Lock and Unlock Employees Data in SPARK

How to Lock and Unlock Employees Data in SPARK (Updated on 01-01-2015)

എയിഡഡ് സ്കൂളിലെ ജീവനക്കാരുടെ ഡാറ്റകള്‍ ലോക്കു ചെയ്യാനോ അണ്‍ലോക്ക് ചെയ്യാനോ ഉള്ള അധികാരം അതാത് AEO/DEO മാര്‍ക്ക് ആണെന്ന കാര്യം അറിയാമല്ലോ. അതിനാല്‍ ഗവ:ഓഫിസിലെ/സ്കൂളിലെ ജീവനക്കാരുടെ ഡാറ്റ ലോക്ക്/അണ്‍ലോക്ക് ചെയ്യുന്ന രീതിയാണ് ഇവിടെ സൂചിപ്പിക്കുന്നത്.
ഓഫീസിലെ എല്ലാ ജീവനക്കാരുടേയും സ്പാര്‍ക്കിലെ ഡാറ്റകള്‍ അതാത് DDO മാര്‍ക്കാണ് ലോക്ക് ചെയ്യാനുള്ള അധികാരമുള്ളത്. ലോക്കു ചെയ്യുന്നതിനു മുമ്പ് ജീവനക്കാരുടെ മുഷുവന്‍ വിവരങ്ങളും സ്പാര്‍ക്കില്‍ ചേര്‍ത്തിരിക്കണം. താഴെ കാണുന്ന വിവരങ്ങളാണ് സ്പാര്‍ക്കില്‍ നല്‍കേണ്ടത്.

1.Personal Memmoranda
2.Present Service Details
3.Contact Details
4.Probation
5.Training
6.Awards
7.PerfReport (Annual Perfomance report)
8.Quarters
9.Service History
10.Requirtment
11.Family Details
12.Quali Services
13.DicipAction
14.Leave Availed
15.Deputaion
16.Present Salary
17.Qualification
18.DepTests
19.Regularisation
20.Nominies
21.Leave Surrender
22.Benefit Details

ഇവ വളരെ കൃത്യമായി ചേര്‍ത്തതിനു ശേഷം Print എടുത്ത് ശരിയാണെന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തേണ്ടതാണ്. ഓരോ Employee യുടേയും റിപ്പോര്‍ട്ട് പ്രിന്റ് എടുക്കുന്നതിനു വേണ്ടി Service Matters - Generate Data Sheet - Individual Data Sheet എന്ന മെനു ഉപയോഗിക്കാം. കൃത്യമാണെന്ന് കണ്ടു കഴിഞ്ഞാല്‍ ഡാറ്റ ലോക്ക് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. ലോക്കു ചെയ്യുന്നതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട്  ബന്ധപ്പെട്ട് ധാരാളം സംശയങ്ങള്‍ ഉണ്ടാകാനിടയുണ്ട്. അവയില്‍ ചിലവ നമുക്ക് ചര്‍ച്ച ചെയ്യാം. എങ്ങനെ ജീവനക്കാരുടെ ഡാറ്റ ലോക്ക് ചെയ്യാം ? ലോക്ക് ചെയ്ത ഡാറ്റ എങ്ങനെ അണ്‍ലോക്ക് ചെയ്യാം? ഒരിക്കല്‍ ലോക്ക് ചെയ്താല്‍ പിന്നീട് എഡിറ്റ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുമോ ? അണ്‍ലോക്ക് ചെയ്യാനുള്ള ഓതറൈസേഷന്‍ എങ്ങനെ കിട്ടും ? ....... തുടങ്ങിയവ.....

താഴെ കൊടുത്ത സ്റ്റെപ്പുകള്‍ പരിചയപ്പെടുന്നത് ഈ സംശയങ്ങള്‍ ദൂരീകരിക്കുന്നതിന് സഹായിക്കും.
(2013 ആഗസ്റ്റ് മാസത്തോടു കൂടി കണ്‍ട്രോളിങ് ഓഫീസറെ ക്രിയേറ്റ് ചെയ്യാനുള്ള മെനു സ്പാര്‍ക്കില്‍ നിന്നും എടുത്തു കളഞ്ഞു. അതിനാല്‍ ഇനിയും കണ്‍ട്രോളിങ് ഓഫീസറെ ക്രിയേറ്റ് ചെയ്യാത്തവര്‍ സ്പാര്‍ക്ക്ഹെല്‍പ്പ് ഡെസ്കുമായി ബന്ധപ്പെടണം. Setting Controlling Officer in SPARK Form 5 - Download PH: 04712579700. അതിനാല്‍ Step 2 മുതല്‍ പരിചയപ്പെടുക.)

