിലപ്പോള്‍ അടുത്ത മാസം കൃത്യമായി വരുന്നുണ്ട്. അതു കൊണ്ട് ഒന്നുകില്‍ ലോണ്‍ ക്ലോസ് ചെയ്തശേഷം വീണ്ടും പുതിയ ലോണായി ബാക്കി Amound, Last Inst No തുടങ്ങിയവയൊക്കെ ശരിയായി കൊടുക്കാവുന്നതാണ്. അല്ലെങ്കില്‍ തിരിച്ചടവ് തീരുന്നതിനു മുമ്പ് Last Inst No ഏതെങ്കിലും മാസം ശരിയാവുന്നുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക.
Q: 77. ഒരു മാസത്തില്‍ ഒരു ജീവനക്കാരന് കൂടുതല്‍ ശമ്പളം കാഷ് ചെയ്തു പോയാല്‍ സ്പാര്‍ക്കില്‍ എങ്ങനെ അത് ശരിയാക്കാന്‍ പറ്റും ?
An: അധികം വാങ്ങിയ തുക ചെല്ലാന്‍ മുഖേന ട്രഷറിയില്‍ തിരിച്ചടക്കണം. സ്പാര്‍ക്കില്‍ മാനുവലി ഡ്രോണ്‍ (Salary Matters -> Manualy Drawn) എന്ന പേജില്‍ അധികം വാങ്ങിയ തുകയുടെ വിശദമായ വിവരങ്ങള്‍ അതാത് കോളങ്ങളില്‍ മൈനസ് ചിഹ്നം ഉപയോഗിച്ച് നല്‍കണം.
Q: 78. സ്പാര്‍ക്കില്‍ ഇല്ലാത്ത ഓഫീസിലേക്ക് ഒരാള്‍ ഡെപ്യൂട്ടേഷനില്‍ പോയാല്‍ ആദ്യത്തെ ഓഫീസില്‍ നിന്നും അയാളെ ഒഴിവാക്കാന്‍ എന്തു ചെയ്യണം ?
An: തല്‍ക്കാലം ആ ജീവനക്കാരനെ ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ചെയ്യാന്‍ നിര്‍വ്വാഹമില്ല. അങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യപ്പെടുന്നതില്‍ നിന്നും ഒഴിവാക്കുകയാണ് വേണ്ടത്. ഇതിനായി പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരന്റെ Present Salary യിലെ ഇപ്പോഴുള്ള Bill Type മാറ്റി 'Select' എന്ന് നല്‍കി Confirm ചെയ്യണം.
Q: 79. സ്പാര്‍ക്കില്‍ എല്ലാ ജീവനക്കാരുടേയും മൊബൈല്‍ നമ്പര്‍ ചേര്‍ക്കേണ്ടതുണ്ടോ ?
എല്ലാ ജീവനക്കാരുടേയും ശരിയായ മൊബൈല്‍ നമ്പര്‍ നല്‍കാന്‍ സ്പാര്‍ക്ക് ആവശ്യപ്പെട്ടിട്ടുണ്ട്. പാസ്‌വേഡ് മറന്നു പോയാന്‍ റീസെറ്റ് ചെയ്തു കൊണ്ടുളള മെസ്സേജ് അയച്ചു തരാനായിരിക്കാം മൊബൈല്‍ നമ്പര്‍ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാന്‍ ആവശ്യപ്പെടുന്നത്.
Q: 80. Aided schoolil ജീവനക്കാരുടെ Incriment Promotion sanction AEO / DEO ലേക്കു ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യേണ്ടതാണല്ലോ.സ്പാര്‍ക്ക് വഴി എങ്ങിനെയാണ് AEO/DEO യിലേക്ക് Forward ചെയ്യുന്നത് ?
An: Service Matters -> Increment Sanction -> All Designations, Revised Scale, Annual Increment, മാസം എന്നിങ്ങിനെ സെലക്ട് ചെയ്ത് Proceed നൽകുമ്പോൾ ഇൻ‌ക്രിമെന്റുള്ളവരുടെ പേരുകൾ കാണാം. ഇന്‍ക്രിമെന്റ് പാസാക്കാനുള്ളവരെ സെലക്ട് ചെയ്ത ശേഷം താഴെയുള്ള Forward For Approval ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. പിന്നീട് View Status of Forwarded Applications ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് മാസം സെലക്ട് ചെയ്ത് Proceed കൊടുത്താൽ AEO/DEO യിലേക്ക് ഫോർവാർഡ് ചെയ്ത ഇൻ‌ക്രിമെന്റ് അപേക്ഷ റിജക്ട് ചെയ്യപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടോ/ ഓതന്റിക്കേറ്റ് ചെയ്യപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടോ എന്നറിയാനും ഓതന്റിക്കേറ്റ് ചെയ്യപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ റിപ്പോർട്ട് എടുക്കാനും സാധിക്കും. Increment Sanction പേജിലെ Increment Sanction Status വഴി Forward ചെയ്ത Application ന്റെ ഇപ്പോഴത്തെ സ്റ്റാറ്റസ് അറിയാന്‍ കഴിയും.
Q: 81. ഒരു ജീവനക്കാരന് സസ്പെന്റ് ചെയ്യപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ എങ്ങനെയാണ് സ്പാര്‍ക്കില്‍ ചേര്‍ക്കുന്നത് ? subsistence allowance എങ്ങനെയാണ് ചേര്‍ക്കുന്നത് ?
An: Service Matters- Personal Details- Disciplanary Actions ൽ സസ്പൻഷൻ വിവരങ്ങൾ ചേർക്കുക. അതിന് ശേഷം Salary Matters- Subsistence Allowance ൽ ആ ജീവനക്കാരനെ സെലക്ട് ചെയ്ത് ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ ചേര്‍ത്ത ശേഷം ശമ്പളം പ്രൊസസ്സ് ചെയ്താൽ മതി.
Q: 82. ഒരു സ്കൂളിലെ ഒരേ ഗ്രേ‍ഡിലെ ഒരേ അടിസ്ഥാനശമ്പളം വാങ്ങുന്ന അധ്യാപകര്‍ പല പേസ്കെയിലില്‍ ആണ് ബില്ലില്‍വരുന്നത്. എങ്ങനെ ശരിയാക്കും?
An: Designation വ്യത്യസ്ഥമായി കിടക്കുന്നതു കൊണ്ടായിരിക്കും ഇങ്ങനെ വരുന്നത്. Administration- Code Masters- Designations ൽ എല്ലാ Designations ഉം അവയുടെ സ്കെയിലുകളും കാണാം. Designation ശരിയാക്കാന്‍ സാധാരണ യൂസര്‍ക്ക് സാധ്യമല്ല. സ്പാര്‍ക്ക് ഹെല്‍പ്പ് ഡെസ്കുമായി ബന്ധപ്പെടണം. Thiruvananthapuram SPARK PMU 0471-2579700, Kannur Regional Spark Help Centre 0497-2707722 , info@spark.gov.in, Chat
Q: 83. SDO യുടെ സാലറി പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കുന്നില്ല. Employee Selection failed എന്നാണ് കാണിക്കുന്നത്.എന്തു ചെയ്യണം ?
An: Present Service Details ലെയും Present Salary Details ലെയും SDO Code ഒന്ന് തന്നെയാണോയെന്ന് പരിശോധിക്കുക. Bill Type ഉം ശരിയാണോയെന്ന് നോക്കണം.
Q: 84. ഒരു Aided School ലെ ജീവനക്കാരി അധികമായി വാങ്ങിയ തുക ചെല്ലാൻ മുഖേന തിരിച്ചടച്ചു. Manually drawn salary യിൽ Basic pay -680, DA -340 എന്നിങ്ങനെ ചേർത്ത് Confirm ചെയ്തപ്പോൾ Gross total മൈനസ് തുക കാണുകയും Amount can not be less than zero എന്ന message കാണിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു
An: Manually Drawn Salary യിൽ Regular/Arrear/Surrender എന്നതിന് Arrear സെലക്ട് ചെയ്യുക
Q: 85. Aided School ലെ ഗ്രേഡ് പ്രമോഷന്‍ നലി FORWARDING FAILED,PLEASE CHECK THE INPUTS , AND TRY എന്ന എറര്‍ മെസ്സേജ് ആണ് വരുന്നത്
An: പ്രമോഷൻ ഒരിക്കല്‍ Forward ചെയ്തിട്ടുണ്ടായിരുന്നത് കൊണ്ടായിരിക്കും ഇങ്ങനെ വരുന്നത്. ഒരിക്കല്‍ Forward ചെയ്തത് വീണ്ടും ഒന്നു കൂടി പരിശോധിച്ചു നോക്കുക (Salary Matters- View Status of Forwarded Details) ഈ പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുന്നതിന് വേണ്ടി AEO/DEO ഓഫീസുകള്‍ക്ക് Pay Revision Editing എനേബിള്‍ ചെയ്തു കൊടുത്തിട്ടുണ്ട്. അതിനാൽ പ്രമോഷൻ ഓതന്റിക്കേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിന് എ.ഇ.ഒ ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെട്ടാൽ മതി. പ്രമോഷന്‍ wef തിയതി സര്വ്വീസ് ഹിസ്റ്ററിയില്‍ ഉണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക. ഉണ്ടെങ്കലില്‍ സര്വ്വീസ് ഹിസ്റ്ററിയിലെ അവസാനത്തെ ഐറ്റം Delete ചെയ്ത് വീണ്ടും പ്രോസസ് ചെയ്ത് നോക്കുക
86. സാലറിയില്‍ Deductions എങ്ങനെയെല്ലാം ചേര്‍ക്കാം ?
An: മൂന്ന് തരത്തില്‍ ചേര്‍ക്കാം.
1. Main Menu -> Salary Matters - Deductions -> Deductions
2.Main Menu -> Changes in the month -> Present Salary -> Deducitons
3. Main Menu -> Pay Revision 2009 -> Pay Revision Editing -> Deductions
ഇതില്‍ രണ്ടാമത് പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന Main Menu -> Changes in the month -> Present Salary -> Deducitons മാര്‍ഗ്ഗം എല്ലാ ഓഫീസുകള്‍ക്കും പ്രയോജനപ്പെടുന്നതാണ്. മറ്റുള്ളവ Aided School കള്‍ക്ക് ലഭ്യമല്ല.
87. LWA ആയ ഒരു ജീവനക്കാരന്റെ പ്രസ്തുത മാസങ്ങള്‍ ഉള്‍പ്പെട്ട DA അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്തപ്പോള്‍ പ്രസ്തുത ജീവനക്കാന്റെ പേര് കാണിക്കുന്നില്ല.
An: പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരന്റെ ആ മാസങ്ങളിലെ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യപ്പെടാത്തതു കൊണ്ടായിരിക്കാം ഇങ്ങനെ സംഭവിക്കുന്നത്. ഇതിനു പരിഹാരമായി സാലറി അരിയര്‍ അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യുകയും പിന്നീട് DA അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യുക. അതിനു ശേഷം സാലറി അരിയര്‍ കാന്‍സല്‍ ചെയ്തു കളയാവുന്നതാണ്.
88: Deductions എങ്ങനെയെല്ലാം ചേര്‍ക്കാം ?
An: 1.Salary Matters -> Changes in the month -> Present Salary--> Deductions
2. Salary Matters -> Deductions -> Deductions എന്നിങ്ങനെ Deductions ചേര്‍ക്കാം.
89: എയ്ഡഡ് സ്കൂളിലെ ഒരു ജീവനക്കാരന്റെ ഇന്‍ക്രിമെന്റ് തിയതി തെറ്റായിട്ടാണ് ചേര്‍ത്തിരിക്കുന്നത്. എങ്ങനെ ശരിയാക്കാം. ?
An: എയിഡഡ് സ്കൂളിലെ ജീവനക്കാരുടെ വിശദ വിവരങ്ങള്‍ എല്ലാം ശരിയായി എന്റര്‍ ചെയ്തതിനു ശേഷമാണ് ഡാറ്റ ലോക്കു ചെയ്തിട്ടുള്ളത്. അതിനാല്‍ പിന്നീട് എഡിറ്റിങ് സ്പാര്‍ക്ക് അനുവദിക്കുന്നില്ല. എഡിറ്റ് ചെയ്യണമെന്നുണ്ടെങ്കില്‍ AEO/DEO ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെടുക.
90: DA അരിയര്‍ ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്തപ്പോള്‍ Gross Ammount, Net Amount എന്നിവ 0 ആയി കാണിക്കുന്നു ?
An: ഇപ്പോള്‍ പ്രോസസ് ചെയ്ത കാലഘട്ടത്തിലെ DA അരിയര്‍ ഇതിനു മുമ്പ് ഏതെങ്കിലും മാസം പ്രോസസ് ചെയ്തിട്ടുണ്ടോ എന്ന് നോക്കുക.
91: ഈ മാസം റിട്ടയര്‍ ചെയ്യുന്ന ഹെഡ്‌മാസ്റ്ററുടെ ശമ്പളം മാത്രമായി പ്രോസസ് ചെയ്തപ്പോള്‍ Data mismatch found for the PEN 500770. Can not Proceed എന്ന എറര്‍ മെസ്സേജ് വരുന്നു ?
An: ഇങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ All Employees ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്താല്‍ മതി. Aided സ്കൂള്‍ ജീവനക്കാരന്റേതാണ് ഇങ്ങനെ വരുന്നതെങ്കില്‍ AEO/DEO ഓഫീസില്‍ നിന്നും പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരന്റെ Authentication ശരിയായി നല്‍കാത്തതു കൊണ്ടായിരിക്കും. അതിനാല്‍ AEO/DEO ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെട്ടു നോക്കുക.
92: റിട്ടയേര്‍ഡ് ആയ ജീവനക്കാരന്റെ DA അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിക്കുമ്പോള്‍ ജീവനക്കാരന്റെ പേര് സെലക്ട്ചെയ്യാന്‍ കഴിയുന്നില്ല.
An: ഇതുവരെ സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ ഇത്തരം ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുമായിരുന്നില്ല. ഇപ്പോള്‍ റിട്ടയര്‍ ആയ ജീവനക്കാരുടെ DA അരിയര്‍ സ്പാര്‍ക്കിലുടെ തന്നെ പ്രോസസ് ചെയ്യാനുള്ള ഓപ്ഷന്‍ നല്‍കിയിട്ടുണ്ട് (Salary Matters -> Processing -> Arrear -> DA -> DA Arrear Retd Employees) . ഇതുവരെ ചെയ്തിരുന്ന പ്രോസസ് എന്തായിരുന്നുവെന്ന് നോക്കാം. - Retire ആയ ജീവനക്കാരന്റെ DA Arrear എക്സല്‍ ഷീറ്റില്‍ ടൈപ്പ് ചെയ്തോ അല്ലെങ്കില്‍ മാനുവലായി പേപ്പറില്‍ എഴുതിയോ ട്രഷറിയില്‍ സമര്‍പ്പിക്കാവുന്നതാണ്. സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ തന്നെ DA Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യണമെന്നുണ്ടെങ്കില്‍ റിട്ടയര്‍ ചെയ്ത ജീവനക്കാരന്റെ Date of Superannuation (Service Matters -> Personal Details -> Personal Memmoranda ->Date of Superannuation) Future Date ആക്കി മാറ്റിക്കൊടുത്ത് Confirm ചെയ്ത് DA Arrear ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. പ്രോസസ് ചെയ്തതിനു ശേഷം Date of Superannuation പഴയതു തന്നെ ആക്കി മാറ്റിക്കൊടുക്കാന്‍ മറക്കരുത്.(DA Arrear other Doubts Q:2, Q:23, Q:36, Q:37, Q:39, DA Arrear Process ) റിട്ടയര്‍മെന്റ് തിയതി തിരുത്തി പ്രോസസ് ചെയ്യുന്നത് ശരിയല്ല.
93:DA അരിയര്‍ സാലറിയില്‍ മെര്‍ജ് ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിക്കുമ്പോള്‍ മെര്‍ജ് ആകാത്തത് എന്തുകൊണ്ടായിരിക്കും ?
An : ഒരു കാരണം ഒരു ഓഫീസിലെ ജീവനക്കാര്‍ക്ക് ഒരേ പോലുള്ള PF Type അല്ലാത്തു കൊണ്ടായിരിക്കും. പഞ്ചായത്ത് സ്കൂളിലും മറ്റും പ്രൊട്ടക്ഷന്‍ പ്രകാരം ഗവ: അധ്യാപകരെ നിയമിക്കാറുണ്ട്. ഇങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ പ്രസ്തുത സ്ഥാപനത്തില്‍ രണ്ട് തരം PF Type നിലവിലുണ്ടാകും GPF ഉം KASEPF ഉം. രണ്ട് കാര്യങ്ങള്‍ ഇത്തരം സന്ദര്‍ഭങ്ങളില്‍ ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കും 1. വ്യത്യസ്ഥ PFType ഉള്ളവരുടെ മാത്രമായി DA Arrear ബില്ലുകള്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യുക. അല്ലെങ്കില്‍ നേരിട്ട് അരിയര്‍ തുകകള്‍ ടൈപ്പ് ചെയ്ത് ചേര്‍ക്കുക
94. Leave Surrender പ്രോസസ് ചെയ്തതിനു ശേഷം ബില്ലില്‍ തെറ്റുകണ്ടപ്പോള്‍ ആ ബില്ല് Cancel ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിച്ചു. എന്നാല്‍ ബില്ലു Cancel ചെയ്യാന്‍ കഴിയുന്നില്ല. Leave Account ല്‍ എന്‍ട്രി ഉണ്ട് എന്ന എറര്‍ മെസ്സേജാണ് വരുന്നത്.
An: ഇങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ Leave Account (Service Mattters ->Leave -> Leave Account) പേജ് ഓപ്പണ്‍ ചെയ്ത് അക്കൗണ്ടില്‍ ഉള്ള ലീവുകള്‍ മുഴുവന്‍ Delete ചെയ്ത ശേഷം Leave Surrender ബില്ല് Cancel ചെയ്യാന്‍ കഴിയുന്നതായി കാണാം.
95. ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ആയ ജീവനക്കാരന്റെ പാര്‍ട്ട് സാലറി ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്തപ്പോള്‍ Gross Amount നേക്കാള്‍ അധികം Deduction ഉള്ളതായി കണ്ടു. എന്തു ചെയ്യണം ?
An: Employees whose deductions exceed grosspay are listed above. In the case of Co-op Recovery deductions, Click " View " link to view Co.Op. Recovery details of that employee. This deduction can be avoided for this month by clicking the link " Avoid this month". Cancel the processed salary and process again to reflect the new change. Deductions other than Co.Op Recovery can be edited through present salary details of the employee before reprocessing
96. DA അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്തതതിനു ശേഷം Outer ബില്ല് എടുക്കാന്‍ സാധിക്കുന്നില്ല. 'Error in retrieving Arrear Salary Drawn !'. എന്ന എറര്‍ മെസ്സേജാണ് വന്നു കൊണ്ടിരിക്കുന്നത്.
An: DA അരിയര്‍ ബില്ലിന്റെ Outer bill ജനറേറ്റ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ ഉണ്ടായിക്കൊണ്ടിരിക്കുന്ന 'Error in retrieving Arrear Salary Drawn !'. എന്ന എറര്‍ പരിഹരിക്കാന്‍ ഇതു വരെ സ്പാര്‍ക്കിന് കഴിഞ്ഞിട്ടില്ല. പരിഹരിക്കപ്പെടുന്നതു വരെ Inner bill മാത്രം കൊടുത്താല്‍ മതി.
97. ഒരു ജീവനക്കാരന് ഇത്തവണത്തേതും കഴിഞ്ഞ തവണത്തേതുമായ രണ്ട് DA Arrear (07/2013 to 12/2013 and 01/2014 to 05/2014) പ്രോസസ് ചെയ്യാനുണ്ട്. രണ്ട് DA അരിയറുകളും കൂടി ഒന്നിച്ച് പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുമോ ?
An: കഴിയും അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാനുള്ള പേജില്‍ From date 07/2013 എന്നും to date 05/2014 എന്നും നല്‍കുക. അതിനു ശേഷം അരിയര്‍ ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.
98. Aided സ്കൂളിലെ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിക്കുമ്പോള്‍ Data mismatch found for the PEN 123456 can not proceed എന്ന error മെസ്സേജ് ആണ് വരുന്നത്.
An: AEO/DEO ഓഫീസില്‍ ഈ ജീവനക്കാരന്റെ ഓഥന്റിക്കേഷന്‍ ശരിയായി നല്‍കിയെങ്കില്‍ മാത്രമേ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കൂ. AEO/DEO ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെടുക.
99. സൂപ്പര്‍ ആനുവേഷനിലുള്ള ഒരു അധ്യാപകന്റെ സാലറി മാത്രമായി എല്ലാ മാസവും പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുമോ ?
An: സൂപ്പര്‍ ആനുവേഷനിലുള്ള അധ്യാപകന് മാര്‍ച്ച് വരെയുള്ള ശമ്പളം ലഭിക്കേണ്ടതുണ്ടെങ്കില്‍ എല്ലാ മാസവും പ്രത്യേകമായി ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയില്ല. ചിലപ്പോള്‍ ജൂലൈ മാസത്തെ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിഞ്ഞേക്കാം. എന്നാല്‍ ആഗസ്ത് മുതല്‍ പ്രസ്തുത ജീവനക്കാര്‍ സ്പാര്‍ക്കില്‍ നിന്നും ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി ഒഴിവാക്കപ്പെടുന്നതായിരിക്കും. ഇങ്ങനെ സംഭവിക്കാതിരിക്കാന്‍ ജീവനക്കാരന്റെ സൂപ്പര്‍ ആനുവേഷന്‍ തിയതി മാറ്റിക്കൊടുക്കേണ്ടതാണ്. (എയിഡഡ് സ്കൂള്‍ ആണെങ്കില്‍ AEO/DEO) തലത്തില്‍ ബന്ധപ്പെടണം.
102. ഇ സബ്മിഷന്‍ പേജില്‍ ട്രഷറി ഒബ്ജക്ട് ചെയ്ത ബില്ല് കാണുന്നില്ല. എന്തുകൊണ്ടായിരിക്കാം?
An: ഇ-സബ്മിഷന്‍ ക്യാന്‍സല്‍ ചെയ്യാന്‍ വേണ്ടി Accounts -> Bills -> Cancel Submitted Bill എന്ന എന്ന ക്രമത്തിലാണ് ഇ-സബ്മിഷന്‍ ക്യാന്‍സല്‍ ചെയ്യേണ്ടത്. ഈ പേജില്‍ ഒബ്ജക്ട് ചെയ്ത ബില്ല് കാണുന്നില്ലെങ്കില്‍ സ്റ്റാറ്റസ് പേജിലെ view status ക്ലിക്ക് ചെയ്യാത്തതു കൊണ്ടായിരിക്കാം. അതിനാല്‍ View Status (Accounts-> Bills -> View Submitted Pay Bills)ക്ലിക്ക് ചെയ്തതിനു ശേഷമ ഈപേജ് എടുക്കുക.
102. We can't Add Deductions in the Other Deduction Section (Salary Matters -> Changes in the month -> Other Deductions). This is a Govt School
An: Please take another option, Salary Matters -> Pay Revision -> Pay Revision Editing -> Add item in the Other deduction Section
103. ഇന്‍ക്രിമെന്റ് സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ പാസാക്കിയാല്‍ HM സര്‍വ്വിസ് ബുക്കില്‍ എന്തെല്ലാം ചെയ്യണം
An: സാധാരണ ചെയ്യാറുള്ള എല്ലാ കാര്യങ്ങളും സര്വ്വീസ് ബുക്കില്‍ രേഖപ്പെടുത്തണം. Aided സ്കൂള്‍ ആണെങ്കില്‍ AEO ഓഫീസില്‍ നിന്നും Increment പാസാക്കി വന്നതിനു ശേഷം മാത്രമേ ഓര്‍ഡര്‍ നമ്പറും മറ്റും സര്വ്വീസ് ബുക്കില്‍ രേഖപ്പെടുത്താന്‍ പറ്റുകയുള്ളൂ. Service Matters -> Increment Sanction -> View status of forwarded applications എന്ന ക്രമത്തില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ AEO ഓഫീസില്‍ നിന്നും Increment പാസാക്കിയോ ഇല്ലയോ എന്ന് അറിയാന്‍ പറ്റും.
104. ഒരു സ്കൂളിലെ അധ്യാപകന് ഗ്രേഡ് പ്രമോഷന്‍ നല്‍കുമ്പോള്‍ Promotion effective from date should be less than effective from. എന്ന എറര്‍ മെസ്സേജ് വരുന്നു ഗ്രേഡ് പാസാകുന്നുമില്ല ?
Ans: പ്രസ്തൂത ജീവനക്കാരന്റെ Current Basic Pay യുടെ Effective From date; ഇപ്പോള്‍ നല്‍കുന്ന ഗ്രേഡ് പ്രമോഷന്‍ Effective From date നേക്കാള്‍ മുമ്പില്‍ ആയതു കൊണ്ടാണ് ഇങ്ങനെ വരുന്നത് . Current Basic Pay യുടെ Effective From date ശരിയാക്കിയാല്‍ മതി. എയിഡഡ് സ്കൂളുകാര്‍ക്ക് AEO/DEO ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെടേണ്ടി വരും.
105. ഈ മാസത്തെ (2015 ഏപ്രില്‍) സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിക്കുമ്പോള്‍ Salary processing not allowed (refer Circular No.23/2015/Fin Dated 26/02/2015) for DDO. Please enter all the mandatory fields in personal memoranda for the following employees, 507639, 521573, 521587, 521601, ........ എന്ന മെസ്സേജ് വരുന്നു എന്തു ചെയ്യണം ?
Ans :ഈ മെസ്സേജ് ചിലര്‍ക്കെങ്കിലും വരുന്നുണ്ടായിരിക്കും. സ്പാര്‍ക്ക് ഇതുവരെ നല്‍കിയ എല്ലാ സര്‍ക്കുലറുകളോടും 'വരട്ടെ പിന്നെ കാണാം' എന്ന നിലപാട് സ്വീകരിച്ചവര്‍ക്കാണ് ഇത്തരം മെസ്സേജ് വന്നു കൊണ്ടിരിക്കുന്നത്. അതായത് ജീവനക്കാരുടെ വിവരങ്ങള്‍ പൂര്‍ണ്ണമായ തോതില്‍ നല്‍കിയിട്ടില്ലെന്നര്‍ത്ഥം. ഈ മെസ്സേജ് ആണ് വരുന്നതെങ്കില്‍ ജീവനക്കാരുടെ Personal Memoranda യും Contact Details പേജും പൂര്‍ണ്ണമായും പൂരിപ്പിക്കുക. ഈ പേജുകളിലെ എല്ലാ വിവരങ്ങളും പൂര്‍ണ്ണമായും പൂരിപ്പിച്ചാല്‍ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കുന്നതാണ്. Headmaster/Headmistress ന്റെ സാലറി ഒഴിച്ച് മറ്റുള്ളവരുടെ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കുന്നുണ്ട്. അതായത് ജീവനക്കാരുടെ Personal Details ഇതുവരെ പൂര്‍ണ്ണമായും പൂരിപ്പിക്കാത്ത Headmaster/Headmistress ന്റെ സാലറിയാണ് ഇത്തവണ തടഞ്ഞിരിക്കുന്നത്.