Step 1

ജീവനക്കാരുടെ റെക്കോര്‍ഡുകള്‍ ലോക്ക് ചെയ്യാന്‍ തുടങ്ങുന്നതിനു മുമ്പായി ;ലോക്കു ചെയ്ത റെക്കോര്‍ഡുകള്‍ അണ്‍ലോക്കു ചെയ്യാനുള്ള ഓതറൈസേഷന്‍ സമ്പാദിക്കുന്നത് നന്നായിരിക്കും. ഇതെങ്ങനെ ചെയ്യാമെന്നു നോക്കാം. Service Matters ലെ Controlling Officers എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുകയാണ് ഇതിനു വേണ്ടത്. ഇങ്ങനെ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോള്‍ താഴെ കാണുന്നതു പോലുള്ള പേജില്‍ എത്തിച്ചേരുന്നു. 

ഇവിടെ Enter Details of New Head of Office എന്നതിനു താഴെയുള്ള PEN ല്‍ നിന്നും DDO യുടെ PEN സെലക്ട് ചെയ്യണം. അപ്പോള്‍ Designation താഴെ വരുന്നതു കാണാം. With effect from date നല്‍കണം. തുടര്‍ന്ന് Confirm ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യാം. അപ്പോള്‍ Inserted Successfully എന്ന Message താഴെ കാണാം.

Step 2

ഇനി ജീവനക്കാരുടെ ഡാറ്റ ലോക്കു ചെയ്യുന്നത് എങ്ങനെയെന്നു നോക്കാം. Main മെനുവിലെ Administration മെനുവിലുള്ള Lock Employee Record എന്ന മെനുവാണ് ഇതിനുപയോഗിക്കേണ്ടത്. ഈ മെനു ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പെള്‍ താഴെ കാണുന്നതു പോലുള്ള പേജില്‍ എത്തിച്ചേരുന്നു. 

ഇവിടെ ഓഫീസ് സെലക്ട് ചെയ്ത ശേഷം ലോക്കു ചെയ്യേണ്ട Employee യെ സെലക്ട് ചെയ്യണം. Employee യെ സെലക്ട് ചെയ്യുമ്പോള്‍ താഴെ കാണുന്നതു പോലുള്ള പേജില്‍ എത്തിച്ചേരുന്നു. 

ഇവിടെ സെലക്ട് ചെയത് വെച്ചിരിക്കുന്ന Employee യുടെ ഏതെല്ലാം തരം ഡാറ്റയാണ് ലോക്കു ചെയ്യേണ്ടത് എന്ന് ടിക്ക് മാര്‍ക്ക് ചെയ്യണം. തുടര്‍ന്ന് Lock Data ക്ലിക്ക് ചെയ്യണം. അപ്പോള്‍ Successfully locked the selected items എന്ന Message വരുന്നതാണ്.

Step 3

ലോക്കു ചെയ്ത ഡാറ്റ അണ്‍ലോക്കു ചെയ്യാന്‍ എന്താണ് വേണ്ടതെന്നു നോക്കാം. Main മെനുവിലെ Administration മെനുവിലുള്ള UnLock Employee Record എന്ന മെനുവാണ്  ഇതിനുപയോഗിക്കേണ്ടത്. UnLock Employee Record എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ താഴെ കാണുന്നതു പോലുള്ള പേജില്‍ എത്തിച്ചേരുന്നു.

ഇവിടെ ഓഫീസിന്റെ പേര് സെലക്ട് ചെയ്യുമ്പോള്‍ ലോക്ക് ചെയ്തു കഴിഞ്ഞ ജീവനക്കാരുടെ പേരുകള്‍ താഴെ Employee എന്ന ലിസ്റ്റില്‍ കാണാം. അതില്‍ നിന്നും Unlock ചെയ്യേണ്ട ജീവനക്കാരന്റെ പേര് സെലക്ട് ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് കാണുന്ന ലിസ്റ്റില്‍ നിന്നും Unlock ചെയ്യേണ്ടവ തെരെഞ്ഞെടുത്ത് Unlock ക്ലിക്ക് ചെയ്യണം. അപ്പോള്‍ താഴെ കാണുന്നതു പോലുള്ള Sucessfully Message കാണാവുന്നതാണ്.