106. Changes in the month -> Present Salaray -> ല്‍ Deductions ല്‍ Group Insurance(324) Scheme ല്‍ പുതിയ Entry നല്‍കാന്‍ ശ്രമിക്കുമ്പോള്‍ Wrong Entry in Details എന്നാണ് കാണിക്കുന്നത്. Entry നടത്താന്‍ കഴിയുന്നില്ല.
An: Changes in the month -> Deductions -> Add Deduction to All എന്ന ഓപ്ഷന്‍ എടുത്ത് ചെയ്തു നോക്കുക.
107.ഗവ സ്കൂളില്‍ നിന്നും ഒരു ജീവനക്കാരനെ റിലീവ് ചെയ്തപ്പോള്‍ റിലീവിങ് തിയ്യതി കഴിഞ്ഞ മാസത്തേതാണ് കൊടുത്തു പോയത്. പിന്നീട് തെറ്റു മനസ്സിലാക്കിയപ്പോള്‍ പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരനെ Revert ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിച്ചു. എന്നാല്‍ Revert ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കുന്നില്ല. ഈ മാസത്തെ സാലറി പ്രോസസ്സ് ചെയ്തു കഴിഞ്ഞതിനാല്‍ Revert ചെയ്യാന്‍ കഴിയില്ല എന്ന മെസ്സേജ് ആണ് വരുന്നത്. ഇനി എന്താണ് ചെയ്യേണ്ടത് ?
AN: കഴിഞ്ഞ മാസത്തെ തിയതി വെച്ചു കൊണ്ട് റിലീവ് ചെയ്തതിനാലാണ് ഇങ്ങനെ സംഭവിച്ചത്. അതുകൊണ്ടു തന്നെ Revert ചെയ്യാനും പ്രയാസമനുഭവപ്പെടുന്നതായും കാണുന്നു. ഇങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ ചെയ്യാവുന്നത് പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരനെ പുതിയ ഓഫീസില്‍ Join ചെയ്യിക്കുക. അതിനു ശേഷം Servive History, Present Service Details ലെ Last Pay Change Date എന്നിവ മാറ്റി നല്‍കുക. പുതിയ ഓഫീസില്‍ join ചെയ്യുന്നതിനു തൊട്ടു മുമ്പുള്ള തിയതി വരെ മാത്രമേ Service history യിലെ Last Entry ഉണ്ടാകാന്‍ പാടുള്ളൂ. പുതിയ ഓഫീസില്‍ Join ചെയ്ത തിയ്യതി Last Pay Change Date ആയും നല്‍കുക. ഗവണ്‍മെന്റ് സ്കൂള്‍ ആയതിനാല്‍ Service history, present salary details എന്നിവ തിരുന്നതിന് അതാത് സ്കൂളുകള്‍ക്ക് തന്നെ സാധിക്കുമല്ലോ.
108: ഗവ സ്കൂളിലെ ഒരു ജീവനക്കാരനെ 12-06-2015 ന് റിലീവ് ചെയ്തപ്പോള്‍ Part Salary 'No' എന്നാണ് നല്‍കിയത്. ഈ ജീവനക്കാരന് ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ആയിരിക്കുന്ന പുതിയ ഓഫീസ് ആകട്ടെ HRA Rate 250 രൂപ ഉള്ള ഓഫീസിലേക്കാണ്. ആദ്യത്തെ ഓഫീസിലെ HRA Rate 450 രൂപയുമാണ്. പുതിയ ഓഫീസില്‍ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്തപ്പോള്‍ മുഴുവന്‍ HRA യും 250 എന്നാണ് വരുന്നത്. ആദ്യത്തെ ഓഫീസിലെ 11-06-2015 വരെയുള്ള HRA 450 രുപയും പുതിയ ഓഫീസില്‍ 12-06-2015 മുതലുള്ള HRA 250രൂപയുമായാണ് പ്രോസസ് ചെയ്തു വരേണ്ടത്. എന്തു ചെയ്യും. Part Salary 'yes' എന്നാണോ കൊടുക്കേണ്ടിയിരുന്നത് ?
AN: HRA പ്രോസസ് ചെയ്യുന്നത് Part Salary 'yes/no' നല്‍കുന്നത് നോക്കിയിട്ടല്ല എന്നു മനസ്സിലാക്കുക. ഇവിടെ രണ്ട് ഓഫീസിലും രണ്ട് HRA ആണ് ഉള്ളത്. അതുകൊണ്ടു തന്നെ ഈ ജീവനക്കാരന്റെ Service History, Present Salary Details ലെ Last Pay Change date എന്നിവ പരിശോധിക്കുക. പുതിയ ഓഫീസില്‍ join ചെയ്യുന്നതിനു തൊട്ടു മുമ്പുള്ള തിയതി വരെ മാത്രമേ Service history യിലെ Last Entry ഉണ്ടാകാന്‍ പാടുള്ളൂ. പുതിയ ഓഫീസില്‍ Join ചെയ്ത തിയ്യതി Last Pay Change Date ആയും നല്‍കുക. ഗവണ്‍മെന്റ് സ്കൂള്‍ ആയതിനാല്‍ Service history, pesent salary details എന്നിവ തിരുന്നതിന് അതാത് സ്കൂളുകള്‍ക്ക് തന്നെ സാധിക്കുമല്ലോ.
109. ഇതുവരെ Part Time Junior Sanskrit Teacher ആയിരുന്ന ഒരു ജീവനക്കാരന് ഇപ്പോള്‍ Full Time ആയി മാറി. എങ്ങനെയാണ് സ്പാര്‍ക്കില്‍ എന്റര്‍ ചെയ്യേണ്ടത് ?
ഈ ജീവനക്കാരനെ Promotion വഴിയാണ് Update ചെയ്യേണ്ടത്. Promotion പേജില്‍ New Designation*,New Category*,Promotion OrderNo* ,Promotion Orderdate*, Serial Number In Order*, Promotion effective from* ,Remarks, Whether part salary to be processed, Promotion rule*, Pay fixation option date*, Promotion date, Next increment date, New BasicPay എന്നിവയാണ് നല്‍കേണ്ടത്. ഇതില്‍ New Category എന്നുള്ളിടത്ത് State Subodinate എന്നു സെലക്ട് ചെയ്യണം. Serial Number In Order എന്നുള്ളിടത്ത് നമ്പര്‍ കൊടുത്തേ മതിയാകൂ. Promotion rule എന്നുള്ളിടത്ത് Rule 28A Regular/Ration Promotion എന്നു സെലക്ട് ചെയ്ത് നല്‍കുക. Next increment date ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി വന്നിട്ടുണ്ടാകും. New BasicPay സെലക്ട് ചെയ്തു നല്‍കണം
110 റിട്ടയേര്‍ഡ് ചെയ്ത ജീവനക്കാരുടെ DA Arrear എങ്ങനെ സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ പ്രോസസ് ചെയ്യാം ?
An: റിട്ടയര്‍ ചെയ്തവരുടെ DA Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ ഇപ്പോള്‍ സ്പാര്‍ക്കില്‍ സൗകര്യം ഉണ്ട്. ഇതുവരെ കൈ കൊണ്ട് എഴുതി ട്രഷറിയില്‍ സമര്‍പ്പിക്കുകയായിരുന്നു ചെയ്തു വന്നിരുന്നത്. സ്പാര്‍ക്കില്‍ ഇതിനായി പുതിയ ഒരു മെനു കൂടി ഉള്‍പ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. Salary Matters -> Processing -> Arrear -> DA-> DA Arrear Retd Employees എന്ന ക്രമത്തില്‍ പേജ് ഓപ്പണ്‍ ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് Frm , To മാസവും വര്‍ഷവും സെലക്ട് ചെയ്ത് ജീവനക്കാരനേയും സെലക്ട് ചെയ്ത് Submit ചെയ്യുക. ഇത്രയുമായാല്‍ സാധാരണ പോലെ Inner, Outer ബില്ലുകള്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.
111. സാലറി അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്തപ്പോള്‍ ചില മാസങ്ങളിലെ അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്തു വരുന്നില്ല. എന്തുകൊണ്ടായിരിക്കും.
An: പ്രോസസ് ചെയ്യപ്പെടാത്ത മാസങ്ങള്‍ സര്വ്വീസ് ഹിസ്റ്ററിയില്‍ ഉണ്ടോ എന്നു നോക്കുക. ഇല്ലെങ്കില്‍ അത് കൃത്യമായി ചേര്‍ക്കുക. എയിഡഡ് സ്കൂളുകള്‍ക്ക് ഇങ്ങനെ ചെയ്യാന്‍ AEO.DEO ഓഫീസിന്റെ സഹായം വേണ്ടിവരും.
112. സാലറി ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിക്കുമ്പോള്‍ Signed data is empty for the following employee...... എന്ന എറര്‍ മെസ്സേജ് വരുമ്പോള്‍ എന്തു ചെയ്യണം ?
An: Select Employee എന്നതിനു പകരം All employee എന്ന ഓപ്ഷന്‍ തെരെഞ്ഞെടുക്കുക
113.
114.
115. Pay fix ചെയ്തു കഴിഞ്ഞതിനു ശേഷം സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ Signed Data is empty എന്നു കാണിക്കുന്നു എന്തു ചെയ്യണം.
AN :എയിഡഡ് സ്കൂളുകള്‍ക്കാണ് ഇങ്ങനെയുള്ള മെസ്സേജ് വന്നുകൊണ്ടിരിക്കുന്നത്. ഇത് പരിഹരിക്കാന്‍ DDO ലോഗിനില്‍ ആണ് സാധിക്കുന്നത്. അതായത് LP UP സ്കൂളുകളാണെങ്കില്‍ AEO ഓഫീസ് വഴിയും HS വിഭാഗങ്ങള്‍ DEO ഓഫീസ് വഴിയും ഈ പ്രശ്നം പരിഹരിക്കാം. AEO DEO ഓഫീസുകള്‍ക്ക് നല്‍കിയിട്ടുള്ള ലോഗിന്‍ വഴി ഓഥന്റിക്കേഷന്‍ ക്ലിയര്‍ ചെയ്യുകയാണ് വേണ്ടത്.
116. റിട്ടയേര്‍ ആയ ജീവനക്കാരുടെ അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ എന്താണു വഴി
AN: Pay Fixation അരിയര്‍ അടുത്തവര്‍ഷം മുതല്‍ 4 ഗഡുക്കളായാണല്ലോ ലഭിക്കുന്നത്. റിട്ടയേര്‍ ആയ ജീവനക്കാര്‍ക്കും പ്രസ്തുത സമയത്ത് മാത്രമേ Pay Fixation അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയൂ. Pay Fixation അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാനുള്ള മെനു ഇതുവരെ സ്പാര്‍ക്കില്‍ എനേബിള്‍ ചെയ്തിട്ടില്ല എന്നറിയാമല്ലോ. റിട്ടയേര്‍ഡ് ജീവനക്കാര്‍ക്കും സ്പാര്‍ക്കിലുടെ തന്നെ Pay Fixation അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുമെന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കാം. ഇല്ലെങ്കില്‍ മാനുവലായി എഴുതുകയേ മാര്‍ഗ്ഗമുള്ളൂ.
117. ഒരു LP സ്കൂള്‍ അധ്യാപകന് UP സ്കൂള്‍ അധ്യാപകനായി PSC വഴി നിയമനം നടത്തുമ്പോള്‍ എങ്ങനെയാണ് സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ചെയ്യേണ്ടത്.
AN: അതായത് ഈ ജീവനക്കാരന് ഹയര്‍ പോസ്റ്റിലേക്കാണ് പോകുന്നത്. ഇങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ സ്പാര്‍ക്കില്‍ പുതിയതായി ഏര്‍പ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ള Appointment to higher post (Service Matters -> Appointment to higher post -> Relieve from current post) എന്ന മെനു വഴിയാണ് ചെയ്യേണ്ടത്.
118. എയിഡഡ് സ്കൂളില്‍ നിന്നും ഗവണ്‍മെന്റ് സ്കൂളിലേക്ക് ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ആയി വന്ന ജീവനക്കാരന്റെ ഡി എ അരിയര്‍ എങ്ങനെയാണ് പ്രോസസ് ചെയ്യേണ്ടത് ?
AN: പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരന്റെ സ്പാര്‍ക്കിലെ Service History യും Present Service Details എന്നിവ കൃത്യമാണെങ്കില്‍ സാധാരണപോലെ DA അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാം.
119. ഏപ്രില്‍ മാസം ആരംഭിച്ചപ്പോള്‍ മാര്‍ച്ച് മാസത്തെ ബില്ലുകള്‍ ഇ സബ്മിറ്റ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുന്നില്ല. Head of Account കാണാന്‍ കഴിയുന്നില്ല
An: ഓരോ പുതിയ സാമ്പത്തിക വര്‍ഷവും Head of Account വീണ്ടും സെറ്റ് ചെയ്തു കൊടുക്കേണ്ടതുണ്ട്. Accounts-> Ininitialisation - Head of Account എന്ന ക്രമത്തില്‍ മാറ്റുക
120. Pay Revision Arrear 3rd Instalment കാണുന്നില്ല. എന്തായിരിക്കും കാരണം ?
An: Pay Revision Arrear 3rd Installment ശരിയാകണമെങ്കില്‍ 2nd Instalment Encashment Details നല്‍കിയിരിക്കണം
121. ഒരു എയിഡഡ് സ്കൂള്‍ ജീവക്കാരന്റെ Multiple month salary കൊടുക്കുമ്പോള്‍ Pay processing is not allowed !!! There is no valid AG Pay Slip entry found for this processing period.Please update and retry.എന്ന മെസ്സേജ് വരുന്നു. എന്തു ചെയ്യണം
An: പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരന്റെ Personal Memmoranda, Contact Details, Last Pay Change Date , Next Increment Date, Est Bill Type, Service History എന്നിവ ശരിയാണോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക.
122. ഒരു ജീവനക്കാരനെ സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ റിട്ടയര്‍ ചെയ്യിക്കുന്നതിനു മുമ്പായി ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട പ്രധാന കാര്യം എന്താണ്
An: സ്പാര്‍ക്കില്‍ ജീവനക്കാരനെ റിട്ടയര്‍ ചെയ്യിക്കുന്നതിനു മുമ്പായി ലീവ് അക്കൗണ്ട് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്(Terminal Surrender വാങ്ങേണ്ടതുണ്ടെങ്കില്‍). മൂന്നാം ഗഡു പേ റിവിഷന്‍ അരിയര്‍ റിട്ടയര്‍ ചെയ്യുന്ന ജീവനക്കാരന് ലഭിക്കേണ്ടതുണ്ടെങ്കില്‍ പി എഫ് ടൈപ്പ് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്
123. Head of Account സ്പാര്‍ക്കില്‍ ലഭ്യമല്ലെങ്കില്‍ എന്തു ചെയ്യണം
An: ജില്ലാ ട്രഷറിയൂമായി ബന്ധപ്പെടുക.സ്പാര്‍ക്കില്‍ Head of Account എഡിറ്റ് ചെയ്യാനുള്ള ഓപ്ഷന്‍ ഇപ്പോള്‍ ലഭ്യമല്ല.ബഡ്ജറ്റ് പ്രകാരമുള്ള ഹെഡുകളും അലോട്ട്മെന്റുകളും തനിയെ അപ്ഡേറ്റ് ആകും. സാലറി ഹെ‍ഡുകളുടെ detailed, object ഹെഡുകള്‍ 01-01- Pay എന്ന ക്രമത്തിലാണ് Accounts ല്‍ അപ്ഡേറ്റായിട്ടുണ്ടാവുക. Est Bill Type ലെ Head of Account ഇപ്പറഞ്ഞ രീതിയില്‍ എഡിറ്റ് ചെയ്ത് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുക. എങ്കില്‍ മാത്രമേ Bill Make ചെയ്യുമ്പോള്‍ ശരിയായി വരികയുള്ളൂ
124. സ്കൂളിലെ Part Time Staff ന് ഒരു അഡീഷനല്‍ ഇന്‍ക്രിമെന്റ് ഉണ്ട്. അത് എങ്ങനെയാണ് ഇന്‍ക്രിമെന്റ് പേജില്‍ നല്‍കുക.
An: പലപ്പോഴും അഡീഷനല്‍ ഇന്‍ക്രിമെന്റ് മാസത്തിന്റെ ഇടയ്ക്കുള്ള ദിവസങ്ങളില്‍ ആയിരിക്കും അങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ Wef തിയതി ഇന്‍ക്രിമെന്റ് പേജില്‍ നല്‍കാന്‍ കഴിയില്ല. കാരണം ഇന്‍ക്രിമെന്റ് പ്രോസസിങ് പേജില്‍ മാസം മാത്രമേ കാണുകയുള്ളൂ. പ്രമോഷന്‍ പേജു വഴി പുതിയ ബേസിക് പേ നല്‍കുന്നതാണ്. നല്ലത്. അല്ലെങ്കില്‍ ജില്ലാ ട്രഷറിയുമായി ബന്ധപ്പെടുക
125. LTC (ലീവ് ട്രാവല്‍ കണ്‍സഷന്‍ ) Claim Entry നല്‍കിയതിനു ശേഷം Claim Approval പേജില്‍ Balance Amount മൈനസ് കാണിക്കുന്നതിനു കാരണം എന്തായിരിക്കും
An: Head of Account പേജില്‍ Treasury Update ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് LTC ക്ലെയിം Update ചെയ്യുക
126. എയിഡഡ് സ്കൂള്‍ ഹെഡ്ർമാസ്റ്റര്‍ മാര്‍ക്ക് ക്ലെയിം എന്‍ട്രി അപ്രൂവ് ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കുമോ ? അപ്രൂവല്‍ പേജില്‍ ക്ലെയിം എന്‍ട്രി കാണാത്തത് എന്തു കൊണ്ടായിരിക്കും ?
An: തീര്‍ച്ചയായും അപ്രൂവ് ചെയ്യാം. അപ്രൂവല്‍ പേജില്‍ ക്ലെയിം എന്‍ട്രി കാണാത്തതിനു കാരണം ശരിയായ രീതിയില്‍ എന്‍ട്രി നല്‍കാത്തതു കൊണ്ടായിരിക്കും. ക്ലെയിം എന്‍ട്രി പേജില്‍ രണ്ട് ഭാഗങ്ങളുണ്ട്. ആദ്യഭാഗത്ത് ബില്ല് സംബന്ധിച്ച കാര്യങ്ങളും താഴത്തെ ഭാഗത്ത് ജീവനക്കാരനെ സെലക്ട് ചെയ്യാനുമുള്ളതാണ്. എയിഡഡ് സ്കൂള്‍ ആണെങ്കില്‍ Get Data From Gain PF എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്തുമ്പോള്‍ ഡാറ്റ അതാത് കോളങ്ങളില്‍ വരുന്നതു കാണാം. ഇതിനു ശേഷമാണ് Submit ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യേണ്ടത്. തൂടര്‍ന്ന് അപ്രൂവ് ചെയ്യാം. അതിനു ശേഷം ബില്‍ Make ചെയ്ത് ഇ സബ്മിറ്റ് ചെയ്യാം
127. എയിഡഡ് സ്കൂളില്‍ പുതിയ അപ്പോയിന്റ് മെന്റ് നടത്തി സാലറി ലഭിക്കാന്‍ എന്തൊക്കെ ചേര്‍ക്കണം
An: പുതിയ ജീവനക്കാരനെ ചേര്‍ത്ത് പെന്‍ നമ്പര്‍ കിട്ടിക്കഴിഞ്ഞാല്‍ പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരന്റെ Present Salary Details ചേര്‍ക്കണം. ഇത് ചേര്‍ക്കേണ്ടത് Service Matters - Present Salary വഴിയാണ്. ഈ പേജില്‍ Basic Pay, Bill Typr, Aqt Type, Last Pay Change date, Next Increment Date എന്നിവ നല്‍കി Save ചെയ്യണം. Increment Date ന് ശേഷമുള്ള date ആണ് Next Increment Date ല്‍ നല്‍കുന്നത് എങ്കില്‍ എറര്‍ മെസ്സേജ് കാണിക്കും. അങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ ഇന്‍ക്രിമെന്റിന് ശേഷമുള്ള സാലറിയാണ് Basic Pay ല്‍ നല്‍കേണ്ടത്. Next Increment Date അടുത്ത വര്‍ഷത്തെ Increment date നല്‍കാം. അതോടൊപ്പം സര്വ്വീസ് ഹിസ്റ്ററിയില്‍ ആദ്യവര്‍ഷത്തെ എന്‍ട്രി ചേര്‍ക്കുകയും വേണം. ബാങ്ക് Details ഈ പേജില്‍ നല്‍കാന്‍ സാധ്യമല്ല. Bank Details നല്‍കേണ്ടത് Salary Matters - Changes in the month - Present Salary എന്ന പേജിലാണ്.
128. Monthly Salary പ്രോസസ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ AGs Updation .......എന്ന മെസ്സേജ് വരുന്നത് എന്തുകൊണ്ടായിരിക്കും ?
An: ഈ ജീവനക്കാരന് Gazetted Officer അല്ലെങ്കില്‍ ബില്‍ ടൈപ്പ് തെറ്റിക്കിടക്കുന്നതു കൊണ്ടായിരിക്കും ഇത്തരം മെസ്സേജ് വരുന്നത്. ബില്‍ ടൈപ്പ് ശ്രദ്ധിക്കുക. Salary Matters -> Est Bill Type -> Type of Bill എന്ന ക്രമത്തില്‍ ഓപ്പണ്‍ ചെയ്യുക. Type of Bill - G എന്നതിനു പകരം E എന്നാക്കി മാറ്റി Update ചെയ്യുക
129. ഗവ സ്കുളിലെ Part Time M സ്റ്റാഫിന് Allowance For Physically Handicapped എന്ന അലവന്‍സ് അരിയര്‍ ആയി കിട്ടാനുണ്ട് . എങ്ങനെ പ്രോസസ് ചെയ്യും.
An: അലവന്‍സ് ഹിസ്റ്ററിയില്‍ എന്‍ട്രി ചേര്‍ത്തു കൊടുത്ത് സാലറി അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യുക. സര്‍വീസ് ഹിസ്റ്ററി കൃത്യമായിരിക്കണം.
Q: 71.Property Return File ചെയ്യാന്‍ കഴിയുന്നില്ല. Filing Authority is not defined for the Employee. Cannot Proceed എന്ന മെസ്സേജ് വന്നു കൊണ്ടിരിക്കുന്നു.
An: സ്പാര്‍ക്കില്‍ സെറ്റ് ചെയ്യാത്തതു കൊണ്ട് . സ്കൂളുകള്‍ തല്‍ക്കാലം മാനുവലായി Property Return സമര്‍പ്പിച്ചാല്‍ മതിയാകും.
Q: 72. എയിഡഡ് സ്കൂളുകളിലെ ജീവനക്കാരുടെ Present Salary യിലെ Basic Pay എങ്ങനെ Change ചെയ്യാം. ഇപ്പോള്‍ Locked ആയി കാണുന്നു. മാത്രമല്ല Pay Revision Editing എന്ന ഇപ്പോള്‍ കാണുന്നുമില്ല.
An: പുതിയ Basic Pay യിലേക്ക് മാറ്റാനാണെങ്കില്‍ Promotion കൊടുത്ത് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. Unlock ചെയ്യാന്‍ AEO/DEO ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെട്ടാല്‍ മതിയാകും. Pay Revision Editing എന്ന മെനു എയിഡഡ് സ്കൂളുകള്‍ക്ക് ലഭ്യമല്ല. എന്നാല്‍ ഈ മെനു AEO/DEO ഓഫിസുകള്‍ക്ക് ലഭ്യമാണ്.
Q: 73. Monthly Salary Bill പ്രോസസ് ചെയ്തപ്പോള്‍ PF ഷെഡ്യൂള്‍ ലഭിക്കുന്നില്ല. No Employee to display എന്ന Error മെസ്സേജ് ആണ് വരുന്നത് ?
An: ഇതിനു കാരണം Present Salary Details ലും Present Service Details ലും PF Type രണ്ടായി ചേര്‍ത്തിരിക്കുന്നതു കൊണ്ടായിരിക്കും ഇങ്ങനെ വരുന്നത്.
1.Service Matters -> Personal Details ->Present Service Details ലെ PF Type പരിശോധിക്കുക.
2. Salary Matters -> Changes in the month -> Present Salary -> Others Deductions -> PF Type പരിശോധിക്കുക.
രണ്ടിലും ഒരേ PF Type തന്നെയാണെന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തുക.
Please check and update PF type under the menu, service matters---personal memoranda----present service details-----PF type, also check and update the same in present salary details------- deductions----PF type. otherwise PF schedule report generation will fail. ലോക്ക് ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ അണ്‍ലോക്ക് ചെയ്തതിനുശേഷം മാത്രമേ ഇത് സാധിക്കൂ
Q: 74. പഴയ DA അരിയര്‍ PF ല്‍ ലയിപ്പിക്കേണ്ടത് എങ്ങനെ ?
An: ഡി.എ അരിയർ സ്പാർക്കിൽ പ്രൊസസ്സ് ചെയ്യാൻ സാധിക്കാത്തതാണെങ്കിൽ, Due-Drawn Statement മാന്വലായി തയ്യാറാക്കിയശേഷം അരിയർ തുക Allowance History യിൽ Arrear Deraness Allowance ആയും Deductions ൽ Arrear to PF ആയും ചേർത്ത് ഏതെങ്കിലും ശമ്പളബില്ലിൽ മെർജ്ജ് ചെയ്യാം. ശമ്പള ബില്ലിന്റെ കൂടെ മാന്വൽ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് ചേർത്ത് സബ്മിറ്റ് ചെയ്താൽ മതി.
Q: 75. ജീവനക്കാരുടെ Details Lock/Unlock ചെയ്യാന്‍ എന്തു ചെയ്യണം ?
എയ്ഡഡ് സ്കൂളാണെങ്കിൽ, എ.ഇ.ഒ/ ഡി.ഇ.ഒ യെ സമീപിക്കണം. അല്ലാത്തവർ സ്പാർക്കിലേക്ക് ഫോറം നമ്പർ-5 ഇ-മെയിൽ ചെയ്ത് കൺ‌ട്രോളിങ്ങ് ഓഫീസറെ സെറ്റ് ചെയ്യണം.
Q: 76. ഫെസ്റ്റിവല്‍ അഡ്വാന്‍സ് ഡിഡക്ഷന്‍ ചില മാസങ്ങളില്‍ Last Inst No ശരിയായി കാണുന്നില്ല. എന്തു ചെയ്യണം ?
An: പല ഓഫീസുകളിലും ഈ തെറ്റ് കാണിക്കുന്നുണ്ട്. ഒരു പക്ഷേ Encashment Details കൊടുക്കുമ്പോള്‍ TC Amount എന്നത് Total Dedu.+fes Adv കൊടുക്കാത്തതു കൊണ്ടായിരിക്കും ഇങ്ങനെ വരുന്നത്. അല്ലാതെ കൊടുത്താൽ Fes Adv തിരിച്ചടച്ചില്ല എന്ന രിതിയിലാണ് കണക്കിൽ വരുന്നത് ഒരു മാസം മാത്രമാണോ തെറ്റായി കാണിക്കുന്നതെന്ന് നോക്കുക. Encashment Details കൊടുക്കാത്തതു കൊണ്ടായിരിക്കും ഇങ്ങനെ വരുന്നത്. ചിലപ്പോള്‍ അടുത്ത മാസം കൃത്യമായി വരുന്നുണ്ട്. അതു കൊണ്ട് ഒന്നുകില്‍ ലോണ്‍ ക്ലോസ് ചെയ്തശേഷം വീണ്ടും പുതിയ ലോണായി ബാക്കി Amound, Last Inst No തുടങ്ങിയവയൊക്കെ ശരിയായി കൊടുക്കാവുന്നതാണ്. അല്ലെങ്കില്‍ തിരിച്ചടവ് തീരുന്നതിനു മുമ്പ് Last Inst No ഏതെങ്കിലും മാസം ശരിയാവുന്നുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക.
Q: 77. ഒരു മാസത്തില്‍ ഒരു ജീവനക്കാരന് കൂടുതല്‍ ശമ്പളം കാഷ് ചെയ്തു പോയാല്‍ സ്പാര്‍ക്കില്‍ എങ്ങനെ അത് ശരിയാക്കാന്‍ പറ്റും ?
An: അധികം വാങ്ങിയ തുക ചെല്ലാന്‍ മുഖേന ട്രഷറിയില്‍ തിരിച്ചടക്കണം. സ്പാര്‍ക്കില്‍ മാനുവലി ഡ്രോണ്‍ (Salary Matters -> Manualy Drawn) എന്ന പേജില്‍ അധികം വാങ്ങിയ തുകയുടെ വിശദമായ വിവരങ്ങള്‍ അതാത് കോളങ്ങളില്‍ മൈനസ് ചിഹ്നം ഉപയോഗിച്ച് നല്‍കണം.
Q: 78. സ്പാര്‍ക്കില്‍ ഇല്ലാത്ത ഓഫീസിലേക്ക് ഒരാള്‍ ഡെപ്യൂട്ടേഷനില്‍ പോയാല്‍ ആദ്യത്തെ ഓഫീസില്‍ നിന്നും അയാളെ ഒഴിവാക്കാന്‍ എന്തു ചെയ്യണം ?
An: തല്‍ക്കാലം ആ ജീവനക്കാരനെ ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ചെയ്യാന്‍ നിര്‍വ്വാഹമില്ല. അങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യപ്പെടുന്നതില്‍ നിന്നും ഒഴിവാക്കുകയാണ് വേണ്ടത്. ഇതിനായി പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരന്റെ Present Salary യിലെ ഇപ്പോഴുള്ള Bill Type മാറ്റി 'Select' എന്ന് നല്‍കി Confirm ചെയ്യണം.
Q: 79. സ്പാര്‍ക്കില്‍ എല്ലാ ജീവനക്കാരുടേയും മൊബൈല്‍ നമ്പര്‍ ചേര്‍ക്കേണ്ടതുണ്ടോ ?
എല്ലാ ജീവനക്കാരുടേയും ശരിയായ മൊബൈല്‍ നമ്പര്‍ നല്‍കാന്‍ സ്പാര്‍ക്ക് ആവശ്യപ്പെട്ടിട്ടുണ്ട്. പാസ്‌വേഡ് മറന്നു പോയാന്‍ റീസെറ്റ് ചെയ്തു കൊണ്ടുളള മെസ്സേജ് അയച്ചു തരാനായിരിക്കാം മൊബൈല്‍ നമ്പര്‍ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാന്‍ ആവശ്യപ്പെടുന്നത്.
Q: 80. Aided schoolil ജീവനക്കാരുടെ Incriment Promotion sanction AEO / DEO ലേക്കു ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യേണ്ടതാണല്ലോ.സ്പാര്‍ക്ക് വഴി എങ്ങിനെയാണ് AEO/DEO യിലേക്ക് Forward ചെയ്യുന്നത് ?
An: Service Matters -> Increment Sanction -> All Designations, Revised Scale, Annual Increment, മാസം എന്നിങ്ങിനെ സെലക്ട് ചെയ്ത് Proceed നൽകുമ്പോൾ ഇൻ‌ക്രിമെന്റുള്ളവരുടെ പേരുകൾ കാണാം. ഇന്‍ക്രിമെന്റ് പാസാക്കാനുള്ളവരെ സെലക്ട് ചെയ്ത ശേഷം താഴെയുള്ള Forward For Approval ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. പിന്നീട് View Status of Forwarded Applications ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് മാസം സെലക്ട് ചെയ്ത് Proceed കൊടുത്താൽ AEO/DEO യിലേക്ക് ഫോർവാർഡ് ചെയ്ത ഇൻ‌ക്രിമെന്റ് അപേക്ഷ റിജക്ട് ചെയ്യപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടോ/ ഓതന്റിക്കേറ്റ് ചെയ്യപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടോ എന്നറിയാനും ഓതന്റിക്കേറ്റ് ചെയ്യപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ റിപ്പോർട്ട് എടുക്കാനും സാധിക്കും. Increment Sanction പേജിലെ Increment Sanction Status വഴി Forward ചെയ്ത Application ന്റെ ഇപ്പോഴത്തെ സ്റ്റാറ്റസ് അറിയാന്‍ കഴിയും.
Q: 81. ഒരു ജീവനക്കാരന് സസ്പെന്റ് ചെയ്യപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ എങ്ങനെയാണ് സ്പാര്‍ക്കില്‍ ചേര്‍ക്കുന്നത് ? subsistence allowance എങ്ങനെയാണ് ചേര്‍ക്കുന്നത് ?
An: Service Matters- Personal Details- Disciplanary Actions ൽ സസ്പൻഷൻ വിവരങ്ങൾ ചേർക്കുക. അതിന് ശേഷം Salary Matters- Subsistence Allowance ൽ ആ ജീവനക്കാരനെ സെലക്ട് ചെയ്ത് ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ ചേര്‍ത്ത ശേഷം ശമ്പളം പ്രൊസസ്സ് ചെയ്താൽ മതി.
Q: 82. ഒരു സ്കൂളിലെ ഒരേ ഗ്രേ‍ഡിലെ ഒരേ അടിസ്ഥാനശമ്പളം വാങ്ങുന്ന അധ്യാപകര്‍ പല പേസ്കെയിലില്‍ ആണ് ബില്ലില്‍വരുന്നത്. എങ്ങനെ ശരിയാക്കും?
An: Designation വ്യത്യസ്ഥമായി കിടക്കുന്നതു കൊണ്ടായിരിക്കും ഇങ്ങനെ വരുന്നത്. Administration- Code Masters- Designations ൽ എല്ലാ Designations ഉം അവയുടെ സ്കെയിലുകളും കാണാം. Designation ശരിയാക്കാന്‍ സാധാരണ യൂസര്‍ക്ക് സാധ്യമല്ല. സ്പാര്‍ക്ക് ഹെല്‍പ്പ് ഡെസ്കുമായി ബന്ധപ്പെടണം. Thiruvananthapuram SPARK PMU 0471-2579700, Kannur Regional Spark Help Centre 0497-2707722 , info@spark.gov.in, Chat
Q: 83. SDO യുടെ സാലറി പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കുന്നില്ല. Employee Selection failed എന്നാണ് കാണിക്കുന്നത്.എന്തു ചെയ്യണം ?
An: Present Service Details ലെയും Present Salary Details ലെയും SDO Code ഒന്ന് തന്നെയാണോയെന്ന് പരിശോധിക്കുക. Bill Type ഉം ശരിയാണോയെന്ന് നോക്കണം.
Q: 84. ഒരു Aided School ലെ ജീവനക്കാരി അധികമായി വാങ്ങിയ തുക ചെല്ലാൻ മുഖേന തിരിച്ചടച്ചു. Manually drawn salary യിൽ Basic pay -680, DA -340 എന്നിങ്ങനെ ചേർത്ത് Confirm ചെയ്തപ്പോൾ Gross total മൈനസ് തുക കാണുകയും Amount can not be less than zero എന്ന message കാണിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു
An: Manually Drawn Salary യിൽ Regular/Arrear/Surrender എന്നതിന് Arrear സെലക്ട് ചെയ്യുക
Q: 85. Aided School ലെ ഗ്രേഡ് പ്രമോഷന്‍ നലി FORWARDING FAILED,PLEASE CHECK THE INPUTS , AND TRY എന്ന എറര്‍ മെസ്സേജ് ആണ് വരുന്നത്
An: പ്രമോഷൻ ഒരിക്കല്‍ Forward ചെയ്തിട്ടുണ്ടായിരുന്നത് കൊണ്ടായിരിക്കും ഇങ്ങനെ വരുന്നത്. ഒരിക്കല്‍ Forward ചെയ്തത് വീണ്ടും ഒന്നു കൂടി പരിശോധിച്ചു നോക്കുക (Salary Matters- View Status of Forwarded Details) ഈ പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുന്നതിന് വേണ്ടി AEO/DEO ഓഫീസുകള്‍ക്ക് Pay Revision Editing എനേബിള്‍ ചെയ്തു കൊടുത്തിട്ടുണ്ട്. അതിനാൽ പ്രമോഷൻ ഓതന്റിക്കേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിന് എ.ഇ.ഒ ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെട്ടാൽ മതി. പ്രമോഷന്‍ wef തിയതി സര്വ്വീസ് ഹിസ്റ്ററിയില്‍ ഉണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക. ഉണ്ടെങ്കലില്‍ സര്വ്വീസ് ഹിസ്റ്ററിയിലെ അവസാനത്തെ ഐറ്റം Delete ചെയ്ത് വീണ്ടും പ്രോസസ് ചെയ്ത് നോക്കുക
86. സാലറിയില്‍ Deductions എങ്ങനെയെല്ലാം ചേര്‍ക്കാം ?
An: മൂന്ന് തരത്തില്‍ ചേര്‍ക്കാം.
1. Main Menu -> Salary Matters - Deductions -> Deductions
2.Main Menu -> Changes in the month -> Present Salary -> Deducitons
3. Main Menu -> Pay Revision 2009 -> Pay Revision Editing -> Deductions
ഇതില്‍ രണ്ടാമത് പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന Main Menu -> Changes in the month -> Present Salary -> Deducitons മാര്‍ഗ്ഗം എല്ലാ ഓഫീസുകള്‍ക്കും പ്രയോജനപ്പെടുന്നതാണ്. മറ്റുള്ളവ Aided School കള്‍ക്ക് ലഭ്യമല്ല.
87. LWA ആയ ഒരു ജീവനക്കാരന്റെ പ്രസ്തുത മാസങ്ങള്‍ ഉള്‍പ്പെട്ട DA അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്തപ്പോള്‍ പ്രസ്തുത ജീവനക്കാന്റെ പേര് കാണിക്കുന്നില്ല.
An: പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരന്റെ ആ മാസങ്ങളിലെ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യപ്പെടാത്തതു കൊണ്ടായിരിക്കാം ഇങ്ങനെ സംഭവിക്കുന്നത്. ഇതിനു പരിഹാരമായി സാലറി അരിയര്‍ അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യുകയും പിന്നീട് DA അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യുക. അതിനു ശേഷം സാലറി അരിയര്‍ കാന്‍സല്‍ ചെയ്തു കളയാവുന്നതാണ്.
88: Deductions എങ്ങനെയെല്ലാം ചേര്‍ക്കാം ?
An: 1.Salary Matters -> Changes in the month -> Present Salary--> Deductions
2. Salary Matters -> Deductions -> Deductions എന്നിങ്ങനെ Deductions ചേര്‍ക്കാം.
89: എയ്ഡഡ് സ്കൂളിലെ ഒരു ജീവനക്കാരന്റെ ഇന്‍ക്രിമെന്റ് തിയതി തെറ്റായിട്ടാണ് ചേര്‍ത്തിരിക്കുന്നത്. എങ്ങനെ ശരിയാക്കാം. ?
An: എയിഡഡ് സ്കൂളിലെ ജീവനക്കാരുടെ വിശദ വിവരങ്ങള്‍ എല്ലാം ശരിയായി എന്റര്‍ ചെയ്തതിനു ശേഷമാണ് ഡാറ്റ ലോക്കു ചെയ്തിട്ടുള്ളത്. അതിനാല്‍ പിന്നീട് എഡിറ്റിങ് സ്പാര്‍ക്ക് അനുവദിക്കുന്നില്ല. എഡിറ്റ് ചെയ്യണമെന്നുണ്ടെങ്കില്‍ AEO/DEO ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെടുക.
90: DA അരിയര്‍ ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്തപ്പോള്‍ Gross Ammount, Net Amount എന്നിവ 0 ആയി കാണിക്കുന്നു ?
An: ഇപ്പോള്‍ പ്രോസസ് ചെയ്ത കാലഘട്ടത്തിലെ DA അരിയര്‍ ഇതിനു മുമ്പ് ഏതെങ്കിലും മാസം പ്രോസസ് ചെയ്തിട്ടുണ്ടോ എന്ന് നോക്കുക.
91: ഈ മാസം റിട്ടയര്‍ ചെയ്യുന്ന ഹെഡ്‌മാസ്റ്ററുടെ ശമ്പളം മാത്രമായി പ്രോസസ് ചെയ്തപ്പോള്‍ Data mismatch found for the PEN 500770. Can not Proceed എന്ന എറര്‍ മെസ്സേജ് വരുന്നു ?
An: ഇങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ All Employees ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്താല്‍ മതി. Aided സ്കൂള്‍ ജീവനക്കാരന്റേതാണ് ഇങ്ങനെ വരുന്നതെങ്കില്‍ AEO/DEO ഓഫീസില്‍ നിന്നും പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരന്റെ Authentication ശരിയായി നല്‍കാത്തതു കൊണ്ടായിരിക്കും. അതിനാല്‍ AEO/DEO ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെട്ടു നോക്കുക.
92: റിട്ടയേര്‍ഡ് ആയ ജീവനക്കാരന്റെ DA അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിക്കുമ്പോള്‍ ജീവനക്കാരന്റെ പേര് സെലക്ട്ചെയ്യാന്‍ കഴിയുന്നില്ല.
An: ഇതുവരെ സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ ഇത്തരം ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുമായിരുന്നില്ല. ഇപ്പോള്‍ റിട്ടയര്‍ ആയ ജീവനക്കാരുടെ DA അരിയര്‍ സ്പാര്‍ക്കിലുടെ തന്നെ പ്രോസസ് ചെയ്യാനുള്ള ഓപ്ഷന്‍ നല്‍കിയിട്ടുണ്ട് (Salary Matters -> Processing -> Arrear -> DA -> DA Arrear Retd Employees) . ഇതുവരെ ചെയ്തിരുന്ന പ്രോസസ് എന്തായിരുന്നുവെന്ന് നോക്കാം. - Retire ആയ ജീവനക്കാരന്റെ DA Arrear എക്സല്‍ ഷീറ്റില്‍ ടൈപ്പ് ചെയ്തോ അല്ലെങ്കില്‍ മാനുവലായി പേപ്പറില്‍ എഴുതിയോ ട്രഷറിയില്‍ സമര്‍പ്പിക്കാവുന്നതാണ്. സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ തന്നെ DA Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യണമെന്നുണ്ടെങ്കില്‍ റിട്ടയര്‍ ചെയ്ത ജീവനക്കാരന്റെ Date of Superannuation (Service Matters -> Personal Details -> Personal Memmoranda ->Date of Superannuation) Future Date ആക്കി മാറ്റിക്കൊടുത്ത് Confirm ചെയ്ത് DA Arrear ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. പ്രോസസ് ചെയ്തതിനു ശേഷം Date of Superannuation പഴയതു തന്നെ ആക്കി മാറ്റിക്കൊടുക്കാന്‍ മറക്കരുത്.(DA Arrear other Doubts Q:2, Q:23, Q:36, Q:37, Q:39, DA Arrear Process ) റിട്ടയര്‍മെന്റ് തിയതി തിരുത്തി പ്രോസസ് ചെയ്യുന്നത് ശരിയല്ല.
93:DA അരിയര്‍ സാലറിയില്‍ മെര്‍ജ് ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിക്കുമ്പോള്‍ മെര്‍ജ് ആകാത്തത് എന്തുകൊണ്ടായിരിക്കും ?
An : ഒരു കാരണം ഒരു ഓഫീസിലെ ജീവനക്കാര്‍ക്ക് ഒരേ പോലുള്ള PF Type അല്ലാത്തു കൊണ്ടായിരിക്കും. പഞ്ചായത്ത് സ്കൂളിലും മറ്റും പ്രൊട്ടക്ഷന്‍ പ്രകാരം ഗവ: അധ്യാപകരെ നിയമിക്കാറുണ്ട്. ഇങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ പ്രസ്തുത സ്ഥാപനത്തില്‍ രണ്ട് തരം PF Type നിലവിലുണ്ടാകും GPF ഉം KASEPF ഉം. രണ്ട് കാര്യങ്ങള്‍ ഇത്തരം സന്ദര്‍ഭങ്ങളില്‍ ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കും 1. വ്യത്യസ്ഥ PFType ഉള്ളവരുടെ മാത്രമായി DA Arrear ബില്ലുകള്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യുക. അല്ലെങ്കില്‍ നേരിട്ട് അരിയര്‍ തുകകള്‍ ടൈപ്പ് ചെയ്ത് ചേര്‍ക്കുക
94. Leave Surrender പ്രോസസ് ചെയ്തതിനു ശേഷം ബില്ലില്‍ തെറ്റുകണ്ടപ്പോള്‍ ആ ബില്ല് Cancel ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിച്ചു. എന്നാല്‍ ബില്ലു Cancel ചെയ്യാന്‍ കഴിയുന്നില്ല. Leave Account ല്‍ എന്‍ട്രി ഉണ്ട് എന്ന എറര്‍ മെസ്സേജാണ് വരുന്നത്.
An: ഇങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ Leave Account (Service Mattters ->Leave -> Leave Account) പേജ് ഓപ്പണ്‍ ചെയ്ത് അക്കൗണ്ടില്‍ ഉള്ള ലീവുകള്‍ മുഴുവന്‍ Delete ചെയ്ത ശേഷം Leave Surrender ബില്ല് Cancel ചെയ്യാന്‍ കഴിയുന്നതായി കാണാം.
95. ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ആയ ജീവനക്കാരന്റെ പാര്‍ട്ട് സാലറി ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്തപ്പോള്‍ Gross Amount നേക്കാള്‍ അധികം Deduction ഉള്ളതായി കണ്ടു. എന്തു ചെയ്യണം ?
An: Employees whose deductions exceed grosspay are listed above. In the case of Co-op Recovery deductions, Click " View " link to view Co.Op. Recovery details of that employee. This deduction can be avoided for this month by clicking the link " Avoid this month". Cancel the processed salary and process again to reflect the new change. Deductions other than Co.Op Recovery can be edited through present salary details of the employee before reprocessing
96. DA അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്തതതിനു ശേഷം Outer ബില്ല് എടുക്കാന്‍ സാധിക്കുന്നില്ല. 'Error in retrieving Arrear Salary Drawn !'. എന്ന എറര്‍ മെസ്സേജാണ് വന്നു കൊണ്ടിരിക്കുന്നത്.
An: DA അരിയര്‍ ബില്ലിന്റെ Outer bill ജനറേറ്റ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ ഉണ്ടായിക്കൊണ്ടിരിക്കുന്ന 'Error in retrieving Arrear Salary Drawn !'. എന്ന എറര്‍ പരിഹരിക്കാന്‍ ഇതു വരെ സ്പാര്‍ക്കിന് കഴിഞ്ഞിട്ടില്ല. പരിഹരിക്കപ്പെടുന്നതു വരെ Inner bill മാത്രം കൊടുത്താല്‍ മതി.
97. ഒരു ജീവനക്കാരന് ഇത്തവണത്തേതും കഴിഞ്ഞ തവണത്തേതുമായ രണ്ട് DA Arrear (07/2013 to 12/2013 and 01/2014 to 05/2014) പ്രോസസ് ചെയ്യാനുണ്ട്. രണ്ട് DA അരിയറുകളും കൂടി ഒന്നിച്ച് പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുമോ ?
An: കഴിയും അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാനുള്ള പേജില്‍ From date 07/2013 എന്നും to date 05/2014 എന്നും നല്‍കുക. അതിനു ശേഷം അരിയര്‍ ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.
98. Aided സ്കൂളിലെ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിക്കുമ്പോള്‍ Data mismatch found for the PEN 123456 can not proceed എന്ന error മെസ്സേജ് ആണ് വരുന്നത്.
An: AEO/DEO ഓഫീസില്‍ ഈ ജീവനക്കാരന്റെ ഓഥന്റിക്കേഷന്‍ ശരിയായി നല്‍കിയെങ്കില്‍ മാത്രമേ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കൂ. AEO/DEO ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെടുക.
99. സൂപ്പര്‍ ആനുവേഷനിലുള്ള ഒരു അധ്യാപകന്റെ സാലറി മാത്രമായി എല്ലാ മാസവും പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുമോ ?
An: സൂപ്പര്‍ ആനുവേഷനിലുള്ള അധ്യാപകന് മാര്‍ച്ച് വരെയുള്ള ശമ്പളം ലഭിക്കേണ്ടതുണ്ടെങ്കില്‍ എല്ലാ മാസവും പ്രത്യേകമായി ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയില്ല. ചിലപ്പോള്‍ ജൂലൈ മാസത്തെ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിഞ്ഞേക്കാം. എന്നാല്‍ ആഗസ്ത് മുതല്‍ പ്രസ്തുത ജീവനക്കാര്‍ സ്പാര്‍ക്കില്‍ നിന്നും ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി ഒഴിവാക്കപ്പെടുന്നതായിരിക്കും. ഇങ്ങനെ സംഭവിക്കാതിരിക്കാന്‍ ജീവനക്കാരന്റെ സൂപ്പര്‍ ആനുവേഷന്‍ തിയതി മാറ്റിക്കൊടുക്കേണ്ടതാണ്. (എയിഡഡ് സ്കൂള്‍ ആണെങ്കില്‍ AEO/DEO) തലത്തില്‍ ബന്ധപ്പെടണം.
100. Onam Festival Advance Bill ജനറേറ്റ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ Invalid year എന്ന എറര്‍ മെസ്സേജ് കാണിക്കുന്നു ?
An: Onam Advance Bil എന്ന പേജ് എടുക്കുമ്പോള്‍ ആദ്യം Month സെലക്ട് ചെയ്യുക. പിന്നീട് DDO Code, Adv Type എന്ന ക്രമത്തില്‍ സെലക്ട് ചെയ്യുക.
101. ഒരിക്കല്‍ നല്‍കിയ LWA ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയാത്തത് എന്തുകൊണ്ടാണ് ?
An: ഇനി മുതല്‍ ഒരു ജീവനക്കാരന് LWA നല്‍കിക്കഴിഞ്ഞാല്‍ ഡീലീറ്റ് ചെയ്യാന്‍
കഴിയില്ല. ഡിലീറ്റ് ചെയ്യണമെന്നുണ്ടെങ്കില്‍ സ്പാര്‍ക്ക് ഹെല്‍പ്പ്
ഡെസ്കുമായി ബന്ധപ്പെടേണ്ടി വരും102. ഇ സബ്മിഷന്‍ പേജില്‍ ട്രഷറി ഒബ്ജക്ട് ചെയ്ത ബില്ല് കാണുന്നില്ല. എന്തുകൊണ്ടായിരിക്കാം?
An: ഇ-സബ്മിഷന്‍ ക്യാന്‍സല്‍ ചെയ്യാന്‍ വേണ്ടി Accounts -> Bills -> Cancel Submitted Bill എന്ന എന്ന ക്രമത്തിലാണ് ഇ-സബ്മിഷന്‍ ക്യാന്‍സല്‍ ചെയ്യേണ്ടത്. ഈ പേജില്‍ ഒബ്ജക്ട് ചെയ്ത ബില്ല് കാണുന്നില്ലെങ്കില്‍ സ്റ്റാറ്റസ് പേജിലെ view status ക്ലിക്ക് ചെയ്യാത്തതു കൊണ്ടായിരിക്കാം. അതിനാല്‍ View Status (Accounts-> Bills -> View Submitted Pay Bills)ക്ലിക്ക് ചെയ്തതിനു ശേഷമ ഈപേജ് എടുക്കുക.
102. We can't Add Deductions in the Other Deduction Section (Salary Matters -> Changes in the month -> Other Deductions). This is a Govt School
An: Please take another option, Salary Matters -> Pay Revision -> Pay Revision Editing -> Add item in the Other deduction Section
103. ഇന്‍ക്രിമെന്റ് സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ പാസാക്കിയാല്‍ HM സര്‍വ്വിസ് ബുക്കില്‍ എന്തെല്ലാം ചെയ്യണം
An: സാധാരണ ചെയ്യാറുള്ള എല്ലാ കാര്യങ്ങളും സര്വ്വീസ് ബുക്കില്‍ രേഖപ്പെടുത്തണം. Aided സ്കൂള്‍ ആണെങ്കില്‍ AEO ഓഫീസില്‍ നിന്നും Increment പാസാക്കി വന്നതിനു ശേഷം മാത്രമേ ഓര്‍ഡര്‍ നമ്പറും മറ്റും സര്വ്വീസ് ബുക്കില്‍ രേഖപ്പെടുത്താന്‍ പറ്റുകയുള്ളൂ. Service Matters -> Increment Sanction -> View status of forwarded applications എന്ന ക്രമത്തില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ AEO ഓഫീസില്‍ നിന്നും Increment പാസാക്കിയോ ഇല്ലയോ എന്ന് അറിയാന്‍ പറ്റും.
104. ഒരു സ്കൂളിലെ അധ്യാപകന് ഗ്രേഡ് പ്രമോഷന്‍ നല്‍കുമ്പോള്‍ Promotion effective from date should be less than effective from. എന്ന എറര്‍ മെസ്സേജ് വരുന്നു ഗ്രേഡ് പാസാകുന്നുമില്ല ?
Ans: പ്രസ്തൂത ജീവനക്കാരന്റെ Current Basic Pay യുടെ Effective From date; ഇപ്പോള്‍ നല്‍കുന്ന ഗ്രേഡ് പ്രമോഷന്‍ Effective From date നേക്കാള്‍ മുമ്പില്‍ ആയതു കൊണ്ടാണ് ഇങ്ങനെ വരുന്നത് . Current Basic Pay യുടെ Effective From date ശരിയാക്കിയാല്‍ മതി. എയിഡഡ് സ്കൂളുകാര്‍ക്ക് AEO/DEO ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെടേണ്ടി വരും.
105. ഈ മാസത്തെ (2015 ഏപ്രില്‍) സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിക്കുമ്പോള്‍ Salary processing not allowed (refer Circular No.23/2015/Fin Dated 26/02/2015) for DDO. Please enter all the mandatory fields in personal memoranda for the following employees, 507639, 521573, 521587, 521601, ........ എന്ന മെസ്സേജ് വരുന്നു എന്തു ചെയ്യണം ?
Ans :ഈ മെസ്സേജ് ചിലര്‍ക്കെങ്കിലും വരുന്നുണ്ടായിരിക്കും. സ്പാര്‍ക്ക് ഇതുവരെ നല്‍കിയ എല്ലാ സര്‍ക്കുലറുകളോടും 'വരട്ടെ പിന്നെ കാണാം' എന്ന നിലപാട് സ്വീകരിച്ചവര്‍ക്കാണ് ഇത്തരം മെസ്സേജ് വന്നു കൊണ്ടിരിക്കുന്നത്. അതായത് ജീവനക്കാരുടെ വിവരങ്ങള്‍ പൂര്‍ണ്ണമായ തോതില്‍ നല്‍കിയിട്ടില്ലെന്നര്‍ത്ഥം. ഈ മെസ്സേജ് ആണ് വരുന്നതെങ്കില്‍ ജീവനക്കാരുടെ Personal Memoranda യും Contact Details പേജും പൂര്‍ണ്ണമായും പൂരിപ്പിക്കുക. ഈ പേജുകളിലെ എല്ലാ വിവരങ്ങളും പൂര്‍ണ്ണമായും പൂരിപ്പിച്ചാല്‍ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കുന്നതാണ്. Headmaster/Headmistress ന്റെ സാലറി ഒഴിച്ച് മറ്റുള്ളവരുടെ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കുന്നുണ്ട്. അതായത് ജീവനക്കാരുടെ Personal Details ഇതുവരെ പൂര്‍ണ്ണമായും പൂരിപ്പിക്കാത്ത Headmaster/Headmistress ന്റെ സാലറിയാണ് ഇത്തവണ തടഞ്ഞിരിക്കുന്നത്.
106. Changes in the month -> Present Salaray -> ല്‍ Deductions ല്‍ Group Insurance(324) Scheme ല്‍ പുതിയ Entry നല്‍കാന്‍ ശ്രമിക്കുമ്പോള്‍ Wrong Entry in Details എന്നാണ് കാണിക്കുന്നത്. Entry നടത്താന്‍ കഴിയുന്നില്ല.
An: Changes in the month -> Deductions -> Add Deduction to All എന്ന ഓപ്ഷന്‍ എടുത്ത് ചെയ്തു നോക്കുക.
107.ഗവ സ്കൂളില്‍ നിന്നും ഒരു ജീവനക്കാരനെ റിലീവ് ചെയ്തപ്പോള്‍ റിലീവിങ് തിയ്യതി കഴിഞ്ഞ മാസത്തേതാണ് കൊടുത്തു പോയത്. പിന്നീട് തെറ്റു മനസ്സിലാക്കിയപ്പോള്‍ പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരനെ Revert ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിച്ചു. എന്നാല്‍ Revert ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കുന്നില്ല. ഈ മാസത്തെ സാലറി പ്രോസസ്സ് ചെയ്തു കഴിഞ്ഞതിനാല്‍ Revert ചെയ്യാന്‍ കഴിയില്ല എന്ന മെസ്സേജ് ആണ് വരുന്നത്. ഇനി എന്താണ് ചെയ്യേണ്ടത് ?
AN: കഴിഞ്ഞ മാസത്തെ തിയതി വെച്ചു കൊണ്ട് റിലീവ് ചെയ്തതിനാലാണ് ഇങ്ങനെ സംഭവിച്ചത്. അതുകൊണ്ടു തന്നെ Revert ചെയ്യാനും പ്രയാസമനുഭവപ്പെടുന്നതായും കാണുന്നു. ഇങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ ചെയ്യാവുന്നത് പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരനെ പുതിയ ഓഫീസില്‍ Join ചെയ്യിക്കുക. അതിനു ശേഷം Servive History, Present Service Details ലെ Last Pay Change Date എന്നിവ മാറ്റി നല്‍കുക. പുതിയ ഓഫീസില്‍ join ചെയ്യുന്നതിനു തൊട്ടു മുമ്പുള്ള തിയതി വരെ മാത്രമേ Service history യിലെ Last Entry ഉണ്ടാകാന്‍ പാടുള്ളൂ. പുതിയ ഓഫീസില്‍ Join ചെയ്ത തിയ്യതി Last Pay Change Date ആയും നല്‍കുക. ഗവണ്‍മെന്റ് സ്കൂള്‍ ആയതിനാല്‍ Service history, present salary details എന്നിവ തിരുന്നതിന് അതാത് സ്കൂളുകള്‍ക്ക് തന്നെ സാധിക്കുമല്ലോ.
108: ഗവ സ്കൂളിലെ ഒരു ജീവനക്കാരനെ 12-06-2015 ന് റിലീവ് ചെയ്തപ്പോള്‍ Part Salary 'No' എന്നാണ് നല്‍കിയത്. ഈ ജീവനക്കാരന് ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ആയിരിക്കുന്ന പുതിയ ഓഫീസ് ആകട്ടെ HRA Rate 250 രൂപ ഉള്ള ഓഫീസിലേക്കാണ്. ആദ്യത്തെ ഓഫീസിലെ HRA Rate 450 രൂപയുമാണ്. പുതിയ ഓഫീസില്‍ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്തപ്പോള്‍ മുഴുവന്‍ HRA യും 250 എന്നാണ് വരുന്നത്. ആദ്യത്തെ ഓഫീസിലെ 11-06-2015 വരെയുള്ള HRA 450 രുപയും പുതിയ ഓഫീസില്‍ 12-06-2015 മുതലുള്ള HRA 250രൂപയുമായാണ് പ്രോസസ് ചെയ്തു വരേണ്ടത്. എന്തു ചെയ്യും. Part Salary 'yes' എന്നാണോ കൊടുക്കേണ്ടിയിരുന്നത് ?
AN: HRA പ്രോസസ് ചെയ്യുന്നത് Part Salary 'yes/no' നല്‍കുന്നത് നോക്കിയിട്ടല്ല എന്നു മനസ്സിലാക്കുക. ഇവിടെ രണ്ട് ഓഫീസിലും രണ്ട് HRA ആണ് ഉള്ളത്. അതുകൊണ്ടു തന്നെ ഈ ജീവനക്കാരന്റെ Service History, Present Salary Details ലെ Last Pay Change date എന്നിവ പരിശോധിക്കുക. പുതിയ ഓഫീസില്‍ join ചെയ്യുന്നതിനു തൊട്ടു മുമ്പുള്ള തിയതി വരെ മാത്രമേ Service history യിലെ Last Entry ഉണ്ടാകാന്‍ പാടുള്ളൂ. പുതിയ ഓഫീസില്‍ Join ചെയ്ത തിയ്യതി Last Pay Change Date ആയും നല്‍കുക. ഗവണ്‍മെന്റ് സ്കൂള്‍ ആയതിനാല്‍ Service history, pesent salary details എന്നിവ തിരുന്നതിന് അതാത് സ്കൂളുകള്‍ക്ക് തന്നെ സാധിക്കുമല്ലോ.
109. ഇതുവരെ Part Time Junior Sanskrit Teacher ആയിരുന്ന ഒരു ജീവനക്കാരന് ഇപ്പോള്‍ Full Time ആയി മാറി. എങ്ങനെയാണ് സ്പാര്‍ക്കില്‍ എന്റര്‍ ചെയ്യേണ്ടത് ?
ഈ ജീവനക്കാരനെ Promotion വഴിയാണ് Update ചെയ്യേണ്ടത്. Promotion പേജില്‍ New Designation*,New Category*,Promotion OrderNo* ,Promotion Orderdate*, Serial Number In Order*, Promotion effective from* ,Remarks, Whether part salary to be processed, Promotion rule*, Pay fixation option date*, Promotion date, Next increment date, New BasicPay എന്നിവയാണ് നല്‍കേണ്ടത്. ഇതില്‍ New Category എന്നുള്ളിടത്ത് State Subodinate എന്നു സെലക്ട് ചെയ്യണം. Serial Number In Order എന്നുള്ളിടത്ത് നമ്പര്‍ കൊടുത്തേ മതിയാകൂ. Promotion rule എന്നുള്ളിടത്ത് Rule 28A Regular/Ration Promotion എന്നു സെലക്ട് ചെയ്ത് നല്‍കുക. Next increment date ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി വന്നിട്ടുണ്ടാകും. New BasicPay സെലക്ട് ചെയ്തു നല്‍കണം
110 റിട്ടയേര്‍ഡ് ചെയ്ത ജീവനക്കാരുടെ DA Arrear എങ്ങനെ സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ പ്രോസസ് ചെയ്യാം ?
An: റിട്ടയര്‍ ചെയ്തവരുടെ DA Arrear പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ ഇപ്പോള്‍ സ്പാര്‍ക്കില്‍ സൗകര്യം ഉണ്ട്. ഇതുവരെ കൈ കൊണ്ട് എഴുതി ട്രഷറിയില്‍ സമര്‍പ്പിക്കുകയായിരുന്നു ചെയ്തു വന്നിരുന്നത്. സ്പാര്‍ക്കില്‍ ഇതിനായി പുതിയ ഒരു മെനു കൂടി ഉള്‍പ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. Salary Matters -> Processing -> Arrear -> DA-> DA Arrear Retd Employees എന്ന ക്രമത്തില്‍ പേജ് ഓപ്പണ്‍ ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് Frm , To മാസവും വര്‍ഷവും സെലക്ട് ചെയ്ത് ജീവനക്കാരനേയും സെലക്ട് ചെയ്ത് Submit ചെയ്യുക. ഇത്രയുമായാല്‍ സാധാരണ പോലെ Inner, Outer ബില്ലുകള്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.
111. സാലറി അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്തപ്പോള്‍ ചില മാസങ്ങളിലെ അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്തു വരുന്നില്ല. എന്തുകൊണ്ടായിരിക്കും.
An: പ്രോസസ് ചെയ്യപ്പെടാത്ത മാസങ്ങള്‍ സര്വ്വീസ് ഹിസ്റ്ററിയില്‍ ഉണ്ടോ എന്നു നോക്കുക. ഇല്ലെങ്കില്‍ അത് കൃത്യമായി ചേര്‍ക്കുക. എയിഡഡ് സ്കൂളുകള്‍ക്ക് ഇങ്ങനെ ചെയ്യാന്‍ AEO.DEO ഓഫീസിന്റെ സഹായം വേണ്ടിവരും.
112. സാലറി ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിക്കുമ്പോള്‍ Signed data is empty for the following employee...... എന്ന എറര്‍ മെസ്സേജ് വരുമ്പോള്‍ എന്തു ചെയ്യണം ?
An: Select Employee എന്നതിനു പകരം All employee എന്ന ഓപ്ഷന്‍ തെരെഞ്ഞെടുക്കുക
113.
115. Pay fix ചെയ്തു കഴിഞ്ഞതിനു ശേഷം സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ Signed Data is empty എന്നു കാണിക്കുന്നു എന്തു ചെയ്യണം.
AN :എയിഡഡ് സ്കൂളുകള്‍ക്കാണ് ഇങ്ങനെയുള്ള മെസ്സേജ് വന്നുകൊണ്ടിരിക്കുന്നത്. ഇത് പരിഹരിക്കാന്‍ DDO ലോഗിനില്‍ ആണ് സാധിക്കുന്നത്. അതായത് LP UP സ്കൂളുകളാണെങ്കില്‍ AEO ഓഫീസ് വഴിയും HS വിഭാഗങ്ങള്‍ DEO ഓഫീസ് വഴിയും ഈ പ്രശ്നം പരിഹരിക്കാം. AEO DEO ഓഫീസുകള്‍ക്ക് നല്‍കിയിട്ടുള്ള ലോഗിന്‍ വഴി ഓഥന്റിക്കേഷന്‍ ക്ലിയര്‍ ചെയ്യുകയാണ് വേണ്ടത്.
116. റിട്ടയേര്‍ ആയ ജീവനക്കാരുടെ അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ എന്താണു വഴി
AN: Pay Fixation അരിയര്‍ അടുത്തവര്‍ഷം മുതല്‍ 4 ഗഡുക്കളായാണല്ലോ ലഭിക്കുന്നത്. റിട്ടയേര്‍ ആയ ജീവനക്കാര്‍ക്കും പ്രസ്തുത സമയത്ത് മാത്രമേ Pay Fixation അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയൂ. Pay Fixation അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാനുള്ള മെനു ഇതുവരെ സ്പാര്‍ക്കില്‍ എനേബിള്‍ ചെയ്തിട്ടില്ല എന്നറിയാമല്ലോ. റിട്ടയേര്‍ഡ് ജീവനക്കാര്‍ക്കും സ്പാര്‍ക്കിലുടെ തന്നെ Pay Fixation അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുമെന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കാം. ഇല്ലെങ്കില്‍ മാനുവലായി എഴുതുകയേ മാര്‍ഗ്ഗമുള്ളൂ.
117. ഒരു LP സ്കൂള്‍ അധ്യാപകന് UP സ്കൂള്‍ അധ്യാപകനായി PSC വഴി നിയമനം നടത്തുമ്പോള്‍ എങ്ങനെയാണ് സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ചെയ്യേണ്ടത്.
AN: അതായത് ഈ ജീവനക്കാരന് ഹയര്‍ പോസ്റ്റിലേക്കാണ് പോകുന്നത്. ഇങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ സ്പാര്‍ക്കില്‍ പുതിയതായി ഏര്‍പ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ള Appointment to higher post (Service Matters -> Appointment to higher post -> Relieve from current post) എന്ന മെനു വഴിയാണ് ചെയ്യേണ്ടത്.
118. എയിഡഡ് സ്കൂളില്‍ നിന്നും ഗവണ്‍മെന്റ് സ്കൂളിലേക്ക് ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ആയി വന്ന ജീവനക്കാരന്റെ ഡി എ അരിയര്‍ എങ്ങനെയാണ് പ്രോസസ് ചെയ്യേണ്ടത് ?
AN: പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരന്റെ സ്പാര്‍ക്കിലെ Service History യും Present Service Details എന്നിവ കൃത്യമാണെങ്കില്‍ സാധാരണപോലെ DA അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യാം.
119. ഏപ്രില്‍ മാസം ആരംഭിച്ചപ്പോള്‍ മാര്‍ച്ച് മാസത്തെ ബില്ലുകള്‍ ഇ സബ്മിറ്റ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുന്നില്ല. Head of Account കാണാന്‍ കഴിയുന്നില്ല
An: ഓരോ പുതിയ സാമ്പത്തിക വര്‍ഷവും Head of Account വീണ്ടും സെറ്റ് ചെയ്തു കൊടുക്കേണ്ടതുണ്ട്. Accounts-> Ininitialisation - Head of Account എന്ന ക്രമത്തില്‍ മാറ്റുക
120. Pay Revision Arrear 3rd Instalment കാണുന്നില്ല. എന്തായിരിക്കും കാരണം ?
An: Pay Revision Arrear 3rd Installment ശരിയാകണമെങ്കില്‍ 2nd Instalment Encashment Details നല്‍കിയിരിക്കണം
121. ഒരു എയിഡഡ് സ്കൂള്‍ ജീവക്കാരന്റെ Multiple month salary കൊടുക്കുമ്പോള്‍ Pay processing is not allowed !!! There is no valid AG Pay Slip entry found for this processing period.Please update and retry.എന്ന മെസ്സേജ് വരുന്നു. എന്തു ചെയ്യണം
An: പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരന്റെ Personal Memmoranda, Contact Details, Last Pay Change Date , Next Increment Date, Est Bill Type, Service History എന്നിവ ശരിയാണോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക.
122. ഒരു ജീവനക്കാരനെ സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ റിട്ടയര്‍ ചെയ്യിക്കുന്നതിനു മുമ്പായി ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട പ്രധാന കാര്യം എന്താണ്
An: സ്പാര്‍ക്കില്‍ ജീവനക്കാരനെ റിട്ടയര്‍ ചെയ്യിക്കുന്നതിനു മുമ്പായി ലീവ് അക്കൗണ്ട് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്(Terminal Surrender വാങ്ങേണ്ടതുണ്ടെങ്കില്‍). മൂന്നാം ഗഡു പേ റിവിഷന്‍ അരിയര്‍ റിട്ടയര്‍ ചെയ്യുന്ന ജീവനക്കാരന് ലഭിക്കേണ്ടതുണ്ടെങ്കില്‍ പി എഫ് ടൈപ്പ് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്
123. Head of Account സ്പാര്‍ക്കില്‍ ലഭ്യമല്ലെങ്കില്‍ എന്തു ചെയ്യണം
An: ജില്ലാ ട്രഷറിയൂമായി ബന്ധപ്പെടുക.സ്പാര്‍ക്കില്‍ Head of Account എഡിറ്റ് ചെയ്യാനുള്ള ഓപ്ഷന്‍ ഇപ്പോള്‍ ലഭ്യമല്ല.ബഡ്ജറ്റ് പ്രകാരമുള്ള ഹെഡുകളും അലോട്ട്മെന്റുകളും തനിയെ അപ്ഡേറ്റ് ആകും. സാലറി ഹെ‍ഡുകളുടെ detailed, object ഹെഡുകള്‍ 01-01- Pay എന്ന ക്രമത്തിലാണ് Accounts ല്‍ അപ്ഡേറ്റായിട്ടുണ്ടാവുക. Est Bill Type ലെ Head of Account ഇപ്പറഞ്ഞ രീതിയില്‍ എഡിറ്റ് ചെയ്ത് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുക. എങ്കില്‍ മാത്രമേ Bill Make ചെയ്യുമ്പോള്‍ ശരിയായി വരികയുള്ളൂ
124. സ്കൂളിലെ Part Time Staff ന് ഒരു അഡീഷനല്‍ ഇന്‍ക്രിമെന്റ് ഉണ്ട്. അത് എങ്ങനെയാണ് ഇന്‍ക്രിമെന്റ് പേജില്‍ നല്‍കുക.
An: പലപ്പോഴും അഡീഷനല്‍ ഇന്‍ക്രിമെന്റ് മാസത്തിന്റെ ഇടയ്ക്കുള്ള ദിവസങ്ങളില്‍ ആയിരിക്കും അങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ Wef തിയതി ഇന്‍ക്രിമെന്റ് പേജില്‍ നല്‍കാന്‍ കഴിയില്ല. കാരണം ഇന്‍ക്രിമെന്റ് പ്രോസസിങ് പേജില്‍ മാസം മാത്രമേ കാണുകയുള്ളൂ. പ്രമോഷന്‍ പേജു വഴി പുതിയ ബേസിക് പേ നല്‍കുന്നതാണ്. നല്ലത്. അല്ലെങ്കില്‍ ജില്ലാ ട്രഷറിയുമായി ബന്ധപ്പെടുക
125. LTC (ലീവ് ട്രാവല്‍ കണ്‍സഷന്‍ ) Claim Entry നല്‍കിയതിനു ശേഷം Claim Approval പേജില്‍ Balance Amount മൈനസ് കാണിക്കുന്നതിനു കാരണം എന്തായിരിക്കും
An: Head of Account പേജില്‍ Treasury Update ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് LTC ക്ലെയിം Update ചെയ്യുക
126. എയിഡഡ് സ്കൂള്‍ ഹെഡ്ർമാസ്റ്റര്‍ മാര്‍ക്ക് ക്ലെയിം എന്‍ട്രി അപ്രൂവ് ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കുമോ ? അപ്രൂവല്‍ പേജില്‍ ക്ലെയിം എന്‍ട്രി കാണാത്തത് എന്തു കൊണ്ടായിരിക്കും ?
An: തീര്‍ച്ചയായും അപ്രൂവ് ചെയ്യാം. അപ്രൂവല്‍ പേജില്‍ ക്ലെയിം എന്‍ട്രി കാണാത്തതിനു കാരണം ശരിയായ രീതിയില്‍ എന്‍ട്രി നല്‍കാത്തതു കൊണ്ടായിരിക്കും. ക്ലെയിം എന്‍ട്രി പേജില്‍ രണ്ട് ഭാഗങ്ങളുണ്ട്. ആദ്യഭാഗത്ത് ബില്ല് സംബന്ധിച്ച കാര്യങ്ങളും താഴത്തെ ഭാഗത്ത് ജീവനക്കാരനെ സെലക്ട് ചെയ്യാനുമുള്ളതാണ്. എയിഡഡ് സ്കൂള്‍ ആണെങ്കില്‍ Get Data From Gain PF എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്തുമ്പോള്‍ ഡാറ്റ അതാത് കോളങ്ങളില്‍ വരുന്നതു കാണാം. ഇതിനു ശേഷമാണ് Submit ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യേണ്ടത്. തൂടര്‍ന്ന് അപ്രൂവ് ചെയ്യാം. അതിനു ശേഷം ബില്‍ Make ചെയ്ത് ഇ സബ്മിറ്റ് ചെയ്യാം
127. എയിഡഡ് സ്കൂളില്‍ പുതിയ അപ്പോയിന്റ് മെന്റ് നടത്തി സാലറി ലഭിക്കാന്‍ എന്തൊക്കെ ചേര്‍ക്കണം
An: പുതിയ ജീവനക്കാരനെ ചേര്‍ത്ത് പെന്‍ നമ്പര്‍ കിട്ടിക്കഴിഞ്ഞാല്‍ പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരന്റെ Present Salary Details ചേര്‍ക്കണം. ഇത് ചേര്‍ക്കേണ്ടത് Service Matters - Present Salary വഴിയാണ്. ഈ പേജില്‍ Basic Pay, Bill Typr, Aqt Type, Last Pay Change date, Next Increment Date എന്നിവ നല്‍കി Save ചെയ്യണം. Increment Date ന് ശേഷമുള്ള date ആണ് Next Increment Date ല്‍ നല്‍കുന്നത് എങ്കില്‍ എറര്‍ മെസ്സേജ് കാണിക്കും. അങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ ഇന്‍ക്രിമെന്റിന് ശേഷമുള്ള സാലറിയാണ് Basic Pay ല്‍ നല്‍കേണ്ടത്. Next Increment Date അടുത്ത വര്‍ഷത്തെ Increment date നല്‍കാം. അതോടൊപ്പം സര്വ്വീസ് ഹിസ്റ്ററിയില്‍ ആദ്യവര്‍ഷത്തെ എന്‍ട്രി ചേര്‍ക്കുകയും വേണം. ബാങ്ക് Details ഈ പേജില്‍ നല്‍കാന്‍ സാധ്യമല്ല. Bank Details നല്‍കേണ്ടത് Salary Matters - Changes in the month - Present Salary എന്ന പേജിലാണ്.
128. Monthly Salary പ്രോസസ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ AGs Updation .......എന്ന മെസ്സേജ് വരുന്നത് എന്തുകൊണ്ടായിരിക്കും ?
An: ഈ ജീവനക്കാരന് Gazetted Officer അല്ലെങ്കില്‍ ബില്‍ ടൈപ്പ് തെറ്റിക്കിടക്കുന്നതു കൊണ്ടായിരിക്കും ഇത്തരം മെസ്സേജ് വരുന്നത്. ബില്‍ ടൈപ്പ് ശ്രദ്ധിക്കുക. Salary Matters -> Est Bill Type -> Type of Bill എന്ന ക്രമത്തില്‍ ഓപ്പണ്‍ ചെയ്യുക. Type of Bill - G എന്നതിനു പകരം E എന്നാക്കി മാറ്റി Update ചെയ്യുക
129. ഗവ സ്കുളിലെ Part Time M സ്റ്റാഫിന് Allowance For Physically Handicapped എന്ന അലവന്‍സ് അരിയര്‍ ആയി കിട്ടാനുണ്ട് . എങ്ങനെ പ്രോസസ് ചെയ്യും.
An: അലവന്‍സ് ഹിസ്റ്ററിയില്‍ എന്‍ട്രി ചേര്‍ത്തു കൊടുത്ത് സാലറി അരിയര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യുക. സര്‍വീസ് ഹിസ്റ്ററി കൃത്യമായിരിക്കണം.
I have to Process one day salary in spark. The teacher was working up to 01/06/2014.She was relieved from duty on 02/06/2014.
ReplyDeleteട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ഓര്‍ഡര്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യുക.
Deleteറീലീവ് ചെയ്യുക.
റിലീവ് ചെയ്യുന്നത് 01/06/2014 AN ആയിരിക്കും.
പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരന്റെ Deductions താല്കാലികമായി ഫ്രീസ് ചെയ്തില്ലെങ്കില്‍ ഒരു ദിവസത്തെ സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ എറര്‍ വരുന്നതാണ്. 31/05/2014 ന് to date കൊടുത്തു കൊണ്ട് Deductions താല്കാലികമായി ഫ്രീസ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്.
റിലീവ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ Part Salary 'yes' നല്‍കേണ്ടതാണ്
ReplyDeleteWhat are the steps done in spark when anew employee(new pscappointment)
joined in